Делопроизводство

3. Давать руководителям  структурных подразделений предприятия  обязательные для исполнения  указания по вопросам, относящимся  к компетенции отдела кадров.

4. Требовать и получать  от всех структурных подразделений  предприятия сведения, необходимые  для выполнения возложенных на  отдел задач.

5. Самостоятельно вести  переписку по вопросам подбора  кадров, а также по другим вопросам, входящим в компетенцию отдела  и не требующим согласования  с руководителем предприятия.

6. Представительствовать  в установленном порядке от  имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции отдела, во взаимоотношениях с государственными  и муниципальными органами, а  также другими предприятиями,  органи-зациями, учреждениями, в том числе агентствами по найму и службами занятости.

7. Давать разъяснения,  рекомендации и указания по  вопросам, входящим в компетенцию  отдела.

8. Проводить совещания  и участвовать в совещаниях, проводимых  на предприятии по кадровым  вопросам.

9. ...

VI. Взаимоотношения  (служебные связи)

Для выполнения функций и  реализации прав отдел кадров взаимодействует:

1. Со всеми структурными  подразделениями предприятия по  вопросам:

1.1. Получения:

- заявок на рабочих  и служащих;

- характеристик на работников, представляемых к поощрению;

- характеристик на работников, привлекаемых к материальной  и дисциплинарной ответственности;

- пояснительных записок  от нарушителей трудовой и  профессиональной дисциплины;

- предложений по составлению  графиков отпусков;

- ...

1.2. Предоставления:

- решений о поощрении  работников;

- копий приказов о приеме, перемещении и увольнении;

- утвержденных графиков  отпусков;

- решений аттестационной  комиссии;

- ...

2. С главной бухгалтерией  по вопросам:

2.1. Получения:

- справок о заработной  плате для оформления пенсии;

- материалов для выдачи  справок работникам о работе  на предприятии, занимаемой должности  и размере заработной платы;

- ...

2.2. Предоставления:

- сведений о приеме, перемещении  и увольнении работников;

- проектов приказов о  приеме, увольнении и перемещении  материально ответственных лиц;

- табеля учета рабочего  времени;

- графика отпусков;

- листков временной нетрудоспособности  к оплате;

- ...

3. С отделом организации  и оплаты труда по вопросам:

3.1. Получения:

- штатного расписания;

- схем должностных окладов,  доплат, надбавок к заработной  плате;

- показателей по труду  и заработной плате;

- положений о премировании  работников;

- расчетов фондов заработной  платы и численности;

- расчетов потребности  в рабочих и служащих;

- ...

3.2. Предоставления:

- сведений о приеме, перемещении  и увольнении работников;

- сведений о списочной  численности работников;

- данных о текучести  кадров;

- ...

4. С отделом подготовки  кадров по вопросам:

4.1. Получения:

- расчетов потребности  в квалифицированных кадрах по  отдельным должностям, специальностям, профессиям;

- сведений о качественном  составе рабочих, специалистов  и служащих;

- информации о кандидатурах  на должности преподавателей  и инструкторов;

- ...

4.2. Предоставления:

- графиков направления  руководящих работников и специалистов  в учебные заведения для повышения  квалификации;

- списков работников, обучающихся  в средних специальных и высших  образовательных учреждениях;

- планов проведения занятий,  сведений об успеваемости учащихся  и сроках обучения;

- результатов итоговых  экзаменов, квалификационных проб, конкурсов профессионального мастерства;

- предложений по составу  аттестационных комиссий;

- ...

5. С юридическим отделом  по вопросам:

5.1. Получения:

- сведений об изменениях  трудового законодательства, законодательства  о социальном обеспечении;

- разъяснений действующего  законодательства и порядка его  применения;

- ...

5.2. Предоставления:

- проектов трудовых договоров  с руководящими работниками предприятия;

- заявок на поиск необходимых  нормативно-правовых документов, и  на разъяснение действующего  законодательства;

- приказов для визирования;

- ...

6.1. Получения:

- ...

- ...

6.2. Предоставления:

- ...

- ...

VII. Ответственность

1. Ответственность за  надлежащее и своевременное выполнение  отделом функций, предусмотренных  настоящим положением, несет начальник  отдела кадров.

2. На начальника отдела  кадров возлагается персональная  ответственность за:

2.1. Организацию деятельности  отдела по выполнению задач  и функций, возложенных на отдел.

2.2. Организацию в отделе  оперативной и качественной подготовки  и исполнения документов, ведение  делопроизводства в соответствии  с действующими правилами и  инструкциями.

2.3. Соблюдение сотрудниками  отдела трудовой и производственной  дисциплины.

2.4. Обеспечение сохранности  имущества, находящегося в отделе, и соблюдение правил пожарной  безопасности.

2.5. Подбор, расстановку и  деятельность сотрудников отдела.

2.6. Соответствие действующему  законодательству визируемых (подписываемых)  им проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других  документов.

2.7. ...

3. Сотрудники отдела кадров  при оценке деловых качеств  работников предприятия обязаны  исходить только из официально  полученных данных и материалов  и не вправе разглашать имеющиеся  данные о личной жизни работников.

4. Ответственность сотрудников  отдела кадров устанавливается  их должностными инструкциями.

5. ...

2. Должностная инструкция

Должностная инструкция это  организационно-правовой документ, в  котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность  сотрудника организации при осуществлении  им деятельности в определенной должности. Она составляется по каждой штатной  должности организации, носит обезличенный характер и объявляется сотруднику под расписку при заключении трудового  контракта (в том числе при  перемещении на другую должность  и при временном исполнении обязанностей по должности).

К сожалению, приходится констатировать, что в настоящее время во многих организациях и на предприятиях (в  большей части - негосударственных) отсутствует практика разработки должностных  инструкций. Между тем, их введением  достигается целый ряд целей (см. схему).

Основой для разработки должностных  инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих, которые утверждаются Министерством  труда и социального развития РФ.

Главным нормативно-правовым документом, содержащим квалификационные характеристики, является Постановление  Министерства труда РФ от 21 августа 1998 года № 37 “Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих” в редакции Постановления Минтруда России от 21.01.00 № 7. В этом справочнике содержатся характеристики массовых должностей, общих для всех отраслей экономики. С учетом же специфики отдельных  отраслей разработаны характеристики по должностям, присущим только им. Соответствующие  характеристики утверждены федеральными органами исполнительной власти по согласованию с Министерством труда и социального  развития. Так, Министерством путей  сообщения РФ утверждены “Квалификационные  характеристики и разряды оплаты труда должностей руководителей, специалистов и служащих по отраслевой тарифной сетке” (Указание № А-914у от 18 октября 1996 года); Министерством общего и  профессионального образования  РФ - “Тарифно-квалификационные характеристики (требования) по должностям работников учреждений образования” (приказ № 463 от 31 августа 1995 года).

Квалификационные характеристики по каждой должности состоят из трех разделов:

 

1.“Должностные обязанности”. Этот раздел содержит основные  функции, которые могут быть  поручены полностью или частично  работнику, занимающему данную  должность с учетом технологической  однородности и взаимосвязанности  работ, позволяющих обеспечить  оптимальную специализацию служащих.

2.“Должен знать”. В этом  разделе приводятся основные  требования, предъявляемые к работнику  в отношении специальных знаний, а также знаний:

- законодательных актов,  положений, инструкций, других руководящих  и нормативных документов;

- методов и средств,  которые работник должен уметь  применять при выполнении должностных  обязанностей.

3.“Требования к квалификации”.  В данном разделе определяются:

- уровень профессиональной  подготовки работника, необходимой  для выполнения предусмотренных  должностных обязанностей;

- требования к стажу  работы.

Все указанные разделы  служат основой для разработки должностных  инструкций служащих.

Между тем, в общепринятой схеме должностной инструкции есть два важных обособленных раздела  “Права служащего” и “Ответственность служащего”. Однако, права напрямую связаны с обязанностями, а ответственность- является следствием неисполнения или ненадлежащего исполнения обязанностей.

В квалификационных характеристиках  представлены наиболее характерные  для той или иной должности  работы, поэтому при разработке должностных  инструкций допускается уточнение  перечня работ, которые свойственны  соответствующей должности в  конкретных организационно-технических  условиях. Одновременно определяются требования к необходимой специальной  подготовке работников.

К должностной инструкции предъявляются две группы требований:

- по оформлению и содержанию;

- по расположению реквизитов.

Обе группы требований содержатся в ГОСТ Р 6.30-97 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” (постановление Госстандарта от 31 июля 1997 года № 273) в редакции Изменения №1 от 21.01.2000).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ОБРАЗЕЦ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

 

  ООО «БИС»                                                                УТВЕРЖДАЮ:

Генеральный директор

АООТ «БИС» 

Ю.Н. Терехов

09.11.04. № 7

                                                              

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Секретаря

 

ДОЛЖНОСТНАЯ И

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь относится к категории специалистов предприятия, принимаемых и увольняемых генеральным директором.

1.2. Основными задачами секретаря являются организационное и документационное обеспечение деятельности генерального директора.

1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.4. В своей деятельности секретарь руководствуется:

законодательными актами РФ;

Уставом акционерного общества;

Положением о функциональных службах акционерного общества; приказами (указаниями) руководства акционерного общества; нормативно-методическими  материалами по организации делопроизводства;

Настоящей должностной инструкцией.

1.5. На должность секретаря назначаются лица со специальным профессиональным образованием и стажем работы по специальности не менее 1 года.

1.6. Секретарь должен владеть вопросами:

организации работы с документами, составления документации;

применения организационной  техники;