Новые информационные технологии обработки документов, их влияние на организацию службы делопроизводства

Федеральное агентство по образованию

Нижегородский государственный лингвистический  университет

им. Н.А. Добролюбова 
 
 

      Реферат на тему:

     Тема: «Новые информационные технологии обработки документов, их влияние на организацию службы делопроизводства» 
 
 
 
 

Выполнила: Багрецова А. М.  группа 8 ДВ

     Проверила: Родькина О. Я. 
 
 
 
 
 
 
 

Г. Нижний Новгород

2011 г 

     Оглавление 

Введение

Глава 1. Делопроизводство и новые информационные технологии

1.1 Определение  терминов «делопроизводство» и  «новые информационные технологии»,  их взаимодействие. Информационные  системы

1.2 Автоматизация  делопроизводства

1.3 Электронный  документооборот

Глава 2. Нормативное регулирование использования  новых информационных технологий в  делопроизводстве

2.1 Федеральные  законы

2.2 Национальные (государственные) стандарты

2.3 Иные  нормативно-методические документы

Глава 3. Примеры использования систем электронного документооборота (СЭД)

3.1 «Дело»  – система автоматизации делопроизводства  и электронного документооборота

3.2 DocsVision 4.0. Приложение «Административное  производство»

3.3 Опыт  некоторых госструктур в автоматизации  делопроизводства и внедрении  СЭД

Заключение

Список  использованных источников и литературы

 

      Введение

     Управленческая  деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые  одновременно являются источником, результатом  и инструментом этой деятельности.

     На  сегодняшний день документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии.

     Неоспорима  важность сохранности и умелого  использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения  бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать  на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит  не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно  в нем организовано управление документооборотом.

     Фактически, малоэффективное использование  накопленной информации (или, еще  хуже, ее утрата) может привести к  потере всего бизнеса. Ведь вовремя  не полученная информация или документ - это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности.

     Вследствие  этого, на любом предприятии, где  ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки  и безопасного хранения значительных объемов информации.

     Важную  роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и  профиля деятельности играют современные  системы электронного документооборота.

     С развитием научно-технического прогресса, новые информационные технологии стремительно охватывают все больше сторон человеческой жизни. Неудивительно, что такая  важная часть административной деятельности, как документационное управление обеспечения, вплотную подошла к использованию  новых технологий.

     Существует  мнение, что в настоящее время  только около 30% всей корпоративной  информации хранится в электронном  виде (как в структурированном - в  базах данных, так и в неструктурированном).

     Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности  при ее поиске и обработке. Тем  не менее, это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы  хранения (в частности, через развитие электронных архивов).

     В настоящее время на большинстве  российских предприятий документооборот  в виде договоров, прайс-листов, приказов, деловой переписки, финансовой документации, и т.д., хранится как в бумажном, так и в электронном виде (часто  неупорядоченно на файл-сервере). При  этом практически неизбежно возникает  дублирование информации, а также  не обеспечивается поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. То есть, и при преобладании электронной формы хранения документов, они не всегда используются эффективно.

     Необходимость автоматизации документооборота организаций  определяет актуальность данной темы. 

 

      Глава 1. Делопроизводство и новые  информационные технологии 

     1.1 Определение терминов «делопроизводство»  и «новые информационные технологии, их взаимодействие. Информационные  системы

Итак, делопроизводство (согласно ГОСТу Р-51141-98 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

     Управление  можно представить как последовательный процесс:

• получения информации;
• обработки информации;
• принятия решения;
• доведения решения до сведения исполнителей;
• исполнения решения;
• подведения итогов.

     При этом необходимая информация для  принятия решений и сами решения  могут быть представлены в виде документов (в документированном виде). Поэтому  делопроизводство называют также  документационным обеспечением управления (ДОУ).

     На  работу с документами работники  сферы управления затрачивают в  среднем до 60 % рабочего времени. Объем  технической работы с документами  нередко настолько велик, что  мешает продуктивной деятельности предприятия. Поэтому рациональная организация  делопроизводства рассматривается  как одна из важнейших задач, обеспечивающих эффективное управление.

     Делопроизводство  состоит из двух неразрывно связанных  компонентов:

1. документирования (записи информации на различных носителях по установленным правилам)
2. организации работы с документами, которая заключается в организации документооборота, хранении и использовании документов в текущей деятельности предприятия.

     На  предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Правила работы с документами на конкретном предприятии  представляют собой систему делопроизводства, которая представляет собой совокупность:

• общепринятых принципов обработки документов;
• приемов в работе с документами конкретного предприятия.

     Разработка  новых информационных технологий в  управлении, новых офисных программ осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства (регистрация  документов, их согласование, контроль их исполнения, исполнение, архивное хранение, и т.п.)

     Информационные  технологии (ИТ, от англ. information technology, IT) – широкий класс дисциплин  и областей деятельности, относящихся  к технологиям управления и обработки  данных, в том числе, с применением  вычислительной техники.

     Согласно  Федеральному закону № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения  информации и способы осуществления  таких процессов и методов.

     В настоящее время под информационными  технологиями чаще всего понимают компьютерные технологии. В частности, ИТ имеют  дело с использованием компьютеров  и программного обеспечения для  хранения, преобразования, защиты, обработки, передачи и получения информации. Специалистов по компьютерной технике  и программированию часто называют ИТ-специалистами. ИТ-специалисты занимаются созданием, развитием и эксплуатацией  информационных систем.

     Информационная  система – это система, предназначенная  для ведения информационной модели, чаще всего какой-либо области человеческой деятельности. Согласно Федеральному закону № 149-ФЗ, информационная система  – совокупность содержащейся в базах  данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств.

     Информационная  система должна обеспечивать средства для протекания таких информационных процессов, как:

• хранение информации;
• передача информации;
• преобразование информации.

     Различают три класса информационных систем по степени их автоматизации:

1. ручные информационные системы (характеризуются отсутствием современных технических средств переработки информации и выполнением всех операций человеком; например, о деятельности менеджера в фирме, где отсутствуют компьютеры, можно говорить, что он работает с ручной ИС);
2. автоматизированные информационные системы (АИС) (наиболее популярный класс ИС; предполагают участие в процессе обработки информации и человека, и технических средств, причем главная роль отводится компьютеру);
3. автоматические информационные системы (выполняют все операции по переработке информации без участия человека; примером автоматических информационных систем являются некоторые поисковые машины Интернет – например Google, где сбор информации о сайтах осуществляется автоматически поисковым роботом (crawler) и человеческий фактор не влияет на ранжирование результатов поиска).

     Обычно  термином «информационные системы» в наше время называют автоматизированные информационные системы.

     В самом начале внедрения информационных технологий в различные системы  управления и делопроизводства, компьютер  использовался лишь как «умная пишущая  машинка». С появлением Интернета  и электронной почты, компьютер  стал также и средством связи  между различными пользователями. Однако новые информационные технологии способны помочь в решении более масштабные вопросов – к примеру, таких как  организация системы делопроизводства на предприятии.

     В настоящее время на рынке производителей программных продуктом в наличии  имеется достаточно широкий выбор  систем, обеспечивающих ускорение информационно-документационного  обеспечения управления:

• системы управления документами (такие как «БОСС-референт», «ДЕЛО», «DocsVision», и др.);
• справочно-информационные (справочно-правовые) системы («КонсультантПлюс», «Гарант», и др.);
• комплексные системы (предназначенные для автоматизации работы различных служб – такие, как «БОСС-кадровик», и др.).

     В условиях традиционного «бумажного»  делопроизводства задача делопроизводственных служб сводится к выполнению следующих  технологических функций:

• изготовление и учет бумажных документов,
• их перемещение по организации и отправка;
• контроль работы с документами исполнителей;
• уничтожение / хранение документов
• связанная с документами справочно-аналитическая работа.

     С появлением компьютеров, объединенных в сети, на смену трудоемким операциям  с бумажными документами приходят несравненно более эффективные  электронные технологии работы с  документами. Это приводит не только к изменению содержания и распределения  функций по работе с документами  в организации, но и, что еще более  важно, стало основой для перехода к созданию принципиально новых  и эффективных схем управления.

     Основные  проблемы документооборота и ДОУ, возникающие  обычно в организациях различного масштаба:

• путаница и проблема поиска документов;
• невыполнение документов в срок;
• дублирование и противоречие документов друг другу;
• неподдающаяся контролю текущая работа исполнителей с документами;
• невозможность проследить историю работы с документами.