Организация работы с документами ограниченного распространения

1.Организация работы с документами  ограниченного распространения

К документированной служебной  информации ограниченного распространения  относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

Необходимость присвоения документам грифа «Для служебного пользования» (в дальнейшем «ДСП») определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим  или утверждающим документ, в соответствии с «Перечнем видов служебной  информации, которую необходимо относить к разряду ограниченного распространения» (утверждается руководителем организации).

Документированная служебная информация, содержащаяся в подготавливаемых организацией проектах указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений  и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также других служебных  документах, не подлежит разглашению. Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот. - М.: ЭКСМО, 2005.с. 177

К документированной служебной  информации ограниченного распространения  не могут быть отнесены:

ѕ акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

ѕ сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

ѕ описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

ѕ порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

ѕ решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

ѕ документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

Руководители структурных подразделений  учреждений, организаций, предприятий  и т.д., принявшие решение об отнесении  документированной служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность  за обоснованность принятого решения  и соблюдение ограничений, а также  за обеспечение защиты носителей  информации ограниченного распространения  и использование средств оргтехники при подготовке этих документов.

Документированная служебная информация ограниченного распространения  без санкции руководителя организации  или его заместителей не подлежит разглашению (распространению).

За разглашение документированной  служебной информации ограниченного  распространения, а также нарушение  порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник  организации может быть привлечен  к дисциплинарной или иной предусмотренной  законодательством ответственности. Ларин М.В., Сокова А.Н. Оформление служебных документов. - М., 2006.с. 216

Контроль за осуществлением учета, размножения, хранения и использования документов, дел и изданий с грифом «Для служебного пользования» возлагается на канцелярии или другие подразделения, выполняющие такие функции (общие отделы, секретариаты и т.п.).

Сотрудники организаций, имеющие  отношение к работе с документами, делами и изданиями «Для служебного пользования», должны быть в обязательном порядке ознакомлены с инструкцией, устанавливающей порядок работы с документированной информацией  ограниченного распространения  в организации.

Сотрудникам (исполнителям), работающим с документами и изданиями  «Для служебного пользования», запрещается  сообщать устно или письменно  кому бы то ни было сведения, содержащиеся в этих документах и изданиях, если это не вызывается служебной необходимостью.

Прием и учет (регистрация) документов и изданий «Для служебного пользования» осуществляется теми же структурными подразделениями организации, которым  поручен учет несекретной документации.

Вся поступающая в организацию  корреспонденция «Для служебного пользования» принимается и вскрывается сотрудниками, которым поручена работа с этими  материалами. При этом проверяется  количество листов и экземпляров  документов и изданий, а также  наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов «Для служебного пользования» или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю. Инструкция о порядке обращения с документированной служебной информацией ограниченного распространения в организациях, учреждениях, предприятиях / Главгосэкспертиза России, Москва, 2000

Ошибочно поступившие документы  и издания «Для служебного пользования» возвращаются отправителю.

В нерабочее время документы  и издания «Для служебного пользования» принимаются дежурными по организации, которые, не вскрывая эту корреспонденцию, передают ее работникам службы документационного  обеспечения.

Запрещается доставлять в нерабочее  время материалы «Для служебного пользования» в организации, не имеющие  постоянных дежурных.

Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания «Для служебного пользования». Такие документы учитываются  по количеству листов, а издания (книги, журналы, брошюры) - по экземплярам.

Документы с грифом «ДСП» учитываются  отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких  документов, разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие. - М.: ЮНИТИ, 2006.с. 314 При этом в карточке (журнале) к  регистрационному номеру документа  проставляется отметка «ДСП».

Требование однократности регистрации  распространяется и на документы  и издания «Для служебного пользования».

Учет документов и изданий «Для служебного пользования» ведется на карточках или в журналах. Допускается  регистрировать документы с грифом «ДСП» с помощью устройств  электронно-вычислительной техники.

Движение документов и изданий  «Для служебного пользования» должно своевременно отражаться в журналах или на карточках.

На каждом зарегистрированном документе, а также на сопроводительном письме к изданиям «Для служебного пользования» проставляется штамп, в котором  указываются наименование организации, регистрационный номер документа  и дата его поступления.

Тираж издания «Для служебного пользования», полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером в  «Журнале учета и распределения  изданий».

Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номером этого документа (издания), о чем делается отметка на размножаемом документе (издании) и в учетных  формах. Нумерация дополнительно  размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

Документы с грифом «ДСП»:

ѕ печатаются специалистом службы документационного обеспечения организации (управление делами, общий отдел, канцелярия и т.п.), ответственным за подготовку документов с грифом «ДСП», допускается использование персональной компьютерной техники, при этом работа выполняется только с использованием сменных магнитных носителей (дискет). Указанные дискеты хранятся у специалиста, ответственного за работу с документами с грифом «ДСП»;

ѕ печатаются с указанием на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона. Указываются также наименование файла, дата печатания, инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ. Подписанные документы (вместе с черновиками) передаются для регистрации специалисту службы документационного обеспечения организации, осуществляющему их учет;

ѕ передаются специалистам структурных подразделений организации под расписку. Передача документов с грифом «ДСП» и дел, содержащих такие документы от одного специалиста другому, осуществляется только с разрешения руководителя структурного подразделения организации;

ѕ пересылаются сторонним организациям фельдъегерской службой, спецсвязью или заказными или ценными почтовыми отправлениями;

ѕ не могут передаваться по незащищенным каналам компьютерно-модемной, факсимильной и телеграфной связи, а также по электронной почте.

Отпечатанные и подписанные  документы «Для служебного пользования» вместе с их черновиками и вариантами передаются для регистрации специалисту, осуществляющему их учет. Черновики  и варианты уничтожаются этим сотрудником  с подтверждением факта уничтожения  записью на копии исходящего документа: «Черновик (и варианты) уничтожены. Дата. Подпись». Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие. - М.: ЮНИТИ, 2006.с. 315

На исходящих документах (в необходимых  случаях и на их проектах), содержащих документированную служебную информацию ограниченного распространения, гриф «ДСП» и номер экземпляра проставляются  в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном  листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

При необходимости направления  документов с грифом «ДСП» нескольким адресатам, составляется указатель  рассылки, в котором проставляются  номера экземпляров отправляемых документов всем адресатам.

Указатель рассылки подписывается  исполнителем, руководителем структурного подразделения организации, готовившего  документ (предварительно согласованный  с соответствующим заместителем руководителя организации).

Размножение документов и изданий  с грифом «Для служебного пользования» осуществляется только с письменного  разрешения руководства организации  и под контролем службы документационного  обеспечения организации. Учет размноженных документов осуществляется по экземплярам.

Документы и издания «Для служебного пользования», полученные от сторонних  организаций, могут быть размножены только с их согласия.

Отправляемые документы, дела и  издания «Для служебного пользования» должны быть помещены в конверты либо упакованы. Запрещается использовать конверты с прозрачными «окошками» для пересылки этих документов.

На упаковке (конверте) указываются  адреса и наименования получателя и  отправителя, номера вложенных документов с добавлением отметки «ДСП», например:

ПОЛУЧАТЕЛЬ: 121010, Москва, К-10, Организация  п/я У-087, № 378/ДСП, № 456/ДСП.

ОТПРАВИТЕЛЬ: 252898, г. Воронеж, ул. Кирова, д. 2. Инструкция о порядке обращения  с документированной служебной  информацией ограниченного распространения  в организациях, учреждениях, предприятиях / Главгосэкспертиза России, Москва, 2000

Запрещается указывать фамилии  и должности руководителей и  сотрудников, а также наименования структурных подразделений организации  на упаковке документов и изданий  «Для служебного пользования».

Документы с грифом «Для служебного пользования» после исполнения группируются в дела. Порядок их группировки  предусматривается номенклатурами дел несекретного делопроизводства.

В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все справочные картотеки и журналы на документы  и издания с грифом «Для служебного пользования».

Документы с грифом «Для служебного пользования» в зависимости от производственной необходимости допускается группировать в дела отдельно или вместе с другими  несекретными документами по одному и тому же вопросу.

В случаях, когда в организации  образуется большое количество одних  и тех же видов документов и  дел (приказы, инструкции, сводки и т.д.) с грифом «Для служебного пользования» и без этого грифа, целесообразно  предусматривать их обособленное формирование в дела. При этом в графе номенклатуры «Индекс дела» к номеру дела с документами «Для служебного пользования» добавляется отметка «ДСП».

При включении документа с грифом «Для служебного пользования» в дело с несекретными документами, не имеющими аналогичного грифа, данное дело получает гриф «Для служебного пользования» и  соответствующее уточнение вносится в номенклатуру дел текущего года.

В организациях, в деятельности которых  образуется небольшое количество документов «Для служебного пользования», номенклатурой  дел может быть предусмотрено  заведение одного дела, которое именуется  «Документы «Для служебного пользования». Срок хранения такого дела не устанавливается, а в соответствующей графе  номенклатуры дел проставляется  отметка «ЭК» (экспертная комиссия). Инструкция о порядке обращения с документированной служебной информацией ограниченного распространения в организациях, учреждениях, предприятиях / Главгосэкспертиза России, Москва, 2000

По окончании делопроизводственного  года дело «Документы «Для служебного пользования» просматривается экспертной комиссией полистно и, в случае необходимости, принимается решение о перегруппировке  документов. Содержащиеся в деле документы  постоянного срока хранения группируются в отдельное дело (дела), которое  получает самостоятельный заголовок  и дополнительно включается в  номенклатуру дел.

Если в дело «Документы «Для служебного пользования» включены документы только временных сроков хранения, оно может  не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается по максимальному  сроку хранения содержащихся в нем  документов. Отметка «ЭК» в графе номенклатуры дел «Срок хранения» зачеркивается и заменяется уточненным сроком хранения.