Делопроизводство

Передачи личных дел в  архив определена требованиями Примерной  инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных  органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях, утвержденной приказом председателя Комитета по архивам и  делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13, а  также Основных правил работы архивов  центральных и местных органов  государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий, утвержденных решением Коллегии Белкомархива от 30.04.1997 №

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Практическая часть

1. Положение о структурном  подразделении

Положение о структурном  подразделении – это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений.

Представительства и филиалы  являются обособленными подразделениями  юридического лица, расположенными вне  места его нахождения. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений.

Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. При наличии типового положения индивидуальные разрабатываются на его основе.

Не существует нормативно установленных требований к содержанию положения о подразделении. Текст  положения о подразделении может  включать следующие разделы:

• Общие положения.
• Основные задачи.
• Функции.
• Права и обязанности.
• Ответственность.
• Взаимоотношения.

В разделе "Общие положения"  указываются полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется подразделение в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.

Раздел "Основные задачи"  – это перечень проблем, решаемых подразделением и определяющих характер и направления деятельности подразделения.

В разделе "Функции"  перечисляются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.

В разделе "Права и обязанности"  перечисляются действия, которые обязано осуществлять подразделение в лице его руководителя для выполнения возложенных на него функций.

Раздел "Ответственность" устанавливает виды дисциплинарной, административной и (при необходимости) уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

В разделе "Взаимоотношения"  регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение; устанавливаются периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

Положения о структурных  подразделениях визируются руководителем  службы кадров, юристом, заместителем руководителя организации, курирующим данное подразделение, а также руководителями других структурных подразделений, с которыми данное подразделение взаимодействует в работе.

Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения  и утверждаются руководителем организации. Положения о подразделениях могут  утверждаться распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением), если одновременно с утверждением документа  необходимо дать поручения, связанные  с его применением.

Положение о подразделении  оформляется на общем бланке организации.

Обязательными реквизитами  положения о структурном подразделении  являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа (при непосредственном утверждении  руководителем), место составления, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа, гриф утверждения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Пример положения  структурного подразделения

 

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ КАДРОВ

I. Общие положения

1. Отдел кадров является  самостоятельным структурным подразделением  предприятия.

2. Отдел создается и  ликвидируется приказом директора  предприятия.

3. Отдел подчиняется непосредственно  директору предприятия.

4. Отдел возглавляет начальник*, назначаемый на должность приказом  директора предприятия.

*Руководителем отдела  кадров может быть заместитель  директора по кадрам.

5. Начальник отдела кадров  имеет _______ заместителя(ей).

6. Обязанности заместителя  (ей) определяются главным инструктором.

7. Заместитель (и) и  другие сотрудники отдела назначаются  на должности и освобождаются  от должностей приказом директора  по представлению главного конструктора.

8. В своей деятельности  отдел руководствуется:

8.1. Уставом предприятия.

8.2. Настоящим Положением.

8.3. ...

9. ...

II. Структура

1. Структуру и штатную  численность отдела утверждает  директор предприятия исходя  из условий и особенностей  деятельности предприятия по  предложению технического директора и главного конструктора и по согласованию с ____________________ (отделом кадров; отделом организации и оплаты труда)

2. Отдел главного конструктора  имеет в своем составе структурные  подразделения (бюро, группы, лаборатории,  пр.) согласно нижеприведенной схеме.

			ОТДЕЛ КАДРОВ
		Бюро (сектор, группа) приема				Бюро (сектор, группа) увольнения
		Бюро (сектор, группа) учета				Бюро (сектор, группа) по работе со служащими  и рабочими

3. Положения о подразделениях  отдела кадров (бюро, секторах, группах,  пр.) утверждаются начальником отдела  кадров, а распределение обязанностей  между сотрудниками подразделений  производится ( руководителями бюро, секторов, групп)

4. ...

III. Задачи

1. Подбор, расстановка и  воспитание кадров.

2. Изучение деловых и  моральных качеств работников  по их практической деятельности.

3. Создание резерва кадров  для выдвижения на руководящие  и материально ответственные  должности.

4. Организация и проведение  всех видов подготовки и повышения  квалификации кадров.

5. Учет кадров.

6. Обеспечение прав, льгот  и гарантий работников предприятия.

7. ...

IV. Функции

1. Разработка кадровой  политики и стратегии предприятия.

2. Разработка прогнозов,  определение текущей потребности  в кадрах и источников ее  удовлетворения на основе изучения  рынка труда.

3. Комплектование предприятия  кадрами рабочих, служащих и  специалистов требуемых профессий,  специальностей и квалификации  в соответствии с целями, стратегией  и профилем предприятия, изменяющимися  внешними и внутренними условиями  его деятельности.

4. Формирование и ведение  банка данных о количественном  и качественном составе кадров.

5. Подбор и отбор работников  совместно с руководителями заинтересованных  подразделений и внесение соответствующих  предложений об их назначении  на указанные должности, оформление  приказов о приеме на работу  и другой необходимой для этого  документации.

6. Разработка предложений  о приеме на работу по конкурсу в соответствии с порядком, установленным законодательством, подготовка и организация работы конкурсной комиссии.

7. Информирование работников  внутри предприятия об имеющихся  вакансиях, использование средств  массовой информации для помещения  объявлений о найме работников.

8. Установление прямых  связей с учебными заведениями  и службами занято-сти.

9. Оформление приема, перевода  и увольнения работников в  соответствии с трудовым законодательством,  положениями, инструкциями и приказами  руководителя предприятия.

10. Учет личного состава.

11. Выдача справок о  настоящей и прошлой трудовой  деятельности работников.

12. Прием, заполнение, хранение  и выдача трудовых книжек.

13. Ведение установленной  документации по кадрам.

14. Подготовка материалов  для представления персонала  к поощрениям.

15. Подготовка материалов  по привлечению работников к  материальной и дисциплинарной  ответственности.

16. Расстановка кадров  на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств.

17. Контроль за правильностью расстановки работников и использования их труда в структурных подразделениях предприятия.

18. Изучение профессиональных, деловых и моральных качеств  работников в процессе их трудовой  деятельности.

19. Организация проведения  аттестации работников предприятия,  ее методическое и информационное  обеспечение, участие в анализе  результатов аттестации, осуществление  постоянного контроля за ходом выполнения решений аттестационной комиссии.

20. Подготовка необходимых  материалов для рассмотрения  на комиссии по установлению  выслуги лет.

21. Подготовка соответствующих  документов по пенсионному страхованию  и представление их в органы  социального обеспечения.

22. Выдача справок о  работе на предприятии, занимаемой  должности и размере заработной  платы.

23. Обеспечение социальных  гарантий трудящихся в области  занятости, соблюдения порядка  трудоустройства и переобучения  высвобождающихся работни-ков, предоставления им установленных льгот и компенсаций.

24. Составление графиков  отпусков, учет использования работниками  отпусков, оформление очередных  отпусков в соответствии с  утвержденными графиками и дополнительных  отпусков.

25. Оформление и учет  командировок.

26. Табельный учет.

27. Контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего распорядка.

28. Анализ текучести кадров.

29. Разработка мероприятий  по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь  рабочего времени, контроль за их выполнением.

30. Рассмотрение жалоб  и заявлений работников по  вопросам приема, перемещения и  увольнения, нарушения трудового  законодательства.

31. Принятие мер к выявлению  и устранению причин, порождающих  жалобы работников.

32. ...

V. Права

Отдел кадров имеет право:

1. Запрашивать в структурных  подразделениях необходимые данные  о работниках, а при приеме  на работу и перемещениях работников - мнение руководителей соответствующих  структурных подразделений.

2. Контролировать в структурных  подразделениях соблюдение в  отношении работников законодательства  о труде, предоставление установленных  льгот и преимуществ.