Особенности подготовки и оформления организационных документов

Адрес телеграммы печатается отдельной строкой. При  адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем. Текст телеграммы должен содержать конкретную информацию, отражающую существо сложившейся ситуации, и печатается в двух экземплярах на одной стороне листа прописными буквами через два интервала без переноса слов, абзацев, союзов, предлогов (если при этом не искажается содержание) и без исправлений. Знаки препинания пишутся полными или сокращенными словами: точка - тчк, запятая – зпт, двоеточие – двтч, скобка – скб, кавычки – квч. Словами указываются следующие знаки: «№» - номер, «+» - плюс, «-» - минус, «!» - знак восклицательный, «?»- знак вопросительный, «%» - процент. Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Проценты обозначаются следующим образом: 42 зпт 4 процента. Конец текста телеграммы заканчивается точкой «тчк». Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрами, так как в конце текста отделом документационного обеспечения проставляется регистрационный номер. После исходящего номера телеграммы с новой строки указываются должность и подпись. В нижней части телеграммы под чертой указываются обратный телеграфный адрес организации; должность и фамилия лица, пописавшего телеграмму; дата отправки, фамилия и номер телефона исполнителя.

Текст ответной телеграммы начинается с указания исходящего номера телеграммы, на которую дается ответ, без добавления слов «номер», «Ваш», «На ваш». Визирование телеграмм аналогично визированию писем. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца.

Телеграммы с  одним и тем же текстом и  подписью, адресованные в несколько  пунктов и адресов, и подписываются  в одном экземпляре. На экземпляре, оставшемся в организации, указываются  все адреса и прилагается список адресатов.

2. Передача оперативной  информации в организации, имеющие  телексную связь, осуществляется  в виде телетайпограмм.

Требования к  оформлению и написанию реквизитов телетайпограммы (адресат, текст, подпись, номер, наименование и адрес организации) аналогичны требованиям, предъявляемые к телеграммам. Частью реквизита «Адресат» телетайпограммы является номер телетайпа, принадлежащего адресату. Телетайпограммы должны содержать не более 30-40 слов. Визирование и подписание телетайпограммы аналогично визированию писем.

Телетайпограммы сдаются на телетайп в одном экземпляре независимо от числа абонентов с приложением списка абонентов.

Исходящие телетайпограммы регистрируются оператором в журнале и подшиваются в дело. Исполнитель получает копию телетайпограммы, на которой оператором проставляется отметка о времени и дате передачи сообщения.

3. Факсимильная  связь обеспечивает передачу  информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки,  чертежи, фотографии и т.д.) и  прием этой информации в виде  копии факсимиле. Отправляемые  документы должны быть выполнены  черным цветом, иметь четкое и  контрастное изображение Объем  передаваемого документа не должен  превышать пяти листов. На передаваемом  документе в верхнем правом  углу проставляется отметка «Факс  с досылкой» или «Факс без  досылки». Документ, принятый по  факсимильной связи, не имеет  юридической силы, за исключением  случаев, предусмотренных п.2.2 настоящей  Инструкции.

В нижнем левом  углу лицевой стороны последнего листа документа указываются  фамилия и номер телефона исполнителя.

Подписанный документ регистрируется (проставляются исходящий  номер и дата). После этого документ поступает к оператору для  передачи. Тексты документов с пометкой «Для служебного пользования» передавать запрещается.

Документы, предназначенные  для отправки, полежат обязательному  учету в журнале. После передачи информации подлинники документов возвращаются исполнителю с отметкой о времени  отправки.

Поступившие в организацию факсограммы подлежат обязательному учету в журнале. Принятые факсограммы доставляются по назначению под расписку в день приема, срочные – немедленно.

4. Телефонограммы  используются для оперативного  решения вопросов а случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документально оформления. Текст телефонограммы передаются устно по каналам телефонной связи, записывается (печатается) получателем и должен включать не более 50 слов.

Требования к  изложению текста телефонограмм  аналогичны требованиям к изложению  телеграмм и телетайпограмм.

Телефонограмма  составляется в одном экземпляре и подписывается лицом. От имени которого она предлагается. Подписанные телефонограммы регистрируются; после передачи на них проставляется дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего. Датой телефонограммы является дат ее передачи. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием и номеров телефонов. Переданные телефонограммы подшиваются в хронологическом порядке в отдельное дело. Если телефонограммой подтверждается исполнение какого-либо документа, то ее копия приобщается к этому документу.

Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что  и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует.

Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется в следующими реквизитами: исходящим  регистрационным номером отправляемой телефонограммы; должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму; входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Принятые телефонограммы печатаются в двух экземплярах: первый экземпляр передается руководству  организации на рассмотрение, второй – подшивается в дело входящих телефонограмм. После исполнения первый экземпляр телефонограммы с отметкой о выполнении поручения руководства  подшивается в дело по вопросному принципу в соответствии с номенклатурой  дел.

5. Исходящие  телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы подписываются руководством организации. Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам телексной и факсимильной связи, правильность оформления документов к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.

6. Срочные документы,  потупившие из вышестоящих органов,  доводятся до исполнителей в  день получения в виде телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы, с последующей досылкой самого документа.

7. Сообщения,  передаваемые электронной почтой (ЭП) (E-mail).

Электронными  сообщениями (письмами) называются документы, предаваемые по каналам ЭП, которая позволяет осуществлять обмен данными между средствами ЭВТ, анализ, обработку, хранение получаемых и отправленных сообщений.

Адресат ЭП получает изображение документа (электронного сообщения) на экране ЭВМ или в  виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера).

В системе ЭП предусмотрены следующие операции с письмами: поиск, копирование, отбор  по заданному критерию.

Электронное сообщение  состоит из адреса или нескольких адресов получателей; заголовка, содержащего  служебную информацию; текста. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение 

Делопроизводством называется отрасль деятельности человека по разработке и оформлению официальных  документов, организации их движения, учета и хранения.

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с  созданием документов, называется документированием. Вопросы движения и учета документов определяются понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относят к архивному  делу. Поскольку управленческая деятельность человека осуществляется с применением  различного рода документации, делопроизводство в настоящее время именуют  также документационным обеспечением управления (ДОУ).

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка  работы с документами в структурных  подразделениях возлагается на руководителя организации или предприятия. Деятельность организации или предприятия  обеспечивается системой взаимоувязанной  управленческой документацией. Ее состав определяется компетенцией, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей данной организации с  вышестоящими организациями, с органами законодательной и исполнительной власти, с подчиненными и сторонними организациями, с физическими лицами.

Непосредственное  ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена  ответственность за делопроизводство, учет и сохранность документов на предприятии.

За последнее  десятилетие в связи с развитием  рыночных отношений в России появился устойчивый спрос на автоматизацию  работы с документами в организации  бизнеса. Огромный потенциальный спрос  на программы и услуги в области  автоматизации делопроизводства вызван целым рядом причин.

С документами  работают абсолютно все организации  и большое количество частных  лиц.

Практически каждая организация сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об автоматизации: документы  теряются, не контролируются и т. д.

За счет улучшения  ведения делопроизводства предприятия  и организации получают реальный шанс улучшить качество своего управления, что является одной из актуальнейших  задач современной российской экономики.

Секретари и  лица, отвечающие в организациях за ведение делопроизводства часто стремятся повысить свою квалификацию.

Возросли запросы  пользователей на усовершенствованные  программы автоматизации делопроизводства, способные интегрироваться с  многочисленными автоматизированными  рабочими местами, информационными  и прикладными системами.

Сегодня совершенствование  управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации  и эффективности управленческого  труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство. Порой руководителями служб делопроизводства становятся люди слабо подготовленные, от чего страдают все работники учреждений. Часто секретарей-референтов обучают на краткосрочных курсах, по различным учебникам, с использованием устаревших нормативных документов и разным их толкованием, что, конечно, не способствует повышению уровня делопроизводства. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованной литературы 

Татарников М.А. Делопроизводство в учреждениях  и на предприятиях, организациях. –  М.:ИНФРА-М, 2006.208с.

Веселов П.В. Современное  деловое письмо в промышленности. М., 2004.

Кирсанова М.В. Современное  делопроизводство: Учеб. Пособие. –  М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское  соглашение 2008.

ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации, Требования к оформлению документов». Постановление Госстандарта России от 03.03.2003 №65-ст.

Кирсанова М.В., Аксенов Ю.В.Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: Учеб. Пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение 2008.