Современный офис. Устройство офиса

Содержание

Введение 3

1.Современный офис. Устройство офиса. 4

2. Организация рабочего места 5

3. Оснащение и оборудование рабочих мест 8

4. Классификация  современных средств оргтехники 9

4.1. Персональный компьютер. Устройства ввода-вывода информации 10

4.2. Основные компоненты системного блока персонального компьютера 12

4.3. Локальные сети. Компоненты компьютерной сети 14

4.4 Всемирная сеть Интернет. Основной протокол соединения TCP/IP. Структура сети – домены, доменные имена. 16

4.5 Электронная почта 17

4.6 Основные требования для работы в пакетах офисных программ 19

4.7 Пакет презентационной графики. Основные возможности.

Средства  презентации (мультимедиа проектор, overhead) 20

4.8 Средства коммуникации – телефоны 21

4.9 Факсимильная служба 22

4.10 Копировальная техника. Принципы работы. 23

4.11 Сканеры. Сканирование и распознавание текста 26

4.12 Принтеры 27

4.13 Ризограф. Уничтожители бумаг 28

Заключение 30 Список литературы 32 

ВВЕДЕНИЕ

     Развитие  технологий в наше время играет большую  роль и влияет на все отрасти деятельности. Организационная техника - комплекс технических средств для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ. К средствам Оргтехника относятся приборы, устройства и машины от авторучек и точилок для карандашей до диктофонов, пишущих машин и автоматов, копировально-множительных аппаратов и ПК. Необходимость ускоренной разработки и внедрения средств обусловлена высокими темпами технического прогресса, увеличением масштабов общественного производства, усложнением управления им, возросшим объёмом обрабатываемой информации, а также потребностью ограничения растущей численности работников, занятых в сфере управления. Вплоть до середины 20 в. механизация и автоматизация управленческих работ значительно отставали от общих темпов развития производства: в течение последних 100 лет производительность труда увеличилась почти в 15 раз, а в сфере управления в 2 раза.

     Современные средства оргтехники позволяют устранить  пробел в организационно-технической  подготовке специалистов нетехнических специальностей. Они предназначены для приобретения знаний по оптимальному подбору, размещению, установке и рациональной эксплуатации новейших технических средств и оборудования, появившихся в большом многообразии на рынке современного технического оборудования. Без этих знаний специалист вряд ли выдержит  конкуренцию на рынке занятости и пройдет тестирование при приеме на работу, проводимое в настоящее время практически всеми солидными фирмами.

     Достижение  науки и техники, бурное развитие научно-технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда.

     Сегодня, при организации рабочего места, особое внимание уделяется основным видам, принципам работы, техническим характеристикам офисного оборудования.

     Организация рабочего места - это совокупность мероприятий  по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их размещению в определенном порядке.

     При организации оснащения процесса управленческого труда и современного офиса техническими средствами целесообразно обеспечить комплексное использование средств оргтехники по видам работ.

1. Современный офис. Устройство офиса

     Приемная  офиса - это центр работы фирмы, ее сердце. Самый талантливый и умный руководитель не сможет справиться с работой, если плохо организована работа приемной. Главное же лицо в приемной - это секретарь. Все чаще должность секретаря даже объединяют с должностью офис-менеджера. Качество работы приемной напрямую связано с грамотной организацией внутрифирменного пространства в целом и пространства приемной в частности. От того, где расположена приемная, как она оснащена, каков дизайн ее интерьеров зависит и скорость решения вопросов, и общее впечатление от фирмы у ее клиентов, заказчиков, партнеров по бизнесу. Общая площадь приёмной должна быть в пределах 12 - 16 кв.м. Зона обслуживания посетителей - это визитная карточка учреждения, по которой люди оценивают культуру работы и качество труда. Эта зона должна быть продуманной и уютной. Если посетителя по тем или иным причинам сразу не может принять руководитель, то посетитель должен удобно сесть, его должен окружать красивый цветовой и световой художественный ансамбль, включающий окраску помещения, источники света и озеленение. Рядом с основной и вспомогательными частями рабочего места секретаря должен быть журнальный столик и одно-два удобных кресла. На столик следует положить свежие газеты и журналы, чистую бумагу, карандаши или ручки.

       Современный офис должен отвечать  требованиям экономичности, что  особенно важно при высоких  ценах на офисную площадь, высокой  технической оснащенности, органичного дизайна и безопасности с точки зрения как защиты информации, так и личной безопасности сотрудников фирмы. Именно потому вопросы организации офисного пространства сейчас волнуют всех думающих руководителей. Большое значение имеет рациональная организация рабочего места секретаря. Необходимо выбрать мебель, инвентарь, технические средства, оргтехнику и канцелярские принадлежности. Рациональный ее вариант предполагает размещение предметов труда в пределах зон, наиболее удобных выполнения трудовых процессов. Их принято называть рабочими зонами.

     Рабочая зона — пространство на стационарном рабочем места в горизонтальной или вертикальной плоскостях, в делах которых работник, не перемещаясь, может выполнять работу. Различают нормальную и максимальную рабочую зону.

     Основное  требование, предъявляемое к рациональной планировке рабочего места, - обеспечить экономию времени на поиск средств и предметов труда и сокращение физических усилий работника. Для этого необходимо соблюдать следующие правила:

• на рабочей поверхности стола не должно быть ничего лишнего;
• каждый предмет и средство труда должны иметь свое место, поскольку беспорядочное расположение их вызывает лишние движения и затраты времени. В зарубежной практике используется закон «свободного стола»: на столе может находиться лишь одна работа с необходимыми для нее документами и средствами труда, все остальное должно быть внутри стола;
• канцелярские принадлежности (карандаши, ручки, скрепки и т.п.) следует хранить в ящике стола со специальными разделителями;
• все средства коммуникационной техники (телефон и др.) надо располагать слева или на специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую свободной для работы;
• документы, с которыми работает секретарь,  помещаются в зоне, обеспечивающей их обзор, для обработанных документов целесообразно иметь специальные лотки или отделения в ящике;
• документы и средства труда располагаются так, чтобы обеспечивалась наилучшая последовательность выполнения работы;
• движения работника должны быть оптимальными, т.е. более короткими и экономными с позиций затрат времени и сил.

     Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной оргтехники, к его оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня, обеспечения действительно полезного секретарского обслуживания.

     Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового  процесса в учреждении. Поскольку секретарь - «лицо учреждения», то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда. Ведь от того, как выглядит рабочее место секретаря, нередко судят о работе всего учреждения.

2. Организация рабочего места

     Планировка  рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при  выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения:

• рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих;
• в помещении приемной должны находиться только предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы;
• мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарем, удобной для ее размещения.

     Рабочее место секретаря - это, прежде всего  удобный и достаточно просторный рабочий стол. Рекомендуется использовать универсальный стол, конструкция которого позволяет иметь достаточно места на столе для размещения находящихся в работе документов и в то же время вести беседу  с посетителями.

     Его плоскость мысленно делят на два  поля. В левом кроме текущей  работы и связанных с ней документов располагают телефонное оборудование, настольную лампу, канцелярский прибор, лоток с входящими документами. На правом поле стола размещают лоток с исполненными документами и письменные принадлежности. Здесь же ставят  лоток с документами, которые надо подшить в дело.

     Все орудия труда размещают на плоскости стола в пределах 160 х 160 см, что позволяет взять их рукой, не вставая. Каждому предмету выделяется определенное  место, те или иные предметы располагаются комплексно (например, ручки и блокноты для записи телефонных переговоров размещают рядом с телефонными аппаратами). Следует разделять канцелярские принадлежности, имеющие разное назначение.

     Помимо  рабочего стола, лучше использовать отдельный стол для персонального  компьютера. Такие рабочие столы предполагают удобное размещение дисплея, клавиатуры и процессора, а также сканера, принтера, модема и др. При этом стол для ПК лучше размещать таким образом, чтобы экран дисплея был развернут в противоположную от посетителей сторону. Это позволит защитить конфиденциальную информацию, которая может находиться на экране дисплея в момент прихода неожиданного посетителя. 

     Теперь немного общих требований к организации рабочих мест с ПК.

• конструкция рабочего стола должна обеспечивать оптимальное размещение на рабочей поверхности используемого оборудования с учетом его количества и конструктивных особенностей (размер ПЭВМ, клавиатуры и др.), характера выполняемой работы.
• высота рабочей поверхности должна регулироваться в пределах 680 - 800 мм; при отсутствии такой возможности высота рабочей поверхности стола должна составлять 725 мм.
• рабочий стол должен иметь пространство для подставки ног, которое составляет: высоту - не менее 500 мм, глубину на уровне колен - не менее 450 мм и на уровне вытянутых ног - не менее 650 мм.
• конструкция рабочего стула (кресла) должна поддерживать рациональную рабочую позу при работе с ПЭВМ, позволяет изменять позу с целью снижения статистического напряжения мышц шейно-плечевой области и спины для предупреждения утомления.
• клавиатуру компьютера лучше всего располагать на расстоянии 10 - 15 мм от края стола, тогда запястье рук будут опираться на стол. Желательно приобрести специальную подкладку под запястье, которая, как утверждают медики, поможет избежать болезни костей.
• для эффективного использования манипулятора типа «мышь» необходим специальный «коврик» - планшет. Коврик-планшет должен удовлетворять основным критериям: во-первых, хорошо держаться на поверхности стола, во-вторых, материал верхней поверхности планшета должен обеспечивать хорошее сцепление с шариком, но не затруднять движения мыши.
• центр экрана монитора должен находиться примерно на уровне глаз, а расстояние между глазами и плоскостью экрана составлять не менее 40 – 50 см. Желательно, чтобы прямой солнечный свет не попадал на экран.
• по отношению к сидящему за столом, окно, должно быть слева или спереди.
• от яркого света следует защититься плотными шторами на окнах. Однако смотреть на экран монитора в полной темноте не рекомендуется, необходим дополнительный источник рассеянного света (можно включить люстру, настольную лампу).