Контрольная работа по "Делопроизводству"

Оглавление

1. Первый вопрос…………………………………………………………………………3
2. Второй вопрос…..………………………………………………………………………6
3. Третий вопрос………..…………………………………………………………………7

Литература………………………………………………………………………………….9 

 

1. Первый  вопрос

     Классифицировать  способы и средства физического уничтожения  документов, изготовленных на носителях различных типов.

     Способы уничтожения бумажных документов:

• шредирование;
• сжигание;
• химическая обработка.

      Каждый  из перечисленных способов имеет  свои достоинства и недостатки, и  используется в зависимости от сложившейся  практики делопроизводства, от законодательства и от возможностей конкретной организации.

     Сжигание на протяжении многих лет было самым распространенным методом уничтожения бумажных документов. Основное достоинство данного метода — он прост, при правильном применении гарантирует уничтожение информации, и, в крайнем случае, можно обойтись подручными средствами, без использования сложного дорогостоящего оборудования.

     Недостатки:

• для уничтожения большого объема документов требуется время и бдительность исполнителей, т.к. хоть бумага и горит хорошо, но при ее плотной упаковке (дела, книги, связки) может сгореть не полностью;
• сжигать документы можно только на подходящем оборудовании (например, в котельной). При попытке сжечь документы на костре ветер будет разносить полуобгоревшие документы по всему району;
• сейчас сжигание считается экологически вредным методом уничтожения, от которого постепенно отказываются во многих странах мира.

      Химическая  обработка приводит к размягчению бумаги и превращению ее в бумажную массу. Это надежный, но недешевый метод, и в настоящее время его используют в качестве дополнительной меры безопасности при уничтожении секретных документов шредированием.

      Недостатки  метода:

• требуется специальное оборудование и/или химические реактивы, что во многих случая подразумевает использование услуг специализированных компаний;
• процесс уничтожения достаточно длительный, и есть определенный риск несанкционированного доступа к информации;
• вследствие длительности процесса, присутствовать при уничтожении своих документов от начала до завершения процесса уничтожения невозможно;
• это достаточно дорогой способ уничтожения.

      При уничтожении конфиденциальных документов, необходимо наблюдать за всем процессом  уничтожения независимо от его времени.

      Шредирование — наиболее распространенный и популярный на сегодня метод уничтожения бумажных документов. Привлекают его дешевизна, «экологичность», достаточная надежность.

      Организации или самостоятельно уничтожают документы, или пользуются услугами фирм, занимающихся переработкой вторичных отходов. И  у того, и у другого вариантов  есть свои плюсы и минусы. Для уничтожения конфиденциальных документов организации лучше организовать самостоятельное уничтожение в целях сохранения конфиденциальной информации.

      Главное достоинство — документы можно  уничтожать поэтапно на своей территории, кроме того, не требуется выделять много места для временного складирования  отобранных на уничтожение материалов. В этом случае проще обеспечить безопасность документов и содержащейся в них  информации. Именно этот вариант активно  используется в оперативной работе, и во многих организациях требование обязательного уничтожения документов в шредере включено во внутренние регламенты и контролируется службой безопасности.

      Недостатки  метода:

• мощные шредеры, способные уничтожить крупные партии документов, стоят дорого. Не каждая организация может позволить себе такие затраты;
• для мощного полупромышленного шредера требуется отдельное помещение и квалифицированный персонал. Возникает проблема вибрации и бумажной пыли;
• требуется организовать вывоз больших объемов бумажной массы, за что организации приходится дополнительно платить.

      Способы уничтожения информации на магнитных носителях:

      Воздействовать  на отдельный участок, что бы уничтожить только часть информации не представляется возможным. Следовательно, необходимо воздействовать на носитель в целом. В данном случае варианта два:

1. Физическое нанесение повреждений на носитель информации (царапины на дисках, разлом). Всё это возможно выполнить подручными средствами.
2. Воздействовать на носитель постоянным магнитом, пронося мимо него носитель информации.

      Недостатком этого способа является, невозможность размагнитить большие носители, не используя большой магнит, а также необходимость проносить носитель через магнит, что занимает определенное время и представляется затруднительным.  
Воздействовать на носитель мощным электромагнитным импульсом.

      Достоинства:

• носители информации могут находиться в специальных камерах и при этом находиться полностью в рабочем состоянии (например, жесткие диски); 
• стирание данных происходит мгновенно, для этого необходимо только пустить накопленный заранее заряд в камеру.

      Существует  несколько типов таких устройств, разработанных как в России, так  и зарубежом. Одним из представителей таких устройств является линейка  изделий, объединенных под маркой Раскат.

      Функционально в Раскате выделены три основных модуля объединенных в единую конструкцию - модуль накопления заряда, камера для стирания и модуль управления. 

 

2. Второй  вопрос

     Обосновать  необходимость реквизитов, указываемых на пакете с конфиденциальными документами.

      Отправление конфиденциальных документов должно производиться  в светонепроницаемых пакетах или  же документы можно обернуть в  плотную бумагу.

На пакете с конфиденциальными документами  указывается:

1. Гриф конфиденциальности (соответствующий наивысшему грифу конфиденциальности вложенных документов).

     Гриф  необходимо указывать для того, чтобы  знать, с чем мы имеем дело. Если не будет грифа, то документы могут  попасть в отдел открытого  делопроизводства, где произойдёт вскрытие пакета и, соответственно, конфиденциальная информация будет доступна 3 лицам. При наличии же грифа конфиденциальности пакет будет направлен в отдел  конфиденциального делопроизводства и документы будут доступны только тем лицам, которые имеют право  с ними работать.

2. Адрес и наименование предприятия отправителя.

     Необходимо  указывать для того, чтобы знать  от кого поступила информация и в  дальнейшем кому  и куда отправить  ответ.

3. Наименование и адрес получателя

     Не  указывается название структурного подразделения и наименование должностей, так как пакет документов поступает  в отдел конфиденциального делопроизводства, где уже решают дальнейшее направление  движения документа. Если пакет адресован  конкретному должностному лицу, то указывают только его фамилию  и инициалы и ставят на пакет отметку  лично.

     Необходимо  указывать для того, чтобы пакет  документов был доставлен конкретной организации по определённому адресу,  а не другим лицам.

4. Номера вложенных пакет документов

     Если  документы направляются с сопроводительным письмом, то на пакете указывается только № письма. Если документы направляются в нескольких экземплярах, то их количество указывается рядом с № документов в скобках.

     Необходимо  указывать для того, чтобы затем  при вскрытии проверить наличие  документов и количество их экземпляров (все ли документы, указанные на пакете дошли до адресата и в полном ли количестве).

 

3. Третий  вопрос

     Регламентировать  в виде фрагмента  инструкции порядок  формирования в дела конфиденциальных документов.

Одним из пунктов  инструкции по организации конфиденциального  делопроизводства является такой пункт  как: «Формирование дел», где могут  быть следующие пункты:

1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в 
   соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дел.
2. Дела формируются в течение года по мере поступления в них документов.
3. Формирование конфиденциальных дел должно осуществляться в подразделении конфиденциального делопроизводства.
4. В дела помещаются исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в установленном порядке. Вторые экземпляры могут помещаться в дело лишь в случаях, когда на них имеются какие-либо резолюции, пометки дополняющие содержание основного экземпляра. При производственной необходимости допускается помещать в дела временного хранения (до 10 лет) проекты документов. В исключительных случаях с разрешения руководителя подразделения конфиденциального делопроизводства допускается помещать в конфиденциальные дела отдельные открытые документы, имеющие прямое отношение к содержанию конфиденциальных документов дела.
5. В дела не должны помещаться документы, подлежащие возврату.
6. Перед помещением документа в дело сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства обязан проверить наличие отметки об исполнении, соответствие вида и содержания документа заголовку дела, наличие отметки о переводе приложения на учёт конфиденциальных документов выделенного хранения, если оно не подшивается в дело.
7. В деле группируются, как правило, документы одного календарного года.
8. Ведение переходящих дел допускается по планированию, проектированию, а также разработке научных тем и, для документов временного срока хранения.
9. В зависимости от вида и содержания документы систематизируются внутри дел в вопросно-логической, хронологической последовательности или их сочетании.
10. Изданные предприятием распорядительные документы, протоколы, акты систематизируются в делах хронологически в порядке возрастания номеров.
11. В делах с перепиской поступившие документы помещаются вместе с копиями отправленных документов, которыми они исполнены. Копии изданных инициативных документов, направляемых в другие предприятия, подшиваются в дело сразу, до получения ответов от них.
12. Планы и отчёты помещаются в дела года, к которому они относятся, независимо от времени их составления. Перспективные планы помещаются в дела начального года действия планов, отчёты об их выполнении – в дела последнего года действия планов.
13. Листы ознакомления с распорядительными документами и листы рассылки к документам помещаются вслед за соответствующими документами, нумеруются и вносятся в описи документов дел как самостоятельные документы.
14. Каждое дело должно содержать не более 250 листов. При большом количестве листов заводятся в последовательности тома дела, которые должны иметь один и тот же индекс и заголовок данного дела.
15. Формирование дел производится путём подшивки документов в обложки. Дела постоянного и долговременного хранения должны иметь твёрдые обложки. Отдельные дела могут формироваться в папках-скоросшивателях или папках-регистраторах.
16. После подшивки изданного документа в графе 16 журнала учёта изданных документов проставляются индекс (номер) дела, его том (если документ подшит во второй или последующие тома) и номера листов дела. После подшивки поступившего документа аналогичные записи производятся в графе 12 журнала учёта поступивших документов.
17. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет 
    исполнитель по номенклатуре. На документе проставляются: отметка "В дело №...", дата, подпись начальника подразделения конфиденциального делопроизводства.
18. Изъятие по каким-либо причинам документов из дела разрешается руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства, а при направлении их в другие предприятия – руководителем предприятия. Вместо изъятых документов в дело помещается справка-заместитель.
19. Методическое руководство и контроль за правильным формированием дел осуществляет начальник подразделения конфиденциального делопроизводства.

 

Литература

1. Алексенцев А. И. Конфиденциальное делопроизводство. ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003;
2. www.docrev.ru.