Технология и автоматизация делопроизводства

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УО «БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ»

 

 

 

 

Кафедра Технологий важнейших отраслей промышленности

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ИНДИВИДУАЛЬНАЯ  РАБОТА

ВАРИАНТ № 21

 

По дисциплине: Технология и автоматизация делопроизводства

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Студент ВШУБ,

4-й курс, ВВУ-3                                                                              А.В. Савошко

 

 

Руководитель                                                                                    В.В. Паневчик

 

 

 

МИНСК 2013

ЗАДАНИЕ 1

Правила пересылки  корреспонденции

Этапы обработки входящей корреспонденции

Обработка поступающей  корреспонденции включает в себя:

- проверку правильности  доставки документов;

- проверку целостности  вложений, комплектности;

- регистрацию поступления документов;

- сортировку документов  для последующего распределения.

Проверка правильности доставки проводится до вскрытия конверта или упаковки: необходимо убедиться, что корреспонденция доставлена по правильному адресу.

Корреспонденцию, доставленную не по адресу, возвращают в отделение связи.

Если корреспонденция  поступила в поврежденном виде, то об этом составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр направляется отправителю, другой остается в организации.

Отметим, что не все  конверты после вскрытия уничтожаются - их сохраняют в следующих случаях:

- если дата почтового  штемпеля необходима как свидетельство  даты отправки или получения  документа;

- если на документе отсутствует  реквизит «дата документа»;

- если дата документа существенно  отличается от даты его получения;

- если в полученном документе  нет обратного адреса отправителя.

В указанных случаях конверт  присоединяется к документу и  после использования документа  подшивается вместе с ним в  дело.

Следует сохранять адресные ярлыки конвертов и пакетов, присланных наложенным платежом, для представления с отчетом в бухгалтерию в качестве оправдательного документа.

В случае отсутствия в конвертах  приложений, листов и др. отправителю  посылается запрос или сообщение  по телефону, а на документе ставится отметка «Приложения затребованы» с указанием даты запроса.

Телеграммы и телефонограммы при  поступлении обрабатываются в первую очередь.

На следующем этапе необходимо зарегистрировать документы.

 

В соответствии с Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь (далее - Инструкция), утвержденной приказом Председателя Белкомархива от 23.05.1995 № 13, регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

На всех без исключения документах ставится регистрационный  штамп с датой поступления  в правом нижнем углу первого листа  документа. Если корреспонденция не вскрывается, штамп следует ставить  на конвертах (пакетах).

На стадии первоначальной обработки входящих документов необходимо выделять документы, не подлежащие регистрации, согласно перечню нерегистрируемых документов (приложение 9 к Инструкции).

Нерегистрируемые документы  направляются по назначению в структурные подразделения. Предварительно на них проставляется регистрационный штамп без заполнения.

Регистрация поступающих  в организацию документов осуществляется, как правило, централизованно, в  канцелярии.

Децентрализованная регистрация документов допускается только при территориальной разобщенности структурных подразделений организации.

Место регистрации документа  закрепляется в инструкции по делопроизводству организации.

Первоначальная обработка  документов заканчивается сортировкой.

Документы распределяются на два массива: регистрируемые и нерегистрируемые. К нерегистрируемым документам относятся документы, не требующие исполнения или использования в справочных целях. Нерегистрируемые документы направляют непосредственно в структурные подразделения.

Входящий документ регистрируется в регистрационно-контрольной карточке (РКК) или журнале регистрации  входящих документов. Форма РКК закреплена Инструкцией.

Зарегистрированные документы  передаются на рассмотрение руководства  и (или) непосредственно в структурные подразделения (исполнителям).

Этапы обработки исходящей  корреспонденции

Обработка отправляемых документов включает в себя:

- проверку комплектности  документов;

- сортировку;

- нанесение адреса  на конверт;

- фальцовку (складывание  бумажного листа в один, два и более фальц-сгиба) и упаковку документа;

- отправку документа.

Оформление документов для отправки по почте осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Совета Министров РБ от 07.09.2004 № 1111 (далее - Правила).

Согласно главам 12 и 13 Правил упаковка почтовых отправлений выбирается отправителем и должна соответствовать характеру вложения, условиям и продолжительности пересылки, исключать возможность причинения вреда жизни и здоровью работников операторов почтовой связи, повреждения (порчи) вложения при обработке и пересылке, доступа к вложению без нарушения упаковки, повреждения (порчи) других почтовых отправлений.

Упаковка международных  почтовых отправлений не должна затруднять быструю и легкую проверку таможенными  органами пересылаемого вложения. На почтовых отправлениях, сопроводительных бланках к посылкам, а также на бланках денежных переводов адреса отправителя и получателя пишутся отправителем. В адресе не должно быть сокращенных названий и не относящихся к адресу знаков. Адрес получателя располагается на лицевой стороне почтового отправления в нижней правой его части. Адрес отправителя располагается на лицевой стороне почтового отправления в верхней левой его части.

Адрес должен быть точным и полным и содержать следующие  данные: фамилию, имя, отчество или наименование юридического лица, название улицы, номер дома, корпуса, квартиры, название населенного пункта, почтовый код, название отделения почтовой связи, название района, название области. При адресовании почтовых отправлений в города почтовый код указывается перед названием города.

На международных почтовых отправлениях адрес получателя должен быть написан на языке страны назначения либо на одном из международных языков - французском или английском. Адрес получателя должен быть точным и полным и содержать данные, необходимые для доставки или вручения почтового отправления в стране назначения. Название населенного пункта и страны назначения пишется заглавными буквами. Название страны назначения должно обязательно дублироваться на белорусском или русском языке, например FRANCE (ФРАНЦИЯ). Адрес отправителя может быть написан на белорусском или русском языке. В этом случае необходимо дублировать название страны отправителя заглавными латинскими буквами, например БЕЛАРУСЬ (BELARUS).

В адресе внутренних и  международных почтовых отправлений, посылаемых до востребования, должны быть указаны фамилия, имя и отчество полностью (за исключением случаев, когда в связи с национальными особенностями отчество не применяется), код и название населенного пункта, в котором расположено отделение почтовой связи, название страны назначения (для международных почтовых отправлений).

На почтовых отправлениях с объявленной ценностью, посылках без объявленной ценности, отправлениях международной ускоренной почты  и денежных переводах, а также  на внутренних почтовых отправлениях, адресованных в населенные пункты, которые не имеют названия улиц и нумерации домов, фамилия, имя и отчество получателя указываются полностью. Почтовый код на письмах и почтовых карточках с кодовой сеткой пишется стилизованными цифрами чернилами черного или синего цвета.

Плата за услуги почтовой связи взимается при приеме почтовых отправлений по тарифам, действующим  на дату приема.

В соответствии с главой 6 Правил услуги почтовой связи оплачиваются почтовыми марками Республики Беларусь, иными знаками почтовой оплаты, наличными деньгами или путем безналичных расчетов, а также международными ответными купонами.

Почтовыми марками Республики Беларусь оплачивается пересылка национальным оператором почтовой связи простых и заказных отправлений письменной корреспонденции.

Почтовые марки наклеиваются в правом верхнем углу почтового  отправления. Не допускается наклеивание  почтовых марок одна на другую, наклеивание  поверх почтовых марок клеящей ленты, а также нанесение на почтовые марки иных веществ, способствующих повторному их использованию. Почтовые марки, изъятые из обращения, загрязненные, поврежденные, заклеенные клеящей лентой, покрытые иным веществом, погашенные каким-либо способом, иностранные почтовые марки для оплаты услуг почтовой связи не принимаются.

Неоплаченные или не полностью оплаченные отправления  письменной корреспонденции после  выемки из почтовых ящиков при наличии  адреса отправителя возвращаются ему  без гашения марок с указанием  причины возврата. При отсутствии адреса отправителя такие почтовые отправления передаются в нерозданные почтовые отправления.

 

 

 

 

 

 

Образцы написания  адресов на почтовых отправлениях

Образец 1. От юридического лица юридическому лицу
Адрес отправителя
ООО «Лада»
ул.Садовая, 15
220000, г.Минск
	Адрес получателя
	Генеральному директору
	Республиканского унитарного
	предприятия электросвязи «Белтелеком»
	ул.Энгельса, 6
	220030, г.Минск

Образец 2. От физического  лица физическому лицу
Адрес отправителя
Иванова Татьяна Ивановна
ул.Лесная, 25
220000, г.Минск
	Адрес получателя
	Ивановой Елизавете  Ивановне
	д.Лясковичи, д.2
	247946 Петриковский р-н Гомельская, обл.

Образец 3. Международное (в пределах СНГ)
Адрес отправителя
ООО «Лада»
ул.Садовая, 15
220000, г.Минск
	Адрес получателя
	Генеральному директору
	ООО «Лада-Моторс»
	ул.Белорусская, 15
	МОСКВА, А-125 Россия, 125355

Образец 4. Международное (за границу)
Адрес отправителя
Фридман Анастасия Генриховна
ул.Немига, д.20, кв.52
220000, г.Минск
	Адрес получателя
	М. Eva FRIDMAN
	bd.Lannes,25
	75016, Paris
	FRANCE (ФРАНЦИЯ)

Электронная почта

Отвлечемся от сайтов, файлов, браузеров  и всего, о чем шла речь в предыдущих главах, и обратим взор на еще одну возможность Интернета – электронную почту. Эта служба стоит особняком от других интернет-технологий (поэтому и заслуживает отдельного внимания), являясь при этом удобным средством общения между пользователями Всемирной паутины.