Законодательная и нормативная регламентация документирования организационно-распорядительных документов

     Стандарты организаций в России могут разрабатываться  и переменяться организациями в  следующих случаях:

• для обеспечения использования на предприятиях технических регламентов РФ, ГОСТ Р, ГОСТ, международных, национальных стандартов зарубежных стран, стандартов научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений, СТП других организаций;
• на создаваемые, на данном предприятии продукцию, услуги и производственные процессы (работы).

Национальные  стандарты и Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, в том числе правила их разработки и применения;  представляют собой национальную систему стандартизации. Вопросы государственного управления стандартизацией в Российской Федерации, включая координацию деятельности федеральных органов управления, взаимодействие с органами власти субъектов РФ, осуществляет Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии, образованное на базе Госстандарта России. 
 

3.Анализ составления и оформления организационно - распорядительной документации

3.1 Анализ составления и оформления  приказа № 109 от 17 февраля 2010 года. (См. Приложение)

 

Состав  реквизитов, правильность их оформления с точки  зрения наличия или  отсутствия обязательных элементов.

Реквизит 03 –  эмблема организации или товарный знак.

Реквизит 08 – наименование организации. Сама организация  является автором документа, поэтому наименование должно  соответствовать  наименованию, закрепленному в учредительных документах.

Реквизит 11 – дата документа оформлена  словесно-цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год, что соответствует  ГОСТу.

Реквизит 12 – регистрационный номер документа  состоит из порядкового номера, что  соответствует ГОСТу.

Реквизит 18 – заголовок к тексту согласован с наименованием вида документа, что соответствует ГОСТу.

Реквизит 20 –  текст документа состоит из двух частей. Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части дается объяснение необходимости  издания приказа. В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит название вида, автора, дату, номер и заголовок этого документа

Распорядительная  часть приказа начинается со слова  «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки (без  абзаца и кавычек). Текст приказа делиться на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, которые формулируют различные по характеру исполнения действия. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя, а предписываемое действие дается в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить и т.д.).

Реквизит 22 – подпись расположена правильно  в соответствие с ГОСТом.

Реквизит 28 – отметка об исполнении документа  и направлении его в дело; 

Требования  к бланкам документов:

Каждый  лист документа, оформленный на бланке, так и без него должен иметь поля не менее:

20 мм  – левое;

10 мм  – правое;

5 мм  – верхнее;

20 мм  – нижнее.

В нашем  документе стандарту соответствуют все поля. 

Принадлежность  к определенному  комплексу документов по различным классификационным признакам.

1. По виду деятельности: организационно-распределительный.
2. По наименование: приказ.
3. По способу фиксации информации: письменный.
4. По месту составления документа: внешний.
5. По степени сложности: сложный
6. По степени гласности: открытый.
7. По сроку исполнения: срочный.
8. По юридической силе: подлинный.
9. По стадиям подготовки: подлинник.
10. По происхождению: служебный.
11. По сроку хранения: временный.
12. По степени обязательности: директивный.
13. По степени унификации: типовой.
14. По характеру содержания: первичный
15. По периодичности формирования: дневной.

 

Характеристика  документа по ОКУД:

02511511 –приказ  по вопросам основной деятельности.

                               02      51    151     1

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

02 – унифицированная  система организационно-распорядительной документации.

51 – документация  по распорядительной деятельности  организации, предприятия.

151 – регистрационный  номер

1 – контрольное  число. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3.2 Анализ составления и оформления  распоряжения № 30 от 03 февраля 2010 года. (См. Приложение)

 

Состав  реквизитов, правильность их оформления с точки  зрения наличия или  отсутствия обязательных элементов.

Реквизит 03 –  эмблема организации или товарный знак.

Реквизит 08 – наименование организации. Сама организация  является автором документа, поэтому наименование должно  соответствовать  наименованию, закрепленному в учредительных документах.

Реквизит 11 – дата документа оформлена  цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год, но ошибка в том что нет цифры «0» перед цифрой «3». Должно быть оформлено 03.02.2010 г.

Реквизит 12 – регистрационный номер документа  состоит из порядкового номера, что  соответствует ГОСТу.

Реквизит 18 – заголовок к тексту согласован с наименованием вида документа, что соответствует ГОСТу.

Реквизит 20 – текст документа состоит из двух частей. Текст распоряжения по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части дается объяснение необходимости издания распоряжения. Распорядительная часть распоряжения начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое рекомендуется напечатать прописными буквами с новой строки (без абзаца и кавычек), но в нашем документе оформлено неправильно. Текст приказа делиться на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, которые формулируют различные по характеру исполнения действия. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя, а предписываемое действие дается в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить и т.д.).

Реквизит 22 – подпись расположена правильно в соответствие с ГОСТом. 
 

Требования  к бланкам документов:

Каждый  лист документа, оформленный на бланке, так и без него должен иметь  поля не менее:

20 мм  – левое;

10 мм  – правое;

5 мм  – верхнее;

20 мм  – нижнее.

В нашем  документе стандарту соответствуют все поля. 

Принадлежность  к определенному  комплексу документов по различным классификационным  признакам.

16. По виду деятельности: организационно-распределительный.
17. По наименование: распоряжение.
18. По способу фиксации информации: письменный.
19. По месту составления документа: внутренний.
20. По степени сложности: простой.
21. По степени гласности: открытый.
22. По сроку исполнения: несрочный.
23. По юридической силе: подлинный.
24. По стадиям подготовки: подлинник.
25. По происхождению: служебный.
26. По сроку хранения: временный.
27. По степени обязательности: директивный.
28. По степени унификации: типовой.
29. По характеру содержания: первичный
30. По периодичности формирования: дневной.

 
 
 
 

Характеристика  документа по ОКУД:

02511511 –приказ  по вопросам основной деятельности.

                               02      51    151     1

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

02 – унифицированная  система организационно-распорядительной  документации.

51 – документация  по распорядительной деятельности  организации, предприятия.

151 – регистрационный  номер

1 – контрольное число. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3.2 Анализ составления и оформления  письма  № 205 от 08 февраля 2010 года. (См. Приложение)

 

Состав  реквизитов, правильность их оформления с точки  зрения наличия или  отсутствия обязательных элементов.

Реквизит 08 – наименование организации. Сама организация  является автором документа, поэтому наименование должно  соответствовать  наименованию, закрепленному в учредительных документах.

Реквизит 09 – справочные данные об организации (почтовый адрес, номер телефона) расположены правильно в соответствии с ГОСТом.

Реквизит 11 – дата документа оформлена  цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год, что соответствует  ГОСТу.

Реквизит 12 – регистрационный номер документа  состоит из порядкового номера, что  соответствует ГОСТу.

Реквизит 13 - ссылка на регистрационный номер  и дату документа включает

Реквизит 15 – адресат.

Реквизит 20 – текст документа состоит  из двух частей. В первой части указаны  причины, основания, цели составления  документа; во второй части (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения

Текст письма построен по схеме: введение (приведены  мотивы составления письма, ссылки на  решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма); доказательства (обоснование вопроса, изложенного в письме); заключение (изложены выводы, предложены  решения).

Реквизит 22 – подпись расположена правильно  в соответствие с ГОСТом. 
 
 
 
 
 

Требования  к бланкам документов:

Каждый  лист документа, оформленный на бланке, так и без него должен иметь поля не менее:

20 мм  – левое;

10 мм  – правое;

5 мм  – верхнее;

20 мм  – нижнее.

В нашем  документе стандарту соответствуют  все поля. 

Принадлежность  к определенному  комплексу документов по различным классификационным  признакам.

1. По виду деятельности: организационно-распределительный.
2. По наименование: письмо.
3. По способу фиксации информации: письменный.
4. По месту составления документа: внешний.
5. По степени сложности: сложный
6. По степени гласности: открытый.
7. По сроку исполнения: несрочный.
8. По юридической силе: подлинный.
9. По стадиям подготовки: подлинник.
10. По происхождению: служебный.
11. По сроку хранения: временный.
12. По степени обязательности: информационный.
13. По степени унификации: индивидуальный.
14. По характеру содержания: первичный
15. По периодичности формирования: дневной.