Понятие делопроизводства. Системы делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная)

– 1-я  категория – учреждения с объемом  документооборота свыше 100 тысяч документов в год;

– 2-я  категория – учреждения с объемом  документооборота от 25 тысяч до 100 тысяч  документов в год;

– 3-я  категория – учреждения с объемом  документооборота от 10 тысяч до 25 тысяч  документов в год;

– 4-я  категория – учреждения с объемом документооборота до 10 тысяч документов в год.

Так, согласно вышепредставленной классификации, было установлено, что если объем документооборота учреждения составляет более 10 тысяч  документов в год, то для эффективной организации работы с документами необходимо создание службы делопроизводства (или службы ДОУ) как отдельного подразделения. Несмотря на то, что данный метод установления организационной структуры службы ДОУ был предложен более 30 лет назад, в целом он применим и сегодня. Так, например, Бобылева М.П. в своей книге «Эффективный документооборот: от традиционного к электронному» предлагает следующее развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота (см. Приложение 1).9

Функции структурных подразделений представлены в Приложении 2. 

4. Системы делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная)

     При создании службы ДОУ необходимо решить следующие вопросы:

• выбор оптимальной организационной формы делопроизводства;
• разработка организационно-функциональной структуры службы делопроизводства и выбор её конкретного наименования;
• разграничение функций, обязанностей, прав и ответственности между отдельными структурными подразделениями службы делопроизводства и работниками и их закрепление в соответствующих организационно-правовых документах;
• нормирование труда работников службы делопроизводства;
• определение численного и должностного состава службы делопроизводства;
• выбор оптимальной технологии работы с документами и закрепление её в инструкции по делопроизводству;
• рациональная организация рабочих мест и создание благоприятных условий труда;
• повышение квалификации работников и культуры работы с документами.

     Организационная форма делопроизводства обычно зависит от масштабов учреждения, территориального размещения его структур и может быть централизованной, децентрализованной и смешанной.

     Централизованная  форма — это выполнение всех технологических  операций по работе с документами  одним специализированным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел) или секретарем фирмы. В этом случае полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания и до сдачи в архив выполняется в одном месте: приём и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, составление и ведение номенклатуры дел, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для передачи в архив организации. 10

     К преимуществам централизованной формы  организации делопроизводства относится  возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию  и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность  поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.11

     Полную  централизованную обработку документов возможно осуществить лишь в небольших организациях, объём документооборота в которых не превышает примерно 10 тыс. документов в год.

     Децентрализованная  форма организации документационного  обслуживания предполагает создание в  каждом структурном подразделении организации собственной службы ДОУ. Такая служба независимо от центральной службы делопроизводства выполняет всю работу с документами: регистрирует, систематизирует и хранит документы данного структурного подразделения. Эта форма используется в организациях, аппарат которых территориально разобщён. Её рекомендуется применять в организациях, документирование деятельности которых требует особенно тщательной защиты информации. При децентрализованной форме структурные подразделения получают корреспонденцию в запечатанных конвертах, распечатывают их, регистрируют и выполняют все действия по обработке поступающей, отправляемой и внутренней документации, заканчивая все действия подготовкой и передачей документов в архив организации.

     Самая распространенная форма организации работы с документами — смешанная. При этом часть операций (например, приём и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) выполняется центральной службой делопроизводства, а в структурных подразделениях выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их обработке перед сдачей в архив.

     Вариантом смешанной формы является такая  организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль за их исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в службе ДОУ), а для других — децентрализовано (в структурных подразделениях). Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы — по месту их создания. Например, в бухгалтерии — бухгалтерские документы, в отделе кадров — документы по личному составу и т. д. 12

     Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.

     Наиболее  рациональной формой организации отдельных  делопроизводственных процессов и  операций является централизация, поскольку она позволяет:

     - снизить стоимость делопроизводственных операций;

     - улучшить организацию труда делопроизводственного  персонала и, в частности, внедрить  его нормирование;

     - обеспечить специализацию и взаимозаменяемость  работников;

     - использовать прогрессивные и  производительные технические средства;

     - обеспечить единство организационного  и методического руководства.

     В современных условиях полностью  централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

     В небольших учреждениях, не имеющих  общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.13

     В каждой конкретной организации выбор той или иной организационной формы работы с документами осуществляется ее руководством и самой службой ДОУ. Выбранная форма работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству. 

     Заключение 

     Во  многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация работы с документами – это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом.

     Поскольку служба ДОУ фактически управляет  документацией и документационными  потоками всей организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной  численностью (это может быть 2–3 чел.). При этом служба ДОУ должна подчиняться непосредственно руководителю организации или его заместителю.

     В пункте 5.1 пятого раздела Государственной  системы документационного обеспечения  управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г., закреплено следующее положение: «Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации».

     Такое место службы ДОУ в структуре организации можно объяснить следующими причинами:

     1. Представляя самостоятельное структурное  подразделение и непосредственно  подчиняясь руководству организации,  служба ДОУ будет иметь больше  компетенции. А это, в свою  очередь, позволит организовать более эффективную работу с документами.

     2. Специалистам и руководителю  службы ДОУ приходится непосредственно  работать с руководством организации:  решать вопросы рассмотрения  входящих документов, контролировать  исполнение документов, обобщать результаты контроля исполнения документов и докладывать о них руководству организации, вести информационно-справочную работу по документам и т.д. 14 

      Список литературы и источников 

1. Андреева В.И. Делопроизводство - 8-е изд., Изд-во Интел-Синтез, 2001. – 192 с.

2. Березина Н.М.  Современное делопроизводство/ Л.  Лысенко, Е.П. Воронцова.- Изд-во  Питер, 208. – 224 с.

3. Бобылева М.П.  Эффективный документооборот: от  традиционного к электронному, Изд-во  МЭИ, 2004. – 172 с.

4. Каменева Е.М. Служба ДОУ: наименование, структура и определение Численности / Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2006. - №7 // delo-press.ru.

5. Удовик А. В. Организация работы службы документационного обеспечения управления //

6. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001. – с. 6.

7. Янковая  В.Ф. Организация службы документационного обеспечения / Секретарь-референт – 2005. - №1 // www.profiz.ru