Законодательная и нормативная регламентация документирования организационно-распорядительных документов

В законодательстве о делопроизводстве исторически сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному обеспечению управления оказались рассеянными по целому ряду законодательных и нормативных актов. Знание этих документов необходимо не только специалистам в области делопроизводства и архивного дела, но и руководителям всех уровней и всем тем, кто по роду своей деятельности связан с подготовкой управленческой документации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.2. Законодательные  и правовые акты  РФ

   К законодательным и правовым актам  в сфере информации и документации относятся:

• законы РФ;
• указы и распоряжения Президента;
• постановления и распоряжения Правительства;
• правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств, и других) – как общественного, так и ведомственного характера;
• правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
• правовые акты нормативного и инструктивного характера.

   Эти документы имеют высший приоритет  и общефедеральную значимость. Рассмотрим примеры таких документов.

1. Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149 – ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации».
2. Федеральный закон от 2 мая 2006 года № 59 – ФЗ « О порядке рассмотрения обращения граждан Российской Федерации».
3. Федеральный закон от 1 июня 2005 года № 53 – ФЗ « О государственном языке Российской Федерации».
4. Федеральный закон от 22 октября 2004 года « 125 – ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации».
5. Федеральный закон от 29 июля 2004 года № 98 – ФЗ « О коммерческой тайне».
6. Федеральный закон от 10 января 2002 года №1 – ФЗ « Об электронной цифровой подписи»
7. Федеральный закон от 30 июня 2006 года № 90 – ФЗ « О внесении изменений в трудовой кодекс Российской Федерации».
8. федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152 – Фз « О персональных данных»Распоряжение Правительства РФ от 5 января 2005 гола № 5 – р « Об утверждение перечня организаций, подведомственных Росархиву, Роскультуре и Роспечати».
9. Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 года « 290 «О Федеральном архивном агентстве».
10. Постановление Правительства РФ от 7 апреля 2004 года « 177 «Вопросы Федерального архивного агентства».
11. Постановление Правительства РФ от 123 августа 1997 года № 1009 « Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации».
12. Письмо Росархива от 2 марта 2006 года №2/407-К « Об «Информационно- справочной системе архивной отрасли (ИСССАО)»».
13. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 года № 536 « О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».
14. Письмо Росархива от 11 марта 2005 гола « 2 /476-А « О модернизации «Информационно- справочной  системы архивной отрасли (ИССАО)» в 2004 году планах развития на 2005 год».
15. Постановление Гокомстата России от 5 января 2004 года №1 « Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты!.
16. Приказ Минфина России от 22 декабря 2003 года № 177н « О трудовых книжках»
17. Письмо Росархива от 24 ноября 2003 года №2 /2047-А « О модернизации «Информационно- справочной системы архивной отрасли»».
18. Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69 « Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

1.3 Государственные  стандарты (ГОСТ) на документацию.

   Оформление  документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец , которому должны соответствовать документы. системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяется государственными органами управления.  В соответствии с законом « О стандартизации» государственные стандарты принимает Госстандарт.

   Ниже  приведены основные стандарты в  области делопроизводства:

• ГОСТ Р 6,30 – 2003 «Унифицированные системы документации. унифицированная система организационно – распорядительной документации. требования к оформлению документов»
• ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. термины и определения»
• ГОСТ Р 50992 – 96 «Защита информации. основные термины и определения»
• ГОСТ 6.10.4 – 84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документа на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. основные положения»
• ГОСТ 6.10.5 – 87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра – образца».
• ГОСТ 17914 -72 « Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования».
• ГОСТ Р34.10 – 2001 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи».
• Стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ISO 15489-1-2001 Information and documentation. Records management.General, который был разработан в Европе в 2001 году и выдвигал единые нормы делопроизводства. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 является аутентичным переводом этого международного стандарта, утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 15.03.2007 № 28-ст. Стандарт содержит общие требования к методологии управления документами на всех носителях, а также процедуры разработки и внедрения современных систем делопроизводства. Главная идея стандарта  заключается в признании делопроизводства неотъемлемой частью управления.

     Область применения ГОСТ Р ИСО 15489-1-207:

• Распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной или коммерческой организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы;
• Содержит положения об ответственности , политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организации;
• Содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТЬ Р ИСО 14001;
• Содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению документной системы;

1.4 Нормативные документы.

     Нормативные документы по труду служат для определения численности работников, исчисления затрат времени на выполнение конкретных заданий и определения объема выполняемых работ. В настоящее время действует несколько нормативных документов.

1. Межотраслевые нормативы времени на работы про документационному обеспечению управления. Разработаны Центральным бюро нормативов труда (ЦБНТ) Минтруда РФ в 1995 году и рекомендованы для определения трудоемкости работ и численности работников в органах власти, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Нормативная часть этого документа содержит:

• нормы затрат времени на работы по документационному обеспечению управления (обработку, регистрацию, учет количества и контроль исполнения документа, ведение карточек и т.д.);
• нормы затрат времени на работы сотрудников архива (каталогизацию, создание справочного аппарата к архивам, учет документов, контроль за сохранностью и т.д.).
2. Нормативы времени на работы по совершенствованию. документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. Разработаны ВНИИДАД в 1992 году и содержат нормативы времени для составления планов и договоров. По ним можно произвести расчет трудозатрат, проанализировать производительность труда работников и рассчитать их численность.
3. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечения органов управления. разработаны ЦБНТ Минтруда в 1993 году. Предназначены для определения затрат времени на работы с управленческой документацией в обычных условиях и в условиях автоматизации управленческих процессов. Нормы времени распространяются на все виды работ с документами и разделены на два блока:
• нормы времени на работы по документационному обеспечению управления (разработку должностных инструкций, номенклатуры дел организации, унифицированных форм и типовых текстов документов и т.д.).
• нормы времени на работы, выполняемые в процессе автоматизированной архивной технологии работы (составление статистических отчетов, выполнение запросов по поиску документов и т.д.).

     1.5 Классификаторы.

     Классификаторы  предназначены для автоматизации  работ с документами. Они позволяют  при поиске, сортировке и обработке  использовать специальные коды, которые  присваиваются документам. Классификатор – нормативный документ, представляющий систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок и (или) объектов классификации¹.

     Классификация и кодирование применяются в  статистике, экономике, банковском и  таможенном деле. Классификаторы сокращают  многообразие форм, упрощают обработку, контроль, учет и систематизацию документов.

     Все классификаторы , а также методические документы по их разработке составляют Единую систему классификации и  кодирования технико-экономической  и социальной информации (ЕСКА ТЭИ). В настоящее время действует более 30 общероссийских и общесоюзных классификаторов. По области действия классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

     К сфере делопроизводства можно отнести  следующие классификаторы:

• Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
• Общероссийский классификатор предприятий и организаций;
• Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

     1.6 Государственная  система документационного  обеспечения управления (ГСДОУ).

     ГСДОУ была принята в 1988 году как совокупность принципов и правил, устанавливающих  единые требования к документационному  обеспечению управленческой деятельности и к работе с документами. Основная цель ГСДОУ – «упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных и технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления»

   ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов.

1. Документирование управленческой деятельности – включает положения, определяющие:
• состав управленческих документов;
• порядок проведения унификации и стандартизации управленческих документов;
• оформление реквизитов управленческих документов, в том числе и машиночитаемых;
• общие требования к составлению текстов управленческих документов.
2. Организация работы с документами (управление документацией) – устанавливает принципы и порядок:
• документооборота организации;
• построения информационно- поисковой системы (ИПС) по документам; контроля исполнения документов;
• подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение.
3. Механизация и автоматизация работы с документами.
4. Организация службы документационного обеспечения управления.

   Основные  цели ГСДОУ состоят в упорядочении документооборота организации, в сокращении количества и повышении качества документов, а также в создании благоприятных условий для применения современных технических средств и технологий обработки информации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1.7 «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»,

     В соответствии с Постановлением Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30  «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти»,  на основе федеральных  законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской федерации была разработана «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденная Приказом министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 (далее – Типовая инструкция). Типовая инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами (организация документооборота и исполнение документов, создание поисковой системы по документам, осуществление контроля исполнения документов, составление номенклатуры дел, правила формирования и оформление дел, организация оперативного хранения и порядок передачи документов на хранение в архив), а также правила подготовки и оформления основных документов, образцы которых прилагаются к инструкции.

     Каждая  организация на основе Типовой инструкции разрабатывает свою, индивидуальную инструкцию по делопроизводству с учетом своей специфики. Эту инструкцию утверждает руководитель организации, и она является обязательной для  каждого сотрудника. 
 
 
 
 
 
 

     2.Унификаация и стандартизация организационно- распорядительной документации.

     2.1 Понятие  и классификация организационно - распорядительной документации.

     Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся на предприятии и в организациях, организационно - распорядительная документация занимает особое место. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, документируемых в ОРД. ОРД является наиболее широко используемым видом документации.