Отдел кадров и кадровая документация на предприятии

     Взаимоотношения (служебные связи) указывается, с  какими подразделениями и по каким  вопросам служба взаимодействует. Например, служба кадров взаимодействует со всеми структурными подразделениями организации по вопросам комплектования и движения кадров.

     С бухгалтерией служба кадров постоянно  контактирует по вопросам оплаты труда  и обязана представлять копии  приказов о зачислении, увольнении, переводе, отпуске, командировании, поощрении, так как на их основе производится расчет и выдача причитаемых работнику на должности, связанные с материальной ответственностью, заключения договоров и т.п.

     Кадровая  служба постоянно взаимодействует  с юридической службой или  юрисконсультантом по всем сложным вопросам трудовых взаимоотношений. Тесная связь существует и со службой делопроизводства по всем вопросам документирования и организации работы с документами. Внедрение компьютерных технологий требует постоянного взаимодействия с отделом автоматизации. Как и все другие структурные подразделения, служба кадров взаимодействует с хозяйственным отделом.

     Помимо  внутренних связей, кадровая служба постоянно  контактирует с военкоматами, отделами социального обеспечения, служба занятости, миграционными службами и т.д. Все эти связи фиксируется в Положении, и наглядно отражают информационно-документационные потоки.

     Даже  краткое изложение содержания Положения  о службе кадров показывает важность этого документа, четко расписывающего порядок работы подразделений. Это документ сложный, многопрофильный. Чем тщательнее, детальнее он разработан, тем четче строится и легче организуется в дальнейшем работа подразделений¹⁴.

     Таким образом можно сказать, что кадровая служба является одним из важнейших структур на предприятии. Без правильного подобранного персонала организация не будет производить качественную работу, а современной работе это очень важно.

      Глава 2 Кадровая документация в организации

     Основные задачи кадровых документов, примеры которых приведены ниже.

1. Документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя.
2. Построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства.
3. Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей, (например, должностные инструкции регламентируют, чем конкретно должен заниматься каждый работник, его круг прав, обязанностей, объем ответственности).
4. Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны, кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой – направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.
5. Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам. Так, например, Судебная коллегия по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации в своем Определении от 13 апреля 2004 года по делу №35-Г04-5 признало решение областного суда о восстановлении истицы на работе, об оплате времени вынужденного прогула и компенсации морального вреда правомерным. Увольнение истицы было признано не законным, поскольку доказательств того, что истице вменялись обязанности по работе со сведениями, составляющими государственную тайну, ответчиком - организацией представлено не было. Исход дела мог быть другим, если бы организация документально закрепила такую обязанность для работника в тексте трудового договора или должностной инструкции.

     Однако, это далеко не все. Главное значение кадровой документации - придание трудовым отношениям большей прозрачности. Вся система кадровой документации устанавливает определенные «правила игры», при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персонала. Она необходима не только работодателю, но и самому работнику. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений¹⁵.

     Правильное  ведение кадрового делопроизводства очень важно так, как оно позволяет решать сразу несколько задач. При неверном оформлении одного из пункта смысл может потерять весь документ. Правильность оформление документа взаимовыгодна сотруднику и администрации.

     2.1 Задачи и основные виды кадровой документации

     Следует отметить, что кадровые документы  реализуют не только основную функцию управления, но и целую систему функций, что связано с полу функциональностью кадрового документа.

     Классификацию кадровой документации можно разделить на два пункта это локальные нормативные акты и документы по личному составу.

     Локальные нормативные акты- документы, разрабатываемые для регламентации трудовых отношений в данной организации и установления работодателем условий труда в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором и соглашениями.

     Документы по личному составу- документы, создаваемые в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом¹⁶.

     В последнее время прослеживается тенденция обновления содержания традиционных кадровых документов. Например, все чаще автобиография заменяется резюме. Особенностью данного документа является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном порядке, начиная с настоящего момента. В резюме соискателем могут быть указаны любые дополнительные сведения о профессиональных навыках, дополнительных специальностях, предполагаемом заработке.

     К документации по личному составу  условно можно отнести и личные доверенности, которые выдаются от лица работника (доверителя), на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями.

     К документам по личному составу относятся  и те, которые входят в личное дело, а также трудовые книжки работников.

     Создание  кадровых документов на основе межсистемной унификации позволяет не только раскрыть ее возможности, но и создать в будущем единую оптимальную систему документации по кадрам.¹⁷

     2.2. Правила оформления и составления кадровых документов

     Штатное расписание утверждается в начале работы организации и в дальнейшем действует  бессрочно. Существует унифицированная форма штатного расписания N Т-3, утвержденная Постановлением Госкомстата России N 1¹⁸. При необходимости в штатное расписание может вноситься неограниченное количество дополнений, утверждаемых приказом руководителя. В Трудовом кодексе прямо не сказано о необходимости наличия этого документа. Однако вывод об обязательности штатного расписания можно сделать на основании ст. 15 ТК РФ, согласно которой трудовые отношения подразумевают работу по должности в соответствии со штатным расписанием, а также ст. 57 ТК РФ, согласно которой обязательной для включения в содержание трудового договора является трудовая функция, определяемая также в соответствии со штатным расписанием. Кроме того, штатное расписание неоднократно упоминается в перечне документов, проверяемых сотрудниками ПФР (Постановление Правления ПФР N 11п.)¹⁹

     Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя о приеме на работу (форма N Т-1, утвержденная Постановлением Госкомстата России N 1), изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию указанного приказа (распоряжения). При приеме на работу работодатель должен ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором. Приказ следует довести до сведения структурных подразделений работодателя. Именно данный документ является основанием для предоставления работнику рабочего места, закрепления за ним необходимого имущества работодателя, ознакомления его с внутренними документами, деловой перепиской и т.д. Проект приказа о приеме на работу готовится одновременно с трудовым договором. Срок хранения приказов по личному составу, кроме приказов о предоставлении отпусков и командировании сотрудников (они хранятся 3 года), и личных карточек составляет 75 лет.

     График  отпусков утверждается работодателем  с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии последнего) не позднее  чем за две недели до наступления  календарного года (ст. 123 ТК РФ). Существует унифицированная форма графика отпусков N Т-7, утвержденная Постановлением Госкомстата России N 1. Применяется она для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это.

     Табели  учета рабочего времени фиксируют  рабочее время каждого работника  за месяц при работе с гибким графиком в целях суммированного учета  рабочего времени (формы N Т-12 и N Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата России N 1). Табель учета рабочего времени обычно содержит табельный номер каждого работника, его фамилию, имя и отчество, сведения о рабочем времени за каждое число месяца. Он ведется табельщиком или ответственным за табель лицом, которое назначается приказом руководителя. Служит для кадрового контроля и оплаты труда в бухгалтерии учреждения.

     2.3 Ответственность за нарушение правил работы с кадровой документацией

       По статистике в сфере нарушений законодательства о труде лидируют нарушения, которые квалифицируются как отсутствие в организации положения по защите персональных данных (обязанность работодателя по установлению порядка хранения и использования персональных данных указана в ст. 87 ТК РФ) либо неознакомление с ним всех работников под роспись (п. 8 ст. 86 ТК РФ). Помимо ТК РФ, есть еще два нормативных документа, которые обязывают работодателей утвердить указанное положение: Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Закон N 152-ФЗ. Персональные данные - это любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация (п. 1 ст. 3 Закона N 152-ФЗ). Формально даже разглашение информации по телефону о том, кто работает в организации, содержащей фамилии работников или номера личных телефонов, является нарушением норм законодательства о защите персональных данных. Такой факт может стать причиной для увольнения за разглашение персональных данных другого работника (пп. "в" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Положение по защите персональных данных не имеет унифицированной формы. При составлении в него могут быть включены следующие разделы: понятие и состав персональных данных; обязанности и права работника и работодателя; сбор, обработка и хранение персональных данных; доступ и передача персональных данных; защита персональных данных работника; ответственность за разглашение информации.

     Представленный  перечень кадровых документов не является исчерпывающим, поскольку в процессе установления трудовых отношений у  работодателя может возникать обязанность  оформления иных документов, например, свидетельства государственного пенсионного страхования для работника, поступающего на работу впервые, должностных инструкций работников, графика сменности работников (если работа носит сменный характер) и т.д.

     В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д. В качестве обязательных реквизитов документов по кадрам выступают наименование организации - автора документа; код организации - автора документа; наименование вида документа или унифицированной формы; код формы; дата; регистрационный номер; заголовок к тексту; текст; подпись; визы согласования; отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Наименование организации, отраженное в кадровых документах, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении) организации, причем располагают его ниже наименования на русском языке. Код организации - автора документа проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

     Справочные  данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факса, телефакса, счет в банке, адрес  электронной почты и др.). Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением) организации. Датой документа является дата его подписания или утверждения. Она оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой. Например, дату 5 января 2000 г. следует оформлять так: 05.01.2000. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 5 января 2002 г.

     Регистрационный номер документа состоит из его  порядкового номера, который можно  дополнять по усмотрению организации  индексом дела по номенклатуре дел, информацией  о корреспонденте, исполнителях и  др. Ссылка на регистрационный номер  и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации", с учетом принятого административно-территориального деления. Данный реквизит включает только общепринятые сокращения. Гриф ограничения доступа к документу (конфиденциально, для служебного пользования и др.), отметку о статусе документа (копия, проект и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа. Гриф ограничения доступа можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации ограниченного доступа. В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.