Внедрение электронного документооборота на современном администрации

Существуют и другие, не менее важные выгоды, которые даст система автоматизации. Эти выгоды не всегда проявляются в явном  виде, но они, безусловно, также влияют на эффективность деятельности организации  в целом - повышается уровень профессиональной подготовки персонала, растут амбиции сотрудников, прививается культура использования современных информационных технологий.

Как для любой автоматизированной системы, эффект от СЭД делится на две части: прямой эффект от внедрения  системы, связанный с экономией  средств на материалы, рабочее время  сотрудников и т. д., и косвенный  эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования организации, которые дает СЭД (прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины, возможность накопления знаний и др.) [7].

Эффект второго типа оценить  в общем случае очень сложно. Сложность  эта не в том, что его невозможно оценить, а в том, что, оценка всегда будет экспертной, а такую оценку можно очень легко поставить  под сомнение. В действительности этот эффект существенно превышает  непосредственную экономию от внедрения  СЭД в виде неизрасходованной  бумаги или уменьшения трудозатрат[8].

 

2.2. Повышение эффективности развития системы электронного документооборота

Перспективы мирового рынка технологий управления документами и содержимым достаточно благоприятными, вследствие продолжающегося роста потребности корпоративных пользователей в повышении эффективности их коллективной работы с корпоративными документами. Развитию СЭД способствуют также дальнейшее распространение электронной коммерции и увеличение потребности предприятий в Web-совместимых интегрированных инструментальных средствах доступа к информации. При этом особенно быстро растет спрос потребителей на инструментальные средства сбора, поиска и анализа информации, с помощью которых возможно более оперативно обрабатывать разнородные собрания текстовых файлов, графических файлов, видео- и аудиофайлов. В настоящее время продажи СЭД формируют основу доходов на электронном рынке.

Увеличивающееся количество программистов также не остается в стороне и периодически вступает в игру с предложениями проработанных в деталях собственных систем.

Утвердилась даже специальная  аббревиатура для таких разработок - АСДОУ (Автоматизированные системы  документационного обеспечения  управления). В них предусматриваются  серьезные базы данных, требующие  длительного изучения, многочисленные и многоступенчатые проверки и перепроверки для сохранения конфиденциальности создаваемой и передаваемой информации [3].

Одним словом, простая и  выгодная система электронных документов обрастает обширным аппаратом жизнеобеспечения, существенно увеличивающим ее стоимость.

Любая система документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство  из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную  в первую очередь с позиционированием  продукта:

- Системы с развитыми  средствами хранения и поиска  информации (электронные архивы - ЭА). Электронный архив - это частный  случай системы документооборота, ориентированный на эффективное  хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются  за счет развитых средств полнотекстового  поиска: нечеткий поиск, смысловой  поиск и т. д., другие - за счет  эффективной организации хранения: HSM, поддержка широкого диапазона  оборудования для хранения информации  и т. д.

- Системы с развитыми  средствами workflow (WF). Эти системы  в основном рассчитаны на обеспечение  движения неких объектов по  заранее заданным маршрутам (так называемая «жесткая маршрутизация»). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом «работа» (work). Системы такого типа называют системами workflow - «поток работ» (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

- Системы, ориентированные  на поддержку управления организацией  и накопление знаний. Эти «гибридные»  системы, которые обычно сочетают  в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием  в системе может быть как  сам документ, так и задание,  которое нужно выполнить. Для  управления организацией нужна  как «жесткая», так и «свободная»  маршрутизация, когда маршрут  движения документа назначает  руководитель («расписывает» входящий  документ), поэтому обе технологии  в том или ином виде могут  присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются  в государственных структурах  управления, в офисах крупных  компаний, которые отличаются развитой  иерархией, имеют определенные  правила и процедуры движения  документов. При этом сотрудники  коллективно создают документы,  готовят и принимают решения,  исполняют или контролируют их  исполнение.

- При внедрении таких  систем на крупных предприятиях  важно определить, предоставляет  ли система возможность эффективного  администрирования, обработки больших  объемов информации, интеграции  с автоматизированными системами  управления производством, масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной  распределенности, сложной организационной  структуры, ролевого принципа  организации доступа и т. д.

- Системы, ориентированные  на поддержку совместной работы (collaboration). Это новое веяние в  области систем документооборота, связанное с пониманием изменчивости  рыночных условий в современном  мире и с необходимостью иметь  для быстрого движения «только  самое нужное», без лишнего,  очень полезного, но тяжелого  балласта. Такие системы, в противоположность  предыдущим, не включают понятия  иерархии в организации, не  заботятся о какой-либо формализации  потока работ. Их задача - обеспечить  совместную работу людей в  организации, даже если они  разделены территориально, и сохранить  результаты этой работы. Обычно  реализованы в концепции «порталов». Они предоставляют сервисы хранения  и публикации документов в  internet, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как  реальных, так и виртуальных). Такие  системы находят заказчиков среди  быстро развивающихся коммерческих  компаний, рабочих групп в крупных  фирмах и государственных структурах.

- Системы, имеющие развитые  дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с  клиентами (CRM - Customer Relation Management), управления  проектами, биллинга, электронной  почты и пр. (Отметим, что по  сложности функций система документооборота  и, например, сервис CRM могут иметь  различные пропорции в зависимости  от организации. Но в контексте  этой статьи функциональность CRM является дополнительной) [1].

Технологии управления бумажными документами еще долгие годы будут востребованы рынком. Будут и в дальнейшем развиваться приложения, в которых интегрированы возможности генерации отчетов и поиска информации в корпоративных базах данных с публикацией в Интернет документов и графических изображений.  Возможности для поступательного развития сохранят только наиболее крупные и по-рыночному дальновидные разработчики СЭД. Компании, которые не смогут адаптироваться к новым рыночным условиям, ожидает стагнация или же они вообще будут вытеснены с рынка.

Важность внедрения современных СЭД для обеспечения успешного ведения бизнеса сохранилась, и в обозримом будущем их значимость будет только усиливаться [9].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Изучив материал на тему «Электронный документооборот в администрации и перспектива» можно сделать следующие выводы:

1. Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией. Ниже приведен список наиболее часто встречающихся задач:

- Обеспечение более эффективного  управления за счет автоматического  контроля выполнения, прозрачности  деятельности всей организации  на всех уровнях.

- Поддержка системы контроля  качества, соответствующей международным  нормам.

- Поддержка эффективного  накопления, управления и доступа  к информации и знаниям. Обеспечение  кадровой гибкости за счет  большей формализации деятельности  каждого сотрудника и возможности  хранения всей предыстории его  деятельности.

- Протоколирование деятельности  предприятия в целом (внутренние  служебные расследования, анализ  деятельности подразделений, выявление  «горячих точек» в деятельности).

- Оптимизация бизнес-процессов  и автоматизация механизма их  выполнения и контроля.

- Исключение бумажных  документов из внутреннего оборота  предприятия. Экономия ресурсов  за счет сокращения издержек  на управление потоками документов  в организации.

- Исключение необходимости  или существенное упрощение и  удешевление хранения бумажных  документов за счет наличия  оперативного электронного архива.

2. Автоматизация электронного документооборота дает организациям следующие тактические преимущества:

-       Физическое  освобождение места 

-       Уменьшение  затрат на копирование 

-       Уменьшение  затрат на доставку информации  в бумажном виде 

-       Уменьшение  затрат на ресурсы: люди и  оборудование 

-       Уменьшение  затрат на бумагу 

Повышение продуктивности работы: более быстрое выполнение работ, увеличение общего количества выполняемых  работ, улучшение работы с данными/записями (документами, имеющими юридические  обязательства), возможность выполнения новых типов работ или выполнения работ по-другому

3. Внедрение электронного документооборота дает следующие стратегические преимущества:

-     Появление  возможности коллективной работы  над документами (что невозможно  при бумажном делопроизводстве);

-     Значительное  ускорение поиска и выборки  документов (по различным атрибутам);

-     Повышение  безопасности информации за счет  того, что работа в СЭД с  незарегистрированной рабочей станции  невозможна, а каждому пользователю  СЭД назначаются свои полномочия  доступа к информации;

-     Повышение  сохранности документов и удобства  их хранения, так как они хранятся  в электронном виде на сервере; 

-     Улучшение  контроля за исполнением документов.

Главный результат автоматизации  документооборота - наведение порядка  в работе с документами, существенная оптимизация бизнес процессов, сокращение сроков принятия управленческих решений  и повышение эффективности работы организации в целом. После внедрения  СЭД руководство компании получает эффективный инструмент управления, необходимый для развития бизнеса  в современных условиях.

4. В администрации и приближенных к ним предприятиях, делопроизводство в которых мало подвержено влиянию времени и ведется согласно ГОСТам, следует обратить внимание на систему «ДЕЛО.

5. Технологии управления бумажными документами еще долгие годы будут востребованы рынком. Будут и в дальнейшем развиваться приложения, в которых интегрированы возможности генерации отчетов и поиска информации в корпоративных базах данных с публикацией в Интернет документов и графических изображений.  Возможности для поступательного развития сохранят только наиболее крупные и по-рыночному дальновидные разработчики СЭД. Компании, которые не смогут адаптироваться к новым рыночным условиям, ожидает стагнация или же они вообще будут вытеснены с рынка.

Важность внедрения современных СЭД для обеспечения успешного ведения бизнеса сохранилась, и в обозримом будущем их значимость будет только усиливаться.

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

 

1. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 6-е, перераб. и доп.. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2008. - 192 с.
2. Анодина Н.Н. Документооборот в организации. М.: Кн. Изд-во, 2006 – 378 с.
3. Балабанов И.Т. Интерактивный бизнес. - СПб: Питер, 2001. - 128 с.
4. Басаков М.И. Делопроизводство. ДОУ на основе ГОСТ Р 6.30 – 2003: Учебное пособие 6-е издание, перераб и доп. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2007 – 366 с.
5. Басаков М.И. Современное делопроизводство (ДОУ): учеб. пособие/М.И. Басаков – Изд. 2-е, испр. и доп. – Ростов н/Д: Феникс, 2008 – 234 с.
6. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. - М.: Изд-во МЭИ, 2004 - 172 с.
7. Вершинин А.И. Электронный документ: правовая форма и доказательство в суде: Учеб. - практ. пособие/ А.П. Вершинин. - М.: Городец - издат,- 2000 – 343 с.
8. Воронов Ю.С. Документоведение и технологии документационного обеспечения управления. Саратов. Изд. центр СГСЭУ, 2006 – 389 с.
9. Воронов Ю.С., Овчинников С.А. Документоведение. Саратов, Изд. центр СГСЭУ, 2006 – 323 с.
10. Документация в информационном обществе: законодательство и стандарты: доклады и сообщения на XII Международной научно-практической конференции 22-23 ноября 2005 г. Росархив, ВНИИДАД. – М.: 2006 – 67 с.
11. Клоков И.В. Эффективное делопроизводство на ПК. - СПб.: Питер, 2006 – 299 с.
12. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления. М.: Владос, 2007 – 344 с.
13. Ларин М.В. и др. Оформление служебных документов. Рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30 – 2003г. М.: Кн.изд-во, 2003 – 215 с.
14. Макаров А.А. Документирование деятельности органов государственной власти и местного самоуправления. Саратов, 2007 – 109 с.
15. Макарова Н.В., Николайчук Г.С., Титова Ю.Ф. Компьютерное делопроизводство. Учебный курс. 2-е изд. - СПб.: Питер, 2006. – 410 с.
16. Рогожин М.Ю. Делопроизводство. Организация архива предприятия.   СПб.: Питер, 2005 – 189 с.
17. Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логинова А.Ю. Правда об электронном документообороте. - М.: ДНК Пресс,- 2002.: ил. (Серия «БизнесПРО»).
18. Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы): Учеб. - практ. пособие/В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; Под ред. И.К. Корнеева. М.: Т.К. Велби, Изд-во Проспект, 2004 – 215 с.