Делопроизводство в кадровой службе

Внесение изменений  в прочие записи раздела «Сведения  о работе» производится с соблюдением  вышеизложенных правил на основании  соответствующих документов. В случае утраты документа, на основании которого были внесены изменения в раздел «Сведения о работе», либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление указанных сведений производится на основании других документов, подтверждающих фактическое выполнение тех или иных работ¹. Подчеркнем, что изменение записей в разделе трудовой книжки, содержащем сведения о работе, производится не зачеркиванием, а признанием их недействительными с последующим внесением правильных записей.

В случае выявления  в трудовой книжке работника предприятия  неправильной (неточной) записи, совершенной по прежнему месту его работы, исправление производится либо по месту внесения соответствующей записи, либо предприятием, на котором в данное время работает работник, на основании документа предприятия (организации, учреждения), внесшего в трудовую книжку неправильную (неточную) запись. Если же предприятие (организация, учреждение), которое произвело неправильную (неточную) запись, реорганизована, то исправление производится ее правопреемником, а в случае его ликвидации — предприятием, на котором в данное время сработает работник, на основании соответствующего документа.

5. Дубликат  трудовой книжки

Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня  подачи работником  заявления.  
Дубликат трудовой книжки заполняется в соответствии с разделами 1 - 6 настоящей Инструкции.. Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графе 3, прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами. 
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец  трудовой  книжки. 
После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую  был  принят  работник. 
Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись. 
Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы  не содержат полностью указанных  выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании  которого произведены соответствующие  записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после  снятия с них копий и надлежащего  их заверения работодателем или  кадровой службой возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному  работодателю. В таком же порядке  выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в  негодность (обгорела, порвана, испачкана  и т.п.). При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и  периодах работы в данной организации  осуществляется комиссией на основании  документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная  карточка члена профсоюза, расчетная  книжка и т.п.), а в случае их отсутствия - на основании показаний двух и  более свидетелей, знающих работника  по совместной с ним деятельности в одной организации или в  одной системе. Если работник до поступления в данную организацию уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки. В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

6. Выдача  трудовой книжки при увольнении (прекращении  трудового договора)

При увольнении работника (прекращении  трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или  лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника. Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке Российской Федерации и на государственном  языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста. Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью  об увольнении. При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей  федеральному закону формулировки причины  увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового  договора) в этом случае считается  день выдачи трудовой книжки. О новом  дне увольнения работника (прекращении  трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также  вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне  увольнения признается недействительной в порядке, установленном настоящими Правилами. В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового  договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника  либо его отказом от получения  трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление  о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление  ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия. Со дня направления указанного уведомления  работодатель освобождается от ответственности  за задержку выдачи работнику трудовой книжки. В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

7. Вкладыш в трудовую книжку

В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается  вкладыш, который оформляется и  ведется работодателем в том  же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указывается серия и номер вкладыша.

8. Учет  и хранение трудовых книжек

 С целью учета трудовых  книжек, а также бланков трудовой  книжки и вкладыша в нее,  в организациях ведутся: 

а) приходно-расходная книга  по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в  них.

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социального  развития Российской Федерации.

 В приходно-расходную  книгу по учету бланков трудовой  книжки и вкладыша в нее,  которая ведется бухгалтерией  организации, вносятся сведения  обо всех операциях, связанных  с получением и расходованием  бланков трудовой книжки и  вкладыша в нее, с указанием  серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в  них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга  по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга  учета движения трудовых книжек и  вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены  сургучной печатью или опломбированы.

Бланки трудовой книжки и  вкладыша в нее хранятся в организации  как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его  заявке.

По окончании каждого  месяца лицо, ответственное за ведение  трудовых книжек, обязано представить  в бухгалтерию организации отчет  о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением  приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее  подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

 Трудовые книжки и  дубликаты трудовых книжек, не  полученные работниками при увольнении  либо в случае смерти работника  его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в  кадровой службе организации  отдельно от остальных трудовых  книжек. По истечении указанного  срока невостребованные трудовые  книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

 Работодатель обязан  постоянно иметь в наличии  необходимое количество бланков  трудовой книжки и вкладышей  в нее. 

9. Ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжек

Ответственность за организацию  работы по ведению, хранению, учету  и выдаче трудовых книжек и вкладышей  в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет  специально уполномоченное лицо, назначаемое  приказом (распоряжением) работодателя. За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством  Российской Федерации.

10. Изготовление  бланков трудовой книжки и обеспечение  ими работодателей

Изготовление бланков  трудовой книжки и вкладыша в нее  и обеспечение ими работодателей  на платной основе осуществляются в  порядке, утверждаемом Министерством  финансов Российской Федерации. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее  имеют соответствующую степень  защиты. При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой  определяется размером расходов на их приобретение. В случае неправильного  первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также  в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

3. Защита  персональных данных работников в кадровой службе

Работа кадровой службы непосредственно  связана с персональными данными  работников. Основная часть информации, с которой связана деятельность сотрудников отдела кадров, носит  конфиденциальный характер. Поэтому  важным направлением деятельности кадровой службы является обработка, защита и  хранение такого рода информации.

В соответствии с ФЗ от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» персональные данные относятся  к категории конфиденциальной информации. Не допускается сбор, хранение, использование  и распространение информации о  частной жизни, а равно информации, нарушающей личную тайну, семейную тайну, тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений физического лица без его согласия, кроме как на основании судебного решения. Персональные данные не могут быть использованы в целях причинения имущественного и морального вреда гражданам, затруднения реализации их прав и свобод.

Работодатели, владеющие  информацией о гражданах, несут  ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования  этой информации.

Трудовым кодексом³ в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина предусмотрено соблюдение работодателем и его представителями следующих общих требований при обработке персональных данных работника:

• обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;
• все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника представляется возможным получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;
• работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;
• защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем в установленном порядке за счет его средств;
• работники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области;
• работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников.

Порядок хранения и использования  персональных данных работников в организации  устанавливается работодателем  с соблюдением требований Трудового  кодекса.

В соответствии со статьей 57 в трудовом договоре могут предусматриваться  условия о неразглашении государственной, служебной, коммерческой и иной охраняемой законом тайны. В трудовые договоры с соответствующими работниками  следует включать условие о неразглашении  конфиденциальной информации о персональных данных работников, к которой они  имеют доступ в силу своих должностных  обязанностей.