Технологии автоматизации офиса

       Интегрированные пакеты программных  продуктов

       Электронный офис предусматривает наличие интегрированных  пакетов прикладных программ, включающих специализированные программы и  информационные технологии, которые  обеспечивают комплексную реализацию задач любой предметной области. В состав программного обеспечения офиса могут также входить:

• программа анализа и составления расписаний;
• программа презентации;
• графический редактор;
• программа обслуживания факс-модема;
• сетевое программное обеспечение;
• программы перевода.

       Офисные программные продукты используются как самостоятельно, так и в  составе интегрированных пакетов (ИП). В интегрированный пакет для электронного офиса входят программные продукты, взаимодействующие между собой. Основу пакета составляют:

• текстовый редактор;
• электронная таблица;
• система управления базой данных;
• средства телекоммуникаций;
• графические возможности, т. е. все то, что необходимо для самых распространенных видов работ в любом из офисов.

       Кроме них в интегрированный пакет могут входить и другие офисные продукты.

       Главной отличительной чертой программ, составляющих интегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же (или похожие) приемы работы с различными приложениями пакета. Взаимодействие программ осуществляется на уровне документов. Это означает, что документ, созданный в одном приложении, можно вставить в другое приложение и при необходимости изменить его. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложений, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно ниже, чем суммарная цена, если приобретать их по отдельности.

       В настоящее время на рынке офисных  продуктов доминируют три комплекта:

• Borland Office for Windows фирмы Novell ( в настоящее время Corel Office);
• Smart Suite фирмы Lotus Development (в настоящее время подразделение IBM );
• Microsoft Office фирмы Microsoft.

       Назначение  офисных программных пакетов - обеспечить сотрудников офиса и предприятия широким набором средств для повседневной совместной работы, автоматизировать выполнение рутинных операций, помочь в комплексном решении задач предприятия в целом.

       Самым популярным набором офисных приложений является интегрированный пакет  Microsoft Office. До последнего времени ведущими разработчиками данного вида программного обеспечения были три известные компании — Microsoft, Novell и Lotus Development. Созданные ими программные пакеты предлагают много схожих средств и возможностей и ориентированы практически на один и тот же сектор рынка (для «простого» пользователя).

       Microsoft Office

       Корпорация  Microsoft выпустила программный продукт, который обеспечивает пользователя полным набором средств для повседневной работы, а сотрудников офиса - средствами для автоматизации их деятельности и совместной продуктивной работы. Речь идет о новой версии программного продукта - Microsoft Office для Windows 2000 (ранее Win 95 и Win 98).

       Microsoft Office - это семейство программных продуктов. Иными словами, все приложения семейства Office создают единую среду, взаимодействуя друг с другом. При этом пользователь может не задумываться над тем, в каком приложении создать тот или иной документ. Он просто указывает тип объекта, с которым собирается работать (текст, таблицы, графика), и то, как эти объекты должны быть встроены один в другой или взаимодействовать друг с другом.

       Наибольшее  распространение (90% рынка) получил  пакет программ Microsoft Office Professional . Этому способствовала и полнота комплекта, обеспечивающего решение всех основных задач автоматизации делопроизводства на одном автоматизированном рабочем месте, и абсолютно строго проведенная унификация интерфейса продукта, позволяющая пользователю не тратить время на освоение непривычных терминов и команд, и преобладание IBM -совместимых компьютеров по сравнению с другими компьютерами, и альянс Intel - Microsoft , и широкое распространение MS Windows (95 или NT и выше). Windows поставляется вместе с несколькими прикладными программами, среди которых текстовый редактор Word - Pad , графический редактор Paint и программа связи Hyper Terminal, стандартные программы (часы, калькулятор, номеронабиратель и др.), которые помогут организовать и упростить работу.

       Для фирм, обрабатывающих большие объемы информации, оптимальным может служить программный пакет Microsoft Office 2000. Он представляет собой средство, дающее возможность пользователю оперировать не файлами и приложениями, в которых они создаются, а просто документами, что позволяет облегчить поиск нужных документов и объединить данные и объекты, созданные в разных программах пакета, в единый документ, для чего используются Internet и интерсети с серверами Web.

       В Microsoft Office входит программа, объединяющая все эти инструменты - это Microsoft Office Manager. Занимая минимум места на экране дисплея, она позволяет осуществить быстрый запуск основных офисных приложений и переключаться между ними в процессе работы. Специально для поддержки работы российских пользователей разработана комплексная система MS Office Mania , в которой предусмотрен диспетчер документов, позволяющий:

       распределять  документы по различным папкам в  соответствии с их назначением. Один и тот же документ может находиться в нескольких папках одновременно. При этом пользователь имеет дело не с малоинформативными именами файлов и каталогов, а с именами документов и папок произвольной длины;

• просматривать документы выборочно по именам, задавая определенные критерии поиска;
• редактировать документы, вызывая соответствующую программу.

       Несмотря  на большое число усовершенствований, которые фактически превратили Microsoft Office 2000 в полностью законченный универсальный инструмент для офиса любой категории, его базовый интерфейс был сохранен. Это дает возможность пользователям предыдущей версии Office легко перейти на новую. Необходимо также отметить, что понятный документно-ориентированный интерфейс, а также развитая система помощи резко сократят расходы на поддержку компьютерных систем для организаций, в которых стоимость поддержки и эксплуатации компьютеров соизмерима со стоимостью самих компьютеров.

       Программа «1С: Электронный  документооборот» предназначается для автоматизации процесса организации потоков документов, их обработки и хранения. Программа позволяет:

1. разрабатывать шаблоны документов и устанавливать правила их заполнения пользователями;
2. формализовать жизненный цикл документов;
3. устанавливать маршрутные схемы прохождения документов;
4. контролировать работу исполнителей и выполнение ими временных графиков;
5. обеспечивать конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте;
6. автоматизировать большую часть рутинных операций при составлении документов;
7. отправлять и принимать документы;
8. вести хранилище документов и обрабатывать их.

       Документы хранятся в машине в папках. Система  поиска позволяет формировать простые  и сложные запросы и сохранять  результаты поиска на период работы. Большинство  операций выполняется автоматически (автоприемка, автоконтроль и т. д.). Система поддерживает несколько списков документов («на контроле», «пришедшие», «несохраненные» и др.). Можно установить пароль на вход в систему и выбрать способ шифрования личных документов. Контроль за документами, находящимися в работе, осуществляется автоматически. Документы можно распечатывать.

       Программой  «1C: Электронная почта» можно принимать  и отправлять обычные сообщения. Этой же программой осуществляется перенос  папки с документами в базу данных. Справочник организации позволяет вести иерархическую структуру отделов, поддерживать информационную связь начальника с подчиненными, вести списки рассылки документов и др. Внешний отладчик позволяет моделировать прохождение документа по маршруту. Редактор маршрута выстраивает маршрут прохождения документов, определяет точки маршрута, u которых нужно рассылать копии документов другим пользователям. Каждому участнику маршрутной схемы можно установить право на просмотр или редактирование поля. Устанавливаются ограничения на время обработки документа для каждого участника маршрутной схемы.  
 
 
 
 
 

       Список  использованной литературы

       1. Черкасова Ю.М. «Информационные  технологии управления» 2001 г.

       2. Интернет сайт: <http://www.referatec.com/>