Современный офис. Устройство офиса

     Для отправки писем используется протокол SMTP (Simple Mail Transfer Protocol - простой протокол передачи почты), не спрашивающий никаких паролей.

     Для получения писем используют два  других протокола - POP3 (Post Office Protocol, версия 3) или IMAP (Internet Message Access Protocol). По первому сообщение забирается с почтового сервера на локальный компьютер, по второму - оно там остается. Поэтому, если ваша работа все время протекает непосредственно в офисе, то установка работы по протоколу POP3 - оптимальный вариант использования почтовой службой. Однако, если вы не имеете своего персонального компьютера или ваша работа имеет разъездной характер, то использование протокола IMAP - самое правильное решение, поскольку в этом случае сообщения доступны с любого компьютера, подключенного к сети Интернет.

     Формат  почтового адреса очень простой. Состоит из двух частей разделенных  знаком "@". Вариантов названий этого символа множество: и лягушка, и ухо, и собака, и обезьяна. Правильное название: "эт коммерческий (-ая)". Первая часть почтового адреса - это имя пользователя, вторая часть - доменная.

     Пример: oleg@post.dvgu.ru. Здесь, именем пользователя является: oleg, и доменная часть адреса: post.dvgu.ru, что однозначно определяет почтовый адрес пользователя с псевдонимом oleg на почтовом сервере, обслуживающем домен post.dvgu.ru.

     В почтовом адресе могут также встретиться  и другие символы, такие как "точка", знак подчеркивания "_", знак минус "-", но всегда будет имя пользователя и доменная часть разделенные "@". Иногда электронный почтовый адрес предваряют словами e-mail или mailto, после них обычно ставится двоеточие (пример: E-mail:oleg@post.dvgu.ru).

     И последний вопрос - как получить почтовый адрес? Раздачей почтовых адресов  занимается любой провайдер сети Интернет. При открытии account пользователю выдается информация и о его почтовом адресе.

     Например, имея доступ в Интернет через провайдера primorye.ru, вы получаете почтовый ящик login@primorye.ru.

     Однако, существует и другая возможность  заведения почтового ящика. Для  этого следует воспользоваться ресурсами, предоставляемыми некоторыми серверами в Интернет. К их числу можно отнести mail.ru, yandex.ru, rambler.ru в России, yachoo.com, mail.com - заграницей. После регистрации на этих сайтах, состоящей в заполнении и отсылки некоторой анкеты, вам заводится почтовый ящик типа login@mail.ru, работать с которым вы сможете с любого компьютера, подключенного к сети Интернет по протоколу IMAP.

     И последнее замечание. Послания электронной  почты могут содержать не только простой текст, но и графические материалы (фотографии, рисунки, карты и т.п.), а также вложенные документы в других форматах (Word, Excel, Access и т.д.).

4.6 Основные требования для работы в пакетах офисных программ

     К пакетам офисных программ относятся  интегрированные решения, объединяющие в себе программы различного назначения, обеспечивающие необходимые операции при работе в офисе. Рассмотрим состав офисного пакета на примере Microsoft Office 2000.

     С помощью текстового редактора осуществляется набор и оформление документов, возможна подготовка файлов для публикации в Интернете. Электронные таблицы работают с числовыми и текстовыми рядами данных, представленных в табличной форме. Они позволяют выполнять некоторые операции над набором ячеек: суммировать, сортировать, производить некоторые статистические и математические операции.

     База  данных является простейшим вариантом  реляционной базы данных (от relation –  отношение) и позволяет на ее основе выполнять поиск информации и  оформлять ее соответствующим образом по запросу. Access является очень удобным инструментом хранения информации по кадровому и другим областям для небольшой фирмы.

     Программа презентаций позволяет красочно и доходчиво оформить доклад или  презентацию фирмы для вывода ее через мульти-медиа проектор или презентационную панель.

     Outlook – личная информационно-организаторская  система и почтовая программа.  На ее основе создается и  ведется ежедневник с возможностью  звукового и видео напоминания  о предстоящих событиях, встречах. С ее помощью можно отслеживать  ход выполнения задач, выполняемых как индивидуально, так и коллективно. С помощью почтовой программы можно не только вести индивидуальную переписку, но и организовывать коллективную работу и оповещение.

     С помощью Publisher публикуются рекламные  проспекты, визитные карточки, оформляются оригинальные по дизайну Web-сайты.

4.7 Пакет презентационной графики. Основные возможности.

Средства  презентации (мультимедиа проектор, overhead)

     Одним из необходимых условий успешной работы фирмы является ее рекламная  деятельность. Можно рекламировать себя через Интернет (создание своего Web-сайта), можно через периодическую печать, а можно через различные выставки и семинары.

     В последнем случае необходимым условием является динамичность, красочность  и доходчивость представляемого материала. Презентация или доклад можно выполнить с применением нескольких средств. Первым и наиболее распространенным является overhead (проекционный аппарат). Это устройство позволяет проецировать на экран изображение с прозрачной пленки или специальной жидко-кристаллической панели. На пленку с помощью струйного или лазерного принтера наносятся текстовая и графическая информация. Пленки для каждого принтера выбираются отдельно. Для лазерного принтера или копировального аппарата они должны быть термостойкими, чтобы выдержать контакт с разогретым термобарабаном. Для струйного принтера пленка отличатся ноздреватой структурой, благоприятствующей скорейшему высыханию чернил.

     Жидко-кристаллические  панели позволяют выводить информацию с компьютера и проецировать ее на экран с помощью overhead. К сожалению, изображение на этих панелях не отличается большой насыщенностью и требуется большая мощность ламп на проекторе, чтобы получилось удовлетворительное изображение.

     Проекционные  аппараты по конструкции делятся  на портативные и стационарные. В портативных аппаратах лампа накаливания совмещена с линзовым аппаратом. Лучи света отражаясь от зеркальной поверхности проходят через линзовую систему и выводятся на экран. Такая отражательная конструкция позволяет сократить габариты аппарата, но не позволяет обеспечить большую мощность лампы.

     В стационарных аппаратах лампа накаливания  находится внутри корпуса и подвергается принудительному охлаждению. Свет проходит сразу от лампы через пленку в  линзовое устройство и изображение выводится на экран. Такая конструкция позволяет устанавливать лампы накаливания большой мощность, но увеличиваются размеры и вес аппарата в целом. Второе средство для проведения презентаций – видеоролик. Это небольшой сюжет о фирме и ее услугах. Длительность видеоролика не должна быть большой, порядка 5-10 минут, чтобы не утомлять, с одной стороны, зрителя, а с другой стороны впечатление о фирме у зрителя складывается уже в первые минуты просмотра и нет большого смысла тратить дальнейшее время. Для представления ролика подходят общеизвестные видеокассета с роликом, видеомагнитофон и телевизор.

     Третье, последнее и самое впечатляющее – мультимедиа-проектор. Мультимедиа- проектор является, по сути, большеразмерным монитором компьютера со всеми его возможностями. Источником света в таком проекторе является электродуговая лампа, срок жизни которой ограничен 1500-2000 часов. Свет от такой лампы проходит через жидкокристаллическую матрицу и выводится на экран. Кроме изображения, мультимедиа проектор позволяет выводить и звуковое сопровождение.

     Мультимедиа проектор способен выводить информацию как с компьютера, так и видеомагнитофона. В последнем случае он выступает  как проекционный телевизор. Такие  возможности проектора наиболее эффективно используются, если в качестве презентации выступает или видеоролик, или презентационная программа, подготовленная, например, в Microsoft Power Point. В этом случае при правильной подготовке материала удается достичь наибольшего результата.

     Основные  требования при эксплуатации средств презентации следующие. Во-первых, всегда необходимо учитывать, что для создания сильного светового потока, чтобы создать сочную картинку на экране, используются мощные лампы. Поэтому нельзя смотреть в исходящий от линзового устройства проектора световой поток. Это отрицательно сказывается на зрении. Во-вторых, опять же из-за мощного потока нельзя закрывать зеркало в проекционном аппарате или крышку на объективе в мильтимедиа-проекторе. В этом случае поток света будет идти не на экран, а обратно в аппарат, что ведет к его перегреву и, в лучшем случае, к перегоранию лампы, а худшем – к пожару.

4.8 Средства коммуникации – телефоны

     Телефоны  делятся по своему расположению –  на стационарные и носимые, по системе  связи – на проводные и радиотелефоны. Проводные телефоны могут комплектоваться носимой трубкой радиотелефона для свободного перемещения в границах здания.

     Проводные телефоны являются основным средством  связи в рамках офиса. Они подключаются к АТС с помощью кабеля. АТС  бывают аналоговые (релейного типа, старого образца) и цифровые. Последние предоставляют абоненту значительно больше услуг. Если на первых возможен только импульсный набор номера (цифра номера передается от телефона к станции длительностью сигнала (импульса)), то на цифровых АТС возможен также и тональный набор (цифра номера передается тоном сигнала), что повышает скорость соединения.

     При небольшой загруженности офисных  линий возможна установка мини-АТС  в рамках офиса или фирмы. В  этом случае требуется несколько  входящих кабелей от АТС, которые подсоединяются к мини-АТС и уже она распределяет звонки по свободным каналам. Мини-АТС также бывают аналоговые и цифровые. Если первая требует постоянного присутствия секретаря, то вторые чаще всего программируемые. В них коммутация выполняется либо любым из участников внутренней сети, либо по тоновому набору вызывающего.

     Мобильная связь - это любая радиосвязь, позволяющая  абоненту пользоваться ею без привязки к конкретному месту: сотовая, транковая (или транкинговая), пейджинговая, радиотелефоны, радиоудлинители, рации и т.д. Сотовая связь - разновидность мобильной связи, организованная по принципу сот или ячеек (cells), путём размещения базовых станций (БС) (Base Transceiver Station), которые покрывают локальную территорию. Совокупность локальных территорий составляет зону обслуживания (ЗО) Оператора. Уровень сигнала в конкретном месте зависит от близости к БС, рельефа местности, застройки, индустриальных помех и других факторов. Сигнал с БС передаётся на коммутатор и обрабатывается им.

4.9 Факсимильная служба

     Передача  изображений по телефонным каналам (радио- или проводным) называется факсимильной службой. Пересылка изображения с одного места в другое возможна только при наличии соответствующей аппаратуры с обоих сторон. К таким аппаратам относятся факсовый аппарат или компьютер, снабженный факс-модемом.

     На  исходящем аппарате происходит считывание информации, ее кодировка и отправка, на принимающем – прием, декодировка  и вывод, соответственно. Считывание информации происходит по-линейно. Высоким значением считается 200 линий на дюйм, низким – 100 линий. С таким разрешением возможна неплохая пересылка копии машинописного текста или черно-белого изображения невысокой четкости.

     Новые факсимильные аппараты настроены на автоматический прием факс-посланий. Если некоторые устаревшие модели требуют присутствия человека и начало приема при нажатии на клавишу «СТАРТ», то новые автоматически определяют тип сигнала (голосовой (речь) или цифровой (факсовое сообщение)) и переключаются на прием факса.

     Отправка  или получение факсимильного сообщения проходят по схожей процедуре. При отправке вначале в аппарат вставляется посылаемый документ, затем вызывается абонент. После соединения по типу годка определяется тип включения телефонного аппарата – на прием голоса или на прием факса. Если аппарат настроен на автоматический прием факса (непрерывный сигнал переменного тона), то нажатие на клавишу «СТАРТ» запускает процесс передачи факсового сообщения. Если же аппарат настроен на прием голоса (обычный телефон), то необходимо дождаться ответа абонента и нажать клавишу «СТАРТ» после нажатия такой же клавиши у принимающего аппарата. Если абонент не поднял трубки (нет абонента), то в этом случае посылка сообщения невозможна.

     Факсимильные  аппараты наделяются дополнительными  сервисными услугами: распечатка сообщения об отправке или, наоборот, причину неотправки, лист соединений (звонков) и другое. Для вывода информации на принимающем аппарате используется факс-бумага, которая позволяет на одной из ее сторон выводить получаемое сообщение. Факс-бумага упакована в рулоны и бывает как различной длины (10, 20 метров), так и ширины (210 или 216 мм). Ширина бумаги зависит от стандартов, принятых в стране. Ширина 210 мм соответствует европейскому стандарту А4, а 216 мм – американскому стандарту бумаги Letter.

4.10 Копировальная техника. Принципы работы