КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

ПО  ПРЕДМЕТУ: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

План 

1. ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………………3
2. ОСНОВНЫЕ ТАРИФНО_КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ  К ЗАВЕДУЮЩЕМУ АРХИВОМ………………………………………………………...4
3. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ И ЕЕ ВИДЫ……………………………………………….6
4. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ФАКСОВ……………………………………..11
5. ОФОРМЛЕНИЕ СЧЕТА-ФАКТУРЫ……………………………………………....14
6. ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ……………………………………………………….16

5.1 СОСТОЯНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА  И ХАРАКТЕРИСТИКА  ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ  НА ПРИМЕРЕ НОВГОРОДСКОГО  ФИЛИАЛА ЗАО «ЭКСПОТЕХ»…………………………………………………………………………16

5.1.1 КАЧЕСТВЕННАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА (УРОВЕНЬ  ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ  ПОДГОТОВКИ, УРОВЕНЬ  ОБРАЗОВАНИЯ, ВОЗРАСТНОЙ  СОСТАВ, УРОВЕНЬ ОПЛАТЫ  ТРУДА) И КОЛИЧЕСТВЕННЫЕ  ХАРАКТЕРИСТИКИ С  УЧЕТОМ ШТАТНОЙ  СТРУКТУРЫ И УСТАВА  ОРГАНИЗАЦИИ………………………..…..19

5.1.2  АНАЛИЗ ПРАВИЛЬНОСТИ  ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТА: ОСНОВНЫЕ ОШИБКИ ПРИ НАПИСАНИИ, ОФОРМЛЕНИИ (НАЛИЧИЕ РЕКВИЗИТОВ И ИХ РАСПОЛОЖЕНИЕ, СТРУКТУРА, ОСОБЕННОСТИ ФРАЗЕОЛОГИИ, СОКРАЩЕНИЕ СЛОВ, ФОРМА ИЗЛОЖЕНИЯ И Т.Д.)……………………………23

5.1.3 ВЫВОДЫ И ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА ПРЕДПРИЯТИИ…………………………….………….25

6. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………………………..…..……27

7. ПРИЛОЖЕНИЕ: ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ СЧЕТА-ФАКТУРЫ……..………28 
 

 
ВВЕДЕНИЕ

 

      Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28)

      Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Вопросы движения и учета документов определяются понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу. Поскольку управлнческая деятельность человека осуществляется с применением различного рода документации, делопроизводство в настоящее время именуют также документационным обеспечением управления (ДОУ).

      Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителя организации или предприятия. Деятельность организации или предприятия обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей данной организации с вышестоящими организациями, с органами законодательной и исполнительной власти, с подчиненными и сторонними организациями, с физическими лицами.

      Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учет и сохранность документов на предприятии.

 
ОСНОВНЫЕ  ТАРИФНО-КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

 
К ЗАВЕДУЮЩЕМУ АРХИВОМ

 

      Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих разработан Институтом труда и утвержден постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 21 августа 1998 г. N 37 и рекомендован для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм. Квалификационный справочник призван обеспечить рациональное разделение труда, создать действенный механизм разграничений функций, полномочий и ответственности на основе четкой регламентации трудовой деятельности работников в современных условиях.

      Каждая квалификационная характеристика является нормативным  документом, регламентирующим содержание выполняемых функций работников, способствующим обеспечению оптимальной технологии трудовой деятельности, рационального разделения труда, высокой организованности, дисциплины и порядка на каждом рабочем месте, а также совершенствованию системы управления персоналом.

      Квалификационные  характеристики на предприятиях, в учреждениях и организациях могут применяться в качестве нормативных документов прямого действия или служить основой для разработки внутренних организационно - распорядительных документов должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их прав и ответственности. При необходимости обязанности, включенные в характеристику определенной должности, могут быть распределены между несколькими исполнителями. Поскольку квалификационные характеристики распространяются на работников предприятий, учреждений и организаций независимо от их отраслевой принадлежности и ведомственной подчиненности, в них представлены наиболее характерные для каждой должности работы. Поэтому при разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно - технических условиях, и устанавливаются требования к необходимой специальной подготовке работников.

      В первой главе Квалификационного  справочника  разработанного Институтом труда и ( утв. постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 21 августа 1998 г. N 37)  определены следующие требования  для заведующего архивом:

      Должностные обязанности:

      Заведующий  архивом возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях  архива  условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах  архива . Составляет установленную отчетность. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

      Заведующий  архивом Должен знать:

      постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие  и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы  архивов ; Единую государственную систему делопроизводства; порядок оформления документов, поступающих в  архив , и действующую систему их классификации; структуру предприятия, учреждения, организации; основы организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

      Требования  к квалификации:

      Среднее профессиональное образование и  стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

 
НОМЕНКЛАТУРА  ДЕЛ  И ЕЕ ВИДЫ

 

          Исполненные документы организации систематизируются для последующего хранения и ведения информационно-справочной работы. Периодически возникающая потребность поиска документов прошлых лет вызывает необходимость их четкого распределения по определенным группам, называемым первичными комплексами или делами. Группирование исполненных документов в дело по определенным признакам и систематизация внутри дела называется формированием дела.

      Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура  дел. Другими словами, номенклатура  дел  – это систематизированный перечень наименований дел , заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.1

      Номенклатура  дел  является документом многоцелевого назначения:

• предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела  и таким образом определяет систему хранения документов в организации;
• содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела  в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры  дел  проводится первый этап экспертизы ценности документов;
• закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура  дел  может использоваться при регистрации документов – индекс дела  по номенклатуре  часто входит составной частью в регистрационный номер документа;
• имеет справочное значение  при изучении структуры организации;
• является основой для составления описей дел  постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;
• используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
• может быть использована во время разработки и построения справочной картотеки на исполненные документы, т.е. классификационная схема номенклатуры  дел может лечь в основу справочной картотеки.

         Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации, кроме технической документации и печатных изданий.

      При составлении номенклатуры дел следует  руководствоваться уставом или  положением об организации, положениями  о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой  дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел. 
 
 
 
 
 
 

         Различают три вида номенклатуры: типовую, примерную и номенклатуру дел организации.

         Типовая номенклатура  дел — составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.

         Примерная номенклатура  дел – устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

         Типовые и примерные номенклатуры  дел разрабатываются службами  документации организаций, имеющих  подведомственную сеть. Это дает  добиться единства в классификации  документов однородных организаций внутри отрасли, т.е. организаций с однородным характером деятельности и составом документации. Примерные номенклатуры дел могут быть составлены как в пределах конкретной отрасли, так и в пределах административно-территориальной единицы для государственных и коммерческих организаций, промышленных предприятий, учебных заведений, научно-исследовательских  и проектных институтов, издательств, творческих союзов, общественных организаций, кооперативов и ассоциаций.

         При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться типовой или примерной номенклатурой, которые являются методическими пособиями, они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Сроки дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел без изменений.