Разработка и поставка процессов СМК организации

5.2 Мероприятия проводимые сельскохозяйственным заводом

       Рассматривается целесообразность реализацию предупреждающих мероприятий по следующим направлениям:

6. разработка рекомендаций по перераспределению полномочий и

ответственности стоящего руководства;

7. разработка мероприятий, направленных на изменение мотивации или

возможностей,  не вышедших на смену сотрудников;

8. разработка мероприятий, направленных на устранение возможности

повторного возникновения несоответствий, возникших из-за нарушений качества организации; 

9.  разработка  мероприятий, направленных на  устранение возможности 

повторного возникновения несоответствий, возникших из-за нарушений качества технического и

ресурсного  обеспечения сельскохозяйственного  завода;

10. разработка мероприятий, направленных на привлечение потенциальных

работодателей к устранению возможности повторного возникновения несоответствий, находящихся в сфере их влияния;

11. разработка мероприятий, направленных на привлечение сотрудников к

устранению  возможности повторного возникновения  несоответствий, находящихся в сфере  их влияния;

12. разработка мероприятий, направленных на привлечение вышестоящих по

отношению к машиностроительному заводу организаций  к устранению возможности повторного возникновения несоответствий, находящихся  в сфере их влияния.

       После проведения предупреждающих мероприятий проводится анализ их эффективности в подразделениях. Проведение предупреждающих действий оформляется протоколом несоответствия.

       Информация о результатах анализа эффективности предупреждающих мероприятий доводится руководителем подразделения до уполномоченного по качеству  сельскохозяйственного завода и руководства этого завода, а также до других заинтересованных сторон. При успешном устранении причин несоответствия инициирующие записи погашаются. Производится ознакомление заинтересованных сторон с результатами реализации предупреждающих действий. В случае если эффективность проведенных предупреждающих мероприятий оказалась недостаточной, проводится повторный анализ причин несоответствия, разрабатываются и реализуются дополнительные предупреждающие действия, результаты  которых также подлежат верификации и анализу эффективности.

       

3.    Управление предупреждающими действиями

 

        Стандарт ИСО 9001:2008 предусматривает  два вида направлений, в которых  необходимо двигаться в случае, если на предприятии были обнаружены  несоответствия. Первое – это  предупреждение, второе – предупреждающие  действия.

        На первый взгляд кажется, что  между ними не существует различий. Однако, это не совсем так. Предупреждение  – это мероприятие, которое  направлено на устранение появившегося  отклонения. Предупреждающие действия  же направлены на устранение  причин этого несоответствия.

 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рисунок 5.1 «Предупреждающие действия» 

        Первый этап данной процедуры  требует определения источников  данных о выявленных несоответствиях.  При этом также стоит предусмотреть  наличие механизмов, с помощью  которые можно получить данные  о текущих отклонениях. 
 
 

       
 

     

       
 
 
 
 
 

Рисунок 5.2 «Предупреждающие действия» 

        На втором этапе приходит время  определения необходимости предупреждающих  действий на основании значимости  последствий от выявленных несоответствий. При этом рассчитывается стоимость  устранения причины отклонения  и выясняется вероятность ее  повторного появления.

        Третий этап предусматривает  анализ причин появлений данных  сбоев с помощью групповых  методов, например, «мозгового штурма»,  метода «пять почему», метода  прецедентов, построения диаграммы  Исикавы и других способов.

        Четвертый этап – время предупреждающих  действий. На данном шаге разрабатываются  и внедряются в жизнь мероприятия  по устранению причин несоответствий. Они, как правило, улучшают  функционирование организации в  целом и проводятся в отношении: 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рисунок 5.3 «Предупреждающие действия» 

     Следующий – пятый этап – определяет правила  соотнесения различных отклонений с уровнями улучшений в деятельности предприятия. При этом стоит иметь  в виду, что предупреждающие действия могут затронуть все уровни улучшений  – оперативные, среднесрочные и  долгосрочные. Оперативные улучшения  происходят в рамках отдельных работ, среднесрочные оказывают влияние  на сами процессы или инфраструктуру предприятия, а долгосрочные - на все  процессы, происходящие в организации, а также его инфраструктуру и  сферу производства.

     Завершающий этап. В заключение, в организации  проводятся процедуры анализа эффективности  и результативности осуществленных предупреждающих  действий – для  того, чтобы наглядным образом  подтвердить их пользу и обоснованность затрат на них. Главный критерий результативности предупреждающих действий – отсутствие повторных отклонений от стандарта. 
 
 
 

4.     Оценка результативности эффективности предупреждающих действий

1. Оценка  результативности или эффективности  ПД

проводится  руководителями структурных подразделений  или внутренними

аудиторами (по несоответствиям, выявленным во время  внутреннего аудита).

2. Оценка результативности ПД базируется на сведениях о том,

удалось ли предотвратить нежелательную  ситуацию, повторное появление

несоответствий  и избежать потенциальных несоответствий. Результаты оценки

результативности  ПД фиксируются в протоколах совещаний  руководства сельскохозяйственного  завода.

3. Анализ предпринятых ПД после их реализации осуществляют на

предмет определения их результатов, которые  могут быть выражены:

    - характеристикой динамики уменьшения  числа несоответствий

(положительная  тенденция) или их полным устранением;

  - отношением  потенциальных или фактических  убытков от несоответствия

к затратам на ПД;

- абсолютными  значениями израсходованных ресурсов  на ПД,

выраженными во времени и деньгах;

- другими  формами оценки результатов.

4. В случае установления положительных результатов и эффектов от

проведения  ПД несоответствие/наблюдение считается  закрытым, а

соответствующая документация архивируется.

5. В последнем случае создается новый документ регистрации

несоответствия  с учетом исходных формулировки и информации. При этом все

документы, касающиеся данного несоответствия, объединяются в одно дело.

6. Процессы ПД и оценки результативности могут повторяться

циклически, пока несоответствие и истинная причина  несоответствия не будут

устранены. 
 

5.5  Вывод предупреждающих  действий

         Предупреждающие действия на предприятии – в том случае, если они документированы и хорошо продуманы - важнейшее направление деятельности, улучшающей как функционирование системы менеджмента качества на предприятии, так и развитие всей организации в целом. Благодаря методам анализа причин отклонений, менеджменту рисков, мероприятиям по предупреждению отклонения с учетом измеренных рисков и многим другим достигается высокая конкурентоспособность продукции, повышается репутация компании и ее надежность в глазах как партнеров, так и инвесторов. При внедрении системы менеджмента качества на предприятии в соответствии с ИСО 9001:2008, следует тщательно отнестись к проработке предупреждающие действия  и их обязательному документированию – тогда адаптация СМК будет более легкой и эффективной.

         Предупреждающие действия -  сложная процедура, так как она требует наличия определенных методов управления вероятностными событиями, которые могут возникнуть на предприятии, а могут и миновать. Это работа с рисками, которые всегда присутствуют в любой деятельности, но не всегда осознаются ее участниками. 
 
 
 

6. Документирование  и архивирование

 

     Подлинник документированной процедуры после  окончания срока действия, аннулирования  или замены хранятся у специалиста  по СМК 3 года.

     Записи  по качеству ведутся в соответствии с требованиями документированной  процедуры ДП 5 – 2010 «Порядок управления записями по качеству». 
 
 
 
 
 

7   Порядок внесения изменений 
 

        Координационный совет по мере необходимости пересматривает ДП 5 – 2010 на соответствие требованиям СМК.

        По итогам рассмотрения Координационный совет может принять решение о продлении действия ДП 5 – 2010 без изменений. В этом случае срок хранения данной ДП продлевается до момента следующих изменений, для чего Координационный совет делает запись в листе регистрации изменений контрольного экземпляра «Срок действия продлен» расписывается и ставит дату. В противном случае Координационный совет делает запись «Требует пересмотра» расписывается и ставит дату. Такая запись инициирует начало пересмотра данной процедуры.

     

         Решение об изменении процедуры ДП 5 – 2010 Координационный совет на основании предложений других подразделений Университета, результатов анализа установленных и предвидимых несоответствий, а также рекомендаций внутренних или внешних аудитов. 
 
 

8   Приложения 

     Приложение  А. Форма 05 – 2011 «Предупреждающие действия». Лист ознакомление сотрудников (обязательное).

     Приложение  Б. Форма 05 – 2011 «Предупреждающие действия». Лист регистрации изменений (рекомендуемое).

     Приложение  B.  Форма   05 – 2011 «Предупреждающие действия». Лист рассылки документации СМК.

     Приложение   Г.  Форма   05 – 2011 «Предупреждающие действия».       Лист акта об уничтожении учтенных копий документа СМК. 
 
 
 
 
 
 

Приложение А

(обязательное)

Форма 05 Ф-10

 

     ЛИСТ  ОЗНАКОМЛЕНИЕ СОТРУДНИКОВ