Претензиционная документация

2. Документы по внешнеэкономической

деятельности

Документы, относящиеся к внешнеэкономической деятельности организаций, условно можно разделить на три вида.

1. Деловая переписка, которая включает в себя коммерческие письма по самым разным вопросам, начиная с письма-запроса, письма-представления, письма-предложения (оферты) и заканчивая письмами с выражением благодарности или; претензиями.

В настоящее время большое распространение получают факсы, которые еще не имеют определенней формы. Они могут быть оформлены в виде письма, но некоторые организации; уже оформляют их на фирменном бланке, в шапке которого указываются сведения об авторе документа.

2. Документы, оформляющие внешнеторговые сделки. К таким документам можно отнести контракты и документы, сопутствующие заключению контрактов: спецификации, коносаменты, акты и др. документы.

Приведенные в работе виды внешнеторговых контрактов - это типовые формы договоров. В практической деятельности можно встретить различные модификации, связанные с особенностями использования этих типовых форм, или специально разработанные формы контрактов для конкретных ситуаций.

3. Претензионные документы по внешнеторговым сделкам. Претензии предъявляются в определенные международным законодательством сроки в письменном виде с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих юридическую силу.

Все перечисленные документы оформляются по международным стандартам с учетом законодательства и практики той страны, с которой ведутся переговоры. (см. приложение 2)

3. Претензиционная документация

Претензия (рекламация) — это заявление одной из сторон, заключивших соглашение, о том, что другая сторона не выполнила своих обязательств, и требует в связи с этим соответствующего возмещения.

Претензии направляются заказными или ценными письмами, могут быть вручены под расписку.

В претензии указываются:

      Наименования предприятий, учреждений, организаций, предъявивших претензию, а также наименования предприятий, учреждений, организаций, к которым предъявляются претензии, их адреса, номер претензии, дата предъявления;

      Обстоятельства, послужившие основанием для предъявления претензии, доказательства, подтверждающие, изложенные в претензии обстоятельства;

      Сумма требований заявителя и расчет этих требований;

      Претензия должна содержать ссылки на нормативные акты, договор или иные правоустанавливающие документы, а также почтовые, платежные реквизиты заявителя претензии.

К претензии должны быть приложены все необходимые подлинные документы или надлежаще заверенные копии этих документов, о чем указывается в приложении (к претензии, направляемой перевозчику груза, прилагаются только подлинные документы)

Претензия должна быть подписана руководителем или зам. руководителя предприятия, учреждения, организации. (см. приложение 3)

Ответ на претензию дается в письменной форме и подписывается руководителем или зам. руководителя предприятия, гражданином-предпринимателем.

В ответе на претензию указываются:

      При полном или частичном удовлетворении претензии – признанная сумма, номер и дата платежного поручения на перечисление этой суммы или срок и способ удовлетворения претензии, если она не подлежит денежной оценке;

      При полном или частичном отказе в удовлетворении претензии – мотивы отказа со ссылкой на соответствующие законодательство или доказательства, обосновывающие отказ;

      Перечень прилагаемых к ответу на претензию документов, других документов;

При удовлетворении претензии, подлежащей денежной оценке, к ответу на претензию прилагаются поручение банку на перечисление денежных средств с отметкой об исполнении. (см. приложение 4)

При полном или частичном отказе в удовлетворении претензии заявителю должны быть возвращены подлинные документы, обосновывающие отказ, если их нет у заявителя претензии

Ответ на претензию отправляется заказным или ценным письмом, по телефону, телетайпу, а также с использованием иных средств связи, обеспечивающих фиксирование отправления ответа на претензию, либо вручается под расписку.

В случае полного или частичного отказа в удовлетворении претензии или неполучения в срок ответа на претензию заявитель вправе предъявить иск в арбитражный суд.

Заключение

Договор является основой коммерческой деятельности предприятия, с его помощью происходит регулирование отношений между субъектами экономики. К наиболее распространенным видам договоров относятся договоры купли-продажи, поставки, аренды, оказания услуг,  кредита и др.

Правильное оформление договора необходимо для избежания негативных юридических последствий заключения документа. Несмотря на то, что все договоры имеют одинаковый набор обязательных реквизитов (наименования адреса и банковские реквизиты, наименование вида документа, дата, номер, место издания, текст, подписи, печати), каждый документ имеет свои отличительные стороны и их юридические особенности, состоящие в определении предмета договора, наименования сторон и др.

Основные требования к оформлению договоров и претензиционной документации рассмотрены в следующих разделах данной работы:

      Оформление договоров

      Документы по внешнеэкономической деятельности

      Претензиционная документация

Также в работе представлены образцы некоторых договоров, претензий и ответов на них, которые наглядно демонстрируют правила оформления документов.

Список литературы

1.      Андреев С. В. Кадровое делопроизводство (с учетом нового трудового кодекса). – М.: Альфа-Пресс, 2002. – 344 с.

2.      Андреева В. И. Делопроизводство (практическое пособие). – М.: ЗАО «Бизнес-школа», «Интелсинтез», 2001. – 202 с.

3.      Андреева В. И. Делопроизводство в бухгалтерии. – М.: Издательство журнала «Бухгалтерский бюллетень», 1996. – 224 с.

4.      Баскаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей- 2-е издание переработанное и дополненное.//Серия «Учебники и учебные пособия» - Ростов Н/Д: издательство «Феникс», 2001. – 320 с.

5.      Дашков Л. П., Брызгалин А. В. Коммерческий договор. – М.: ИВЦ «Маркетинг», 1995. – 324 с.

6.      Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: учебное пособие. М.: ИНФРА – М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2000. – 287 с.

7.      Корнев И. К., Кудряев В. А. Делопроизводство. Более 120 документов. Образцы, документы. Организация и технология работы. – М.: ООО «ТК Велби», 2003. – 448 с.

8.      Кудряев В. А. И др. Организация работы с документами: учебник. – М.: ИНФРА – М., 1998 – 575 с.

9.      Кузнецова Т. В. Делопроизводство. – М.: Интелсинтез, 2000 – 328 с.

10. Кузнецова Т. В., Санкина Л. В. Делопроизводство: учебник для вузов. – М.: ООО «Юнити – ДАНА», 2000. – 359 с.

11. Павлюк Л. В., Киселева Т. И., Воробьева Н. И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. – С-Пб.: Издательство Торговый дом Гедра, 1999 – 304 с.

12. Печникова Т. В., Печникова А. В. Практика работы с документами в организации: учебное пособие. - М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Издательство ЭКМОС, 1999. – 320 с.

13. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство. - М.: «Издательство ПРИОР» 2000. – 144 с.

14.  Уткин Э.А. Словарь банковских терминов. – М.: АКАЛИС, 1997. – 450 с.

23