Документирование трудовых отношений

Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних — располагаются в хронологической последовательности. Отдельные, наиболее важные, документы в необходимых случаях могут помещаться в начале личного дела, вне общего хронологического и тематического порядка.

Изъятие отдельных документов из личного  дела производится с разрешения начальника кадрового органа (руководителя организации) с оформлением соответствующей  записи в графе «Примечание» внутренней описи. При временном изъятии документа на его место (между листами соседних документов) вкладывается справка-заместитель с указанием даты, причин изъятия и росписей лица, выдавшего документ, и лица, получившего его во временное пользование (хранение).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Трудовая книжка: выдача, оформление, хранение

 

Трудовая книжка —  это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность. Она служит для установления общего, непрерывного и специального стажа, поэтому трудовым книжкам и точному их заполнению придается особое значение.

Порядок заполнения этого документа  регламентируется Правилами ведения  и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения  ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»).

Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников государственных и  негосударственных предприятий, проработавших  свыше пяти дней, в том числе  на сезонных и временных работников, надомников, на лиц, работающих у граждан  по договорам, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.

Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы. На лиц, работающих по совместительству в других предприятиях, трудовые книжки не заводятся.

Рабочие и служащие, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Все записи, внесенные в трудовую книжку за время последней работы, должны быть заверены подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или его отдела кадров.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

Трудовая книжка является документом, требующим точного оформления. Ошибочное, небрежное заполнение трудовых книжек может привести к серьезному ущемлению прав и интересов граждан, а в ряде случаев к незаконным выплатам государственных средств. Лицом, персонально ответственным за правильное заполнение трудовых книжек, чаще всего является начальник отдела кадров, а там, где такого отдела нет, — специальное лицо, назначаемое приказом руководителя.

Все записи в трудовой книжке производятся аккуратно, перьевой ручкой, чернилами  черного, синего или фиолетового  цвета. Всякого рода сокращения при  занесении записей в трудовую книжку не допускаются.

Оформленная трудовая книжка выдается рабочему или служащему  под расписку в день его увольнения. В остальных случаях, если возникает  необходимость, администрация выдает работнику (по его просьбе) заверенную выписку сведений о работе из трудовой книжки.

В трудовую книжку вносятся:

• сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

• сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;

• сведения о награждениях и поощрениях: награждение орденами и медалями, присвоение почетных званий; поощрения за успехи в работе, а также награждения и поощрения, предусмотренные учредительными документами; другие поощрения, предусмотренные действующим законодательством;

• сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Взыскания в трудовые книжки не записываются. Однако увольнение с работы за нарушение трудовой дисциплины (как и по любому другому основанию) всегда отмечается в трудовой книжке с точным указанием причины увольнения.

Все записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, о поощрениях и т. д. вносятся администрацией после издания соответствующего приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока со дня его издания, а при увольнении — в день увольнения. Эти записи должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Работнику должна быть предоставлена  возможность контроля правильности ведения его трудовой книжки. При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью отдела кадров.

Оформленная трудовая книжка выдается рабочему или служащему  под расписку в день его увольнения. В остальных случаях, если возникает  необходимость, администрация выдает работнику (по его просьбе) заверенную выписку сведений о работе из трудовой книжки.

Если работник отсутствует  на работе в день увольнения, то администрация  организации в этот же день направляет ему почтовое уведомление с указанием  о необходимости получения трудовой книжки.

Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с согласия служащего.

Администрация не имеет  права задерживать выдачу трудовых книжек уволенным работникам. Выдача справок взамен трудовых книжек не допускается.

В случае смерти работника  трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию.

Трудовые книжки, не полученные их владельцами после увольнения, хранятся в течение двух лет в  отделе кадров (отдельно от остальных  трудовых книжек), а затем сдаются  на 50-летнее хранение в архив данной организации. По истечении указанного срока они могут быть уничтожены в установленном порядке. На трудовые книжки, передаваемые в архив, составляются опись и акт, копии которых хранятся в отделе кадров.

 

 

 

Заключение

 

Таким образом, от документирования трудовых отношений может зависеть обеспечение социальных, пенсионных, и иных гарантий, предоставленных российским законодательством работникам. Следовательно, документы по личному составу (кадровые документы) являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и хранении на протяжении длительного срока.

Обязательное ведение  кадровой документации на любом предприятии  предусмотрено общегосударственными законодательными и нормативными актами: Трудовым кодексом Российской Федерации; Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях; Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения; Типовыми нормами времени на работы по комплектованию и учету кадров и другими.

Следовательно, одной  из наиболее важных функций кадровой службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) является правильное документирование трудовых правоотношений.

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

 

1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 22.11.2011, с изм. от 15.12.2011)
2. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
3. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»
4. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. – СПб.: Издательский дом «Бизнес-пресса», 2008. – 240 с. – ISBN 978-5-91584-006-4
5. Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие.-2-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К^о», 2006. – 520 с. – ISBN 5-94798-847-Х
6. Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для вузов и ссузов/ И.Н. Кузнецов. – М.: Издательство Юрайт; ИД Юрайт, 2010. – 576 с. – (Основы наук) – ISBN 978-5-9916-0261-7 (Издательство Юрайт); ISBN 978-5-9692-0587-1 (ИД Юрайт)

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 2

      ООО «Орион»

187550, Ленинградская область

            Город Тихвин

 Ул. Советская, д.38, офис 2

       Тел. (881367) 55-555

        E-mail: orion@mail.ru

          ОКПО 12345678

          ОКУД 02521111

 

             ПОЛОЖЕНИЕ

 

     10.01.2013 г.         № 01

 

г. Тихвин

 

О бухгалтерии

 

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Бухгалтерия является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется непосредственно директору предприятия.
2. Бухгалтерия создается и ликвидируется приказом директора предприятия одновременно с созданием или ликвидацией предприятия.
3. Бухгалтерия непосредственно подчиняется директору предприятия.
4. Бухгалтерию возглавляет главный бухгалтер, назначаемый на должность приказом директора предприятия.
5. Главный бухгалтер имеет не меньше одного заместителя.
6. Обязанности заместителя определяются главным бухгалтером и указаны в должностной инструкции заместителя главного бухгалтера.
7. Заместители и начальники структурных подразделений в составе бухгалтерии, другие работники назначаются на должность и освобождаются от должностей приказом директора предприятия по представлению главного бухгалтера.
8. В своей деятельности бухгалтерия руководствуется:

• действующим законодательством РФ;

• Уставом предприятия;
• настоящим положением;
• приказами, инструкциями, актами предприятия.

 

2. СТРУКТУРА

1. Структуру и штатную численность бухгалтерии утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности по представлению главного бухгалтера и по согласованию с дирекцией (отделом) по персоналу.
2. Работа бухгалтерии может быть структурирована по нижеприведенной схеме.

 

2.3. Положения о подразделениях  бухгалтерии утверждаются главным  бухгалтером, а распределение  обязанностей между сотрудниками  подразделений производится руководителями  отделов (секторов). При отсутствии отделов распределение обязанностей между сотрудниками бухгалтерии производится главным бухгалтером.

 

3. ЗАДАЧИ И  ФУНКЦИИ

1. Организация бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности.
2. Организация финансовой деятельности с целью наиболее эффективного использования всех видов ресурсов в процессе деятельности и получения максимальной прибыли с минимальными затратами.
3. Обеспечение своевременности расчетов по договорным обязательствам, налоговых платежей, других расчетов с кредиторами и поставщиками.
4. Контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия.
5. Формирование учетной политики в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете и исходя из структуры и особенностей деятельности предприятия, необходимости обеспечения его финансовой устойчивости.
6. Работа по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы.
7. Разработка форм документов внутренней бухгалтерской отчетности.
8. Обеспечение порядка проведения инвентаризаций.
9. Контроль за проведением хозяйственных операций.
10. Обеспечение соблюдения технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота.
11. Организация бухгалтерского учета и отчетности на предприятии и в его подразделениях на основе максимальной централизации учетно-вычислительных работ и применения современных технических средств и информационных технологий, прогрессивных форм и методов учета и контроля.
12. Формирование и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской информации о деятельности предприятия, его имущественном положении, доходах и расходах.
13. Разработка и осуществление мероприятий, направленных на укрепление финансовой дисциплины.
14. Учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств.
15. Своевременное и полное отражение на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций предприятия.
16. Учет издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнения работ (услуг), результатов хозяйственной деятельности предприятия, а также финансовых, расчетных и кредитных операций.
17. Своевременное и правильное оформление первичных и отчетных документом внутрикорпоративных форм документов.
18. Составление экономически обоснованных отчетных калькуляций себестоимости продукции, выполняемых работ (услуг) совместно или во взаимодействии с финансово-экономической службой предприятия.
19. Обеспечение расчетов по заработной плате.
20. Правильное начисление и перечисление налогов и сборов в государственный и местный бюджеты, страховых взносов и других необходимых платежей.
21. Погашение в установленные сроки задолженностей банкам по ссудам.
22. Отчисление средств на материальное стимулирование работников предприятия
23. Участие в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявлении внутрихозяйственных резервов, устранения потерь и непроизводственных затрат.
24. Участие в оформлении материалов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей, передача в необходимых случаях этих материалов в следственные и судебные органы (при отсутствии на предприятии юридических служб (юридического отдела, юрисконсульта)).
25. Взаимодействие в рамках корпоративной финансовой политики с банками по вопросам размещения свободных денежных средств на банковских депозитных вкладах (сертификатах) и приобретения высоколиквидных ценных бумаг, контроль за проведением учебных операций с депозитными и кредитными договорами, ценными бумагами.
26. Обеспечение строгого соблюдения штатной, финансовой и кассовой дисциплины смет административно-хозяйственных и других расходов, законности списания со счетом бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь, сохранности бухгалтерских документов, оформления и сдачи их в установленном порядке в архив.
27. Разработка и внедрение рациональной плановой и учетной документации, прогрессивных форм и методов ведения бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники.
29. Составление баланса и оперативных сводных отчетов о доходах и расход; средств, об использовании бюджета, другой бухгалтерской и статистической отчетности, представление их в установленном порядке в соответствующие органы.
30. Проверка организации бухгалтерского учета и отчетности в производственных (структурных) подразделениях предприятия (проведение документальных ревизий, если в их структуру входят подразделения, отвечающие за бухгалтерский учет и отчетность).
31. Контроль главным бухгалтером:
1. Соблюдения установленных правил оформления приемки и отпуска товарно-материальных ценностей.
2. Правильности расходования фонда заработной платы, установления должных окладов, строгого соблюдения штатной, финансовой и кассовой дисциплины.