Новые информационные технологии обработки документов, их влияние на организацию службы делопроизводства

     Система «ДЕЛО» представляет собой законченный  тиражируемый «коробочный продукт», который решает задачи автоматизации  делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. На основе стандартной «коробочной версии»  может быть также реализована  заказная система автоматизации  электронного документооборота, полностью  учитывающая конкретные особенности  деятельности организации независимо от масштаба, вида деятельности и формы  собственности.

     Система «ДЕЛО» обеспечивает управление документацией  на основе требований как российской, так и международной нормативной  базы ДОУ и информационной безопасности.   

     3.2 DocsVision 4.0. Приложение «Административное  делопроизводство»

  Приложение DocsVision «Административное делопроизводство» представляет собой автоматизированную систему административного делопроизводства, предназначенную для автоматизации организационной деятельности, связанной с регистрацией, обработкой, подготовкой, согласованием, хранением и учётом документов, выполнением заданий, контролем исполнительской дисциплины, удалённого доступа к документам из подведомственных агентств и служб, взаимодействием с информационными системами других организаций.

     Приложение  «Административное делопроизводство»  основано на «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» и обеспечивает автоматизацию  большинства перечисленных процессов  делопроизводства:

1. Регистрация входящей корреспонденции

     Используется  процесс сканирования, процесс распознавания текста документа. При наличии у регистратора сертификата электронной цифровой подписи (ЭЦП) РК документа может быть подписана с использованием ЭЦП.

2. Наложение резолюций и выбор  исполнителей

     Этот  процесс придает документу статус распорядительного и формирует  задания исполнителям. Процесс инициируется либо зарегистрированным входящим документом (полученным из внешней организации), либо зарегистрированным внутренним документом. Результатом выполнения процесса является передача входящего/внутреннего документа  с наложенной резолюцией непосредственным исполнителям. Также может быть назначен координатор работ и выбраны сотрудники для ознакомления с документом.

3. Создание  исходящих/внутренних документов

     Исходящий/внутренний документ может создаваться, как  в ответ на входящий/внутренний документ во исполнение задания по резолюции, так и в инициативном порядке.

     Подготовка  документа в инициативном порядке – процесс создания документа, не являющегося ответом на входящий или внутренний документ.

     Подготовка  проекта исходящего/внутреннего  документа может производиться  исполнителем, например, средствами Microsoft Word. Подготовленный проект документа  «прикрепляется» к карточке задания  и передаётся на согласование визирующим лицам.

     Регистрация исходящей/внутренней корреспонденции заключается в присвоении документу постоянного регистрационного номера. «Административное делопроизводство» обеспечивает автоматическое формирование номеров документов с помощью настраиваемых нумераторов.

4. Контроль  исполнительской  дисциплины

     При постановке документа на контроль производится назначение плановых сроков исполнения. Значение планового срока формируется  на основании сроков, указанных в  резолюции. В процессе контроля проверяется  готовность документов к плановым срокам исполнения.

     Промежуточный контроль – процесс, заключающийся в периодическом опросе исполнителей для определения состояния документа, учёте и обобщении результатов контроля.

     Исполнителем  периодически вносится в карточку задания  информация о ходе выполнения и проценте исполнения задания. Для промежуточного контроля заданий на контроле используется карточка контроля. Снятие с контроля – завершение процесса контроля. Основанием для снятия с контроля является наличие номера результирующего исходящего документа, зарегистрированного при отправке документа.

     5. Передача документов  в архив

     Отработанные  документы подшиваются в дела, которые затем передаются на архивное хранение.

     Кроме того, в системе возможны следующие  этапы документооборота:

• ведение номенклатуры дел (ведение справочника номенклатуры дел) – процесс, заключающийся в составлении систематизированного перечня заголовков (наименований) дел, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;
• формирование дел и томов – процесс формирования дел с вложенными томами и присвоения им уникальных регистрационных номеров;
• списание документов в дела – процесс помещения документа в дело, согласно номенклатуре дел;
• передача дел во временное пользование – до закрытия дел документы в составе этих дел могут передаваться во временное пользование;
• архивирование дел – производится после их закрытия и составления, согласования и утверждения описи дел на передачу в архив;
• передача дел в подразделения – процесс передачи и приёма дел, хранящихся в архиве, для работы в подразделениях.
• передача дел на постоянное хранение – процесс формирования, согласования и утверждения описей дел для передачи в фонды постоянного хранения;
• уничтожение документа в архиве – процесс формирования, согласования и утверждения описей дел на уничтожение.

     Наряду  с автоматизацией основных процессов  делопроизводства приложение DocsVision «Административное  делопроизводство» предоставляет  ряд вспомогательных сервисов:

• сервис уведомлений – подсистема, предназначенная для рассылки пользователям системы уведомлений (напоминаний) о необходимости выполнения определённых заданий;
• контроль получения ответа на документ – позволяет устанавливать ожидаемый срок ответа и дату фактического получения документа-ответа;
• подсистема построения отчётов – позволяет быстро создавать новые отчёты и адаптировать существующие отчёты;
• электронный телефонный справочник – синхронизирован со справочником сотрудников и предоставляет удобный интерфейс доступа к различной информации о сотрудниках;
• Web-доступ для поиска и просмотра документов – подсистема поиска и просмотра входящих, исходящих, внутренних документов, а также заданий и резолюций, зарегистрированных в приложении «Административное делопроизводство», с помощью web-доступа.

     Сервер DocsVision представляет собой сервер хранилища  данных, построенный на основе сервера  баз данных Microsoft SQL Server и веб-сервера Microsoft IIS и предназначенный для  хранения информации и обработки  запросов на выборку данных;

     Клиент DocsVision интегрирован в Microsoft Internet Explorer и  состоит из ядра и набора управляемых  им карточек. Ядро клиентской части  – Менеджер объектов – обеспечивает поддержку сессий пользователей, передачу данных между клиентской частью и сервером хранилища, загружает и запускает карточки, а также предоставляет им стандартные интерфейсы для выполнения различных функций.  

     3.3 Опыт некоторых госструктур в  автоматизации делопроизводства  и внедрении СЭД

       На основании изучения специализированной прессы (журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера») можно убедиться в том, что многие организации, особенно государственные структуры, активно осуществляют автоматизацию делопроизводства и внедряют системы электронного документооборота (СЭД).

     Министерство  Экономического Развития и Торговли Российской Федерации, к примеру, разрабатывает  собственную СЭД. Создана база, основным элементом которой является уникальная локальная сеть, объединяющая все  территории, на которых расположено  Министерство.

     Развернут и успешно функционирует мощнейший  электронный почтовый сервер, число  абонентов которого превышает 2000 человек. В рамках локальной сети создан ведомственный  информационный портал, создающий возможность  открытого доступа (в рамках министерства) к различным базам данных, статистике, обзорам, анализам и электронной  библиотеке документов. Все структурные  подразделения имеют свой сайт в  этом портале и возможность для  оперативного обмена информацией.

     Министерство  использует систему автоматизированного  делопроизводства при регистрации  документов. Все сведено в единую электронную базу. С помощью компьютера можно узнать, какая корреспонденция  находится на исполнении у того или  иного подразделения; любой сотрудник  имеет доступ к этой системе и  может свободно ей пользоваться.

     Однако  СЭД в Минэкономразвития пока не позволяет полностью реализовать  все задачи электронного документооборота. В ближайшей перспективе планируется  повсеместное использование электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Несмотря на то, что закон  об ЭЦП уже принят, его реализация не везде прописана в подзаконных  актах. Также пока не решен вопрос о постоянном обновлении нормативов на ЭЦП, которые быстро устаревают. Еще одной из проблем внедрения  СЭД является профессиональная и  техническая подготовка сотрудников  Министерства, главной целью здесь  является, по мнению автора статьи (С.В. Кузнецов, руководитель Административного  департамента Министерства), чтобы  сотрудники воспринимали СЭД как  необходимый инструмент, без которого невозможно эффективно работать.

     В системе корпоративного регулирования  ДОУ в Центральном Банке Российской Федерации можно выделить следующие  основные элементы:

• ведомственные акты и распорядительные документы;
• организационно-методическое руководство и система информационного обеспечения;
• работа с персоналом и корпоративная культура.

     Информационно-технологическую  основу корпоративного регулирования  ДОУ в Банке России составляет Система автоматизации документооборота и делопроизводства (САДД), внедренная в центральном аппарате Банка (1997 г.), во всех территориальных учреждениях  Банка (78 главных управлений и национальных банках), а также в 9 организациях при Банке (2000 – 2001 гг.). Кроме того, внедрена автоматизированная технология в расчетно-кассовых центрах.

     Во  всех территориальных учреждениях  Банка России не только используется единый территориальный программный  продукт для автоматизации работы с документами, но и контролируется соблюдение единых нормативных требований и применение типовых классификаторов (справочников).

     Опыт  нормативно-методического регулирования  САДД Банка России (в нормативных  актах, справочных и методических материалах, должностных инструкциях) показал  необходимость издания специальных  документов по регламентации документационных процессов. В ЦБ РФ таким документов является «Регламент работы с документами  в системе автоматизации документооборота и делопроизводства». На его основе разработаны подобные регламенты для  каждого подразделения Банка, осуществляющего  эксплуатацию САДД.

     Совет Федерации РФ прошел при внедрении  системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота следующие  этапы:

• изучение теоретических аспектов автоматизации;
• системный анализ существующего порядка работы с документами;
• создание проекта системы делопроизводства и электронного документооборота, в котором прописаны цели, задачи, функции и структура информационной системы как в целом, так и для каждого участка отдельно;
• на основании вышеуказанного проекта – поиск готовой системы автоматизации делопроизводства на рынке отечественных и западных производителей.

     В настоящее время в Совете Федерации  функционирует система автоматизированного  делопроизводства и электронного документооборота «Дело–ТСФ». Пользователи системы, выполняющие  только операции поиска информации о  документах и их образах, могут быть подключены в режиме Intranet (локальная  сеть). Пользователь системы в любой  момент может получить полную информацию о состоянии, истории движения и  исполнения документов.

     Система защищена от несанкционированного доступа, в ней содержится 3 % информации с  грифом «Для служебного пользования», персональные данные.

     Проблемы, с которыми сталкивается Совет Федерации  при автоматизации делопроизводства и внедрении новых стандартов:

• проблема в сфере привлечения административного ресурса;
• трудности в области организации учебы и консультаций, недостаточный уровень компьютерной грамотности персонала;
• противоречия в управлении человеческим фактором;