Делопроизводство

      • дополнение к личному листку по учету  кадров;

      • справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

      Внутренняя  опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов в деле, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

      Анкета  или личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Она заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. При ее заполнении используются

      • паспорт;

      • трудовая книжка;

      • военный билет;

      • документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);

      • документы об имеющихся изобретениях.

      Характеристика — это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

      Автобиография — документ, который автор составляет самостоятельно. Типового формуляра для автобиографии не существует и составляется она в произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу). Форма изложения — повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно-политической деятельности данного человека. 
 

      3. Информационно-рекламные  письма 

      Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Оно служит средством общения с учреждениями, частными лицами, позволяет сообщать различные сведения, уведомлять о событиях. Письмо используют в том случае, когда невозможно решить вопрос другими средствами (личная беседа, телефонный разговор).

      Существует  много видов писем: письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос, требующие ответа. Есть письма, которые содержат извещение, информацию, отказ, напоминание и не требуют ответа.

      Реквизиты формуляра-образца письма:

• наименование организации (наименование министерства или ведомства) - автора документа;
• справочные данные об организации (адрес, телефон, факс, номер счета в банке);
• дата, номер;
• адресат (кому направляется, однако не более четырех адресатов на одном письме);
• ссылка на регистрационный индекс (номер) и дату документа-запроса (например, инициативного письма) только на бланке для писем;
• заголовок к тексту (не более 28 знаков в строке; при более длинной строке заглавие делят на строчки (пишут через 1 интервал), имеющие законченный смысл; в конце строчек не ставят точку и кавычки;
• текст;
• отметка о наличии приложений;
• подпись (указывают наименование должности, проставляют личную подпись и расшифровывают ее);
• печать (если нужно);
• отметка об исполнителе (фамилию и телефон исполнителя проставляют от левого поля, внизу бланка);
• отметка об исполнении документа (Ф.И.О. машинистки, количество экземпляров, если нужно);
• гриф ограничения доступа к документу («секретно», «конфиденциально» и т.п.).

      Информационное  письмо (письмо-сообщение)

      В тексте информационного письма сообщают о каких-либо фактах или мероприятиях.

      Рекламное письмо

      Рекламное письмо - это избирательный вид  рекламы, к которому, в отличие  от других видов рекламы - уличной  или в прессе, обращаются при продаже  товаров или услуг к конкретным категориям покупателей.

      Цель  рекламного письма - побудить адресата воспользоваться предложенными  услугами, заказать товар. Достичь этого  можно, описав предлагаемый товар как  совершенно необходимый или вещь как чрезвычайно привлекательную. Составляя рекламное письмо, нужно отдавать себе отчет в том, что интерес для адресата представляют не сами предлагаемые товары, услуги, идеи, а те преимущества и та польза, которую они могут дать.

      Задачи рекламного письма:

• возбудить интерес к теме письма (с первого абзаца следует чем-то «зацепить» адресата, сделав начало послания нестандартным: можно начать с вопроса, инструкции, расценок или апеллировать к чувству страха либо призвать к самоуважению, экономии, здоровому образу жизни);
• вызвать желание иметь то, что предлагается в письме (для этого следует показать, какую пользу рекламируемый продукт принесет адресату или каким образом повлияет на него; здесь также подчеркиваются характеристики, которые отличают товар (услугу) от прочих аналогов в лучшую сторону);
• убедить адресата принять предложение (убедительность в реальности приведенных характеристик товара (услуги) можно создать путем приведения соответствующих фактов и мнений, приглашения посетить фабрику или демонстрационный зал, предложения прислать товар на пробу; можно также предоставить гарантию, дать ссылки на многолетний опыт работы и отличные результаты; в любом случае текст не должен содержать искажений или преувеличений, которые являлись бы противозаконными; нужно помнить, что доброе имя и успех в бизнесе опираются на честность в обращении с потребителем);
• побудить адресата к действию (это делается в заключительном абзаце с помощью предложения посетить магазин, послать запрос и т.д., то есть приводится веская причина для ответа, а еще лучше подчеркнуть необходимость быстрых действий; приложив к письму специальную карточку или отрывной талон, можно упростить обращение адресата за товаром (услугой)).

      4. Записки: служебные,  объяснительные 

      Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

      Тексту  докладной записки обязательно  предшествует заголовок, начинающийся с предлога «о» («об»). Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем.

      Объяснительная  записка — это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

      Служебная записка (разновидность письма) - форма внутренней переписки. Направляют ее из структурных подразделений или от должностных лиц любому адресату внутри организации, кроме прямых руководителей.

      Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер. В тексте излагают деловые вопросы, касающиеся структурного подразделения или должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложения и быть адресована любому непрямому руководителю, в том числе вышестоящему. Служебную записку подписывает руководитель подразделения или составитель.

      Текст служебной записки обычно составляют из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к  ее написанию, во второй -делают выводы и дают предложения по излагаемому  вопросу. 
 

      Библиографический список 

      1. Андреева, В.И. Делопроизводство: практ. пособие / В. И. Андреева. - 9-е изд., испр. и доп. - М., 2003. - 184 с. 

      2. Демин, Ю.М. Деловая переписка / Ю. М. Демин. - М., 2003. - 352 с. 

      3. Организация работы с документами: учебник / В. А. Кудряев [и др.] ; под ред. В.А. Кудрявцева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М., 2003. - 592 с. - (Высшее образование). 

      4. Делопроизводство: учебник / Т. А. Быкова [и др.]; под общ. ред. Т.В. Кузнецовой. - М., 2004. - 544 с.