Документирование трудовых отношений

• образование и специальность  по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие  в общественной работе; семейное положение, состав семьи; домашний адрес и телефон; дату; личную подпись.

1.7. Анкета работника

Анкета заполняется  работником собственноручно при  оформлении на предприятие. Данные вносятся на основании документов, проверяются специалистом по кадрам, заверяются подписью и печатью.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Трудовой договор

2.1. Общие требования  к содержанию трудового договора

Трудовые отношения  между сотрудником организации  и его руководителем (работодателем) регулируются на основании трудового договора. Такой договор заключается, когда руководителем организации принято принципиальное решение о приеме данного соискателя на работу в качестве сотрудника. Трудовой договор — это документированное соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Общие требования к содержанию и  оформлению трудового договора определены ТК РФ. Подготовка трудового договора, как правило, поручается сотруднику отдела кадров организации или иному уполномоченному лицу (нередко эти функции передаются секретарю руководителя).

В соответствии с ТК РФ в трудовом договоре указываются:

а) фамилия, имя, отчество работника;

б) фамилия, имя, отчество работодателя;

в) наименование должности работодателя и предприятия, от которого он действует,

г) условия трудового договора, подразделяемые на существенные и прочие. К существенным условиям трудового договора относятся следующие:

а) место работы работника (с указанием  наименования структурного подразделения  организации);

б) дата начала работы, с которой  работник приступает к ее исполнению. Эту дату следует рассматривать  в качестве конкретного момента времени, начиная с которого работник приступает к исполнению обозначенной в договоре трудовой функции. Дата начала работы может наступить позже даты подписания трудового договора или совпадать с нею. Для срочного договора здесь же указывается продолжительность его действия — количество лет или месяцев;

в) наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации (в соответствии со штатным расписанием  организации) либо конкретная трудовая функция работника — если последняя  не укладывается в рамки одной должности, профессии или специальности;

г) права и обязанности работника;

д) права и обязанности работодателя — по отношению к работнику, с  которым в данном случае заключается  трудовой договор;

е) характеристики условий труда  работника, а также компенсации и льготы, предусмотренные для него за работу в тяжелых, вредных или (и) опасных условиях — с указанием конкретных показателей (параметров, характеризующих условия труда, размеров выплат и т. п.);

ж) режим труда и отдыха работника;

з) условия оплаты труда  работника, включая размер тарифной ставки или должностного оклада, а  также доплаты, надбавки и поощрительные  выплаты (премии), даты их выплаты. При  этом размеры тарифной ставки (должностного оклада) указываются в полном соответствии с соответствующими нормативно-правовыми актами. Для доплат, надбавок и поощрительных выплат (премий), указываются основания и условия для их выплаты работнику;

и) виды и условия социального  страхования, непосредственно связанные  с трудовой деятельностью работника — т. е. дополняющие обязательное социальное страхование на случай причинения вреда здоровью работника в связи с исполнением трудовой функции, предусмотренной данным договором.

Кроме того, в трудовом договоре могут определяться условия:

— об испытаниях работника;

— о неразглашении  работником охраняемой законом тайны. Данное условие может быть включено только в трудовой договор, заключаемый с работником, которому сведения, составляющие охраняемую законом тайну, станут известны в связи с исполнением возлагаемой на него по договору трудовой функции. Кроме того, в этом случае в трудовом договоре или приложении к нему должно быть точно указано, какие именно сведения, содержащие в себе охраняемую законом тайну, доверяются работнику;

— об обязанности работника отработать на предприятии по окончании обучения не менее установленного данным трудовым договором срока.

Ни одно из условий трудового договора, подписанного сторонами, не может быть изменено в пользу одной из них, кроме как по отдельному письменному соглашению межу ними, составляющему неотъемлемую часть трудового договора.

Работодатель вправе отказать работнику в заключение трудового договора в случаях, прямо  предусмотренных законодательством  РФ. В ряде случае заключению трудового договора предшествует медицинское освидетельствование работника, а также его испытание. Случаи проведения этих мероприятий также определяются законодательством РФ.

2.2. Вступление  трудового договора в силу

Весьма важным является вопрос о том, когда именно трудовой договор вступает в законную силу. Время вступления трудового договора в силу регламентируется ТК РФ: «Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем, если иное не установлено федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации или трудовым договором, либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя».

2.3. Общие требования к оформлению трудового договора. Состав документов, предъявляемых при заключении трудового договора

Заключение трудового  договора осуществляется по установленной  форме, которая предполагает:

а) письменное оформление трудового договора;

б) составление трудового  договора в двух экземплярах;

в) подписание трудового  договора обеими сторонами (сотрудником и работодателем). При заключении трудового договора в соответствии со ст. 65 Трудового кодекса РФ сотрудник предъявляет лицу, уполномоченному осуществлять его прием на работу, следующие документы:

- паспорт (иной документ, удостоверяющий личность);

- трудовую книжку (за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или когда сотрудник поступает на работу на условиях совместительства);

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

- документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (последнее обязательно при приеме на работу, требующую от сотрудника специальных знаний или специальной подготовки).

На основании представленных документов в трудовой договор вносятся необходимые сведения о сотруднике — персональные данные, данные о  его образовательной и профессиональной подготовке, о его квалификации и т. д. Окончательно подготовленный вариант трудового договора предъявляется сотруднику для ознакомления.

Если в процессе ознакомления с содержанием трудового договора у сотрудника не возникло каких-либо вопросов или замечаний, то ему предлагается подписать трудовой договор (как  правило, в двух экземплярах). После этого трудовой договор передается на подпись руководителю организации. Подписанные обеими сторонами договоры передаются сотруднику и работодателю на хранение.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Личное дело  сотрудника

3.1. Состав  личного дела

Личное дело – это сформированная в установленном порядке совокупность личных документов работника, которые содержат наиболее полные сведения о нем и его трудовой деятельности.

В личные дела сотрудников  группируются документы, представленные при приеме на работу и образующиеся в период профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе:

- анкета;

- автобиография;

- копия документа об  образовании;

- трудовой договор  (второй экземпляр);

- договор о материальной  ответственности (по необходимости);

- выписки из приказов (копии приказов) о перемещении  на другие должности);

- выписки из документов (копии документов) о награждении  или привлечении к дисциплинарной  ответственности.

В личное дело помещаются (но при этом не подшиваются):

а) справки о состоянии здоровья сотрудника;

б) справки с места  жительства;

в) заверенные фотографии сотрудника.

В личное дело также помещается (отдельно от документов) внутренняя опись. Личное дело оформляется с момента  приема сотрудника в организацию (т. е. со дня издания приказа о приеме на работу).

Оформление и последующее  ведение личного дела осуществляется сотрудником кадрового органа (специально уполномоченным сотрудником) организации  в приспособленном для этих целей  помещении на основании представленных документов (заверенных копий документов). Необходимые детали уточняются при оформлении записей в личной беседе с сотрудником, личное дело которого оформляется.

В обязанности кадрового  органа по ведению личных дел входит:

а) приобщение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, к личным делам;

б) обеспечение сохранности  личных дел;

в) обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах;

г) предоставление сведений о доходах и имуществе, принадлежащем  сотрудникам организации на праве  собственности, в порядке, предусмотренном законодательством РФ (с сообщением об этом сотруднику);

д) ознакомление сотрудников  с документами их личных дел не реже одного раза в год, а также  — по просьбе указанных лиц  — во всех иных случаях, предусмотренных  законодательством РФ.

3.2. Организация хранения личных дел сотрудников организации

Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность  личных дел и помещенных в них  документов (сведений) от разглашения (хищения), поскольку в соответствии с законодательством РФ персональные данные сотрудника организации отнесены к категории сведений ограниченного доступа.

С этой целью хранение личных дел сотрудников организации  организуется в несгораемых шкафах (металлических сейфах или ящиках столов), запирающихся на ключ и имеющих приспособления для опечатывания. Доступ к личным делам должен иметь только сотрудник отдела кадров (иное уполномоченное лицо), ответственный за работу с ними и его непосредственный начальник.

Выдача личных дел  сотрудников организации во временное пользование - для ознакомления с внесенными в них сведениями, для записи новых сведений и включения в личное дело новых документов - может производиться с разрешения начальника отдела кадров.

В организации хранятся только личные дела сотрудников, заключивших с организацией трудовые договора, действие которых не истекло. При увольнении сотрудника его личное дело может быть переслано к новому месту работы по запросу соответствующей организации либо, по истечении срока хранения, уничтожено установленным порядком. До этого момента в соответствии оно состоит на хранении.

3.3. Порядок хранения документов в личном деле сотрудника

Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая  нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.

Для хранения документов, приобщенных к делу, а также  тех документов, которые в силу своей важности или иных обстоятельств  следует хранить, не подшивая в дело, внутренняя сторона лицевой и  тыльной обложки снабжается специальными карманчиками. Такие документы не нумеруются, но учитываются во внутренней описи на общих основаниях (в графе «Примечание» указывается местонахождение документа).

3.4. Внесение  записей в процессе ведения  личных дел

Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях последние заверяются подписью ответственного сотрудника и печатью организации. В ряде случаев для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (клише) установленных образцов.

3.5. Порядок  включения и изъятия документов  личного дела сотрудника