Учет расчетов с подотчетными лицами, персоналом по прочим операциям

Окончательный расчет по результатам командировки производится по фактическим расходам, подтвержденным документально, с учетом установленных норм по курсу Национального банка Республики Беларусь на дату авансового отчета. При отсутствии документов по обмену валюты в обменных пунктах уполномоченных банков расчет производится по курсу Национального банка Республики Беларусь.

Работники, получившие наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее 3 рабочих дней (при использовании корпоративной пластиковой карточки – не позднее 15 рабочих дней) по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки (исключая день прибытия) предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

С 23-го февраля 2011 года согласно законодательству Республики Беларусь размер возмещения суточных – 22000 рублей, при однодневных командировках – 11000 рублей; размер возмещения расходов по найму жилого помещения, без предоставления подтверждающих документов, - 6500 рублей.

Учет расчетов с подотчетными лицами в СПК «Матвеевцы» отразим в таблице 3.1.

 

Таблица 3.1. Журнал хозяйственных операций по учету расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам за май 2011 года

Содержание  операции	Корреспонденция счетов			Сумма, руб.	Примечание
	Дебет		Кредит
1	2	3		4	5
Выданы подотчетные  суммы из кассы	71	50		553000	приложение  Г приложение  Д
Оплачены расходы, связанные с приобретением билета	26	71		-	Не использована в хозяйстве
Оплачены суточные	25	71		11000	Приложение  Б

 

Продолжение таблицы 3.1

1	2	3	4	5
Работниками возвращены в кассу неизрасходованные суммы, ранее выданные им подотчет	50	71	-	Не использована в хозяйстве
Учтен НДС по командировочным расходам	18	71	-	Не использована в хозяйстве
Отражены не возвращенные в срок неизрасходованные  подотчетные суммы	94	71	-	Не использована в хозяйстве
Удержаны из заработной платы не возвращенные в срок неизрасходованные подотчетные суммы	70	94	-	Не использована в хозяйстве
Не возвращенные в срок неизрасходованные подотчетные  суммы отнесены на виновное лицо	73	94	-	Не использована в хозяйстве

 

Источник: собственная  разработка.

 

Направление работников в служебную командировку за границу производится на основании приказа нанимателя. Если поводом к командированию за границу послужило приглашение зарубежной фирмы или организации, то направление работников в служебную командировку производится на основании приказа и данного приглашения, которые в этом случае определяют условия нахождения за границей (оплаты труда, расходы на проживание (суточные), обеспечение жилым помещением, проезд и т.д.).

При направлении  работников в командировку руководитель организации устанавливает задание  по командировке, в котором указываются ее цель, время нахождения за границей, план встреч и переговоров с представителями иностранных организации, а в случае заключения договора (контракта) – предмет договора (контракта), условия поставки, форма и вид платежа. Задание подписывается руководителем и командированным работником.

При служебных  командировках за границу наниматель обязан выдать аванс в иностранной  валюте и возместить работнику следующие  расходы:

• по проезду к месту служебной командировки и обратно;
• за проживание вне места постоянного жительства (суточные);
• по найму жилого помещения;
• иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

Расходы по проезду  до места командирования и обратно (возмещение транспортных расходов в  пределах пункта командирования производится за счет суточных), провозу багажа (в случае выполнения служебного поручения по его провозу) возмещаются командированному работнику по нормам и в порядке, предусмотренным Положением о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей. При этом обязательно предоставление подтверждающих документов в оригинале (счета, квитанции, проездные билеты).

Возмещение  суточных производится на следующих  условиях:

• при проезде по территории Республики Беларусь – в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь;
• при проезде и за время пребывания на территории иностранной территории – в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую направлен работник в командировку.

В случае остановки  в пути следования по территории иностранного государства и пребывания более  суток (для выполнения служебного поручения  или по другим, не зависящим от работника, причинам) выплата суточных и расходов по найму жилого помещения производится в иностранной валюте по нормам страны, в которой работник находился проездом. За время остановки в пути следования по иностранной территории, связанной с расписанием движения транспорта суточные выплачиваются по нормам страны командирования.

День пересечения  границы при выезде из Республики Беларусь включается в дни, за которые  суточные выплачиваются в иностранной  валюте по нормам, установленным в  пределах страны, в которую командирован работник, а день пересечения границы при возвращении в Республику Беларусь – в дни, за которые суточные выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным для служебных командировок в пределах Республики Беларусь. При продолжительности командировки более суток, когда день пересечения границы при выезде из Республики Беларусь совпадает с днем пересечения границы при возвращении в Республику Беларусь, работнику выплачиваются суточные за этот день в иностранной валюте в размере 100% установленной нормы страны командирования. Остальные дни оплачиваются в белорусских рублях.

При выезде в  командировку и возвращении обратно  в тот же день работнику выплачиваются  суточные в иностранной валюте в  размере 50% установленной нормы страны командирования.

Если при направлении за границу в краткосрочную командировку принимающая сторона берет на себя расходы, связанные с обеспечением командированного питанием и иностранной валютой на личные расходы, то направляющая сторона не производит выплату суточных, кроме оплаты времени пребывания в пути. За время нахождения в пути суточные выплачиваются в полном объеме установленных норм страны командирования. Если принимающая сторона за свой счет предоставляет командированным питание, но не обеспечивает их транспортом или не оплачивает расходы, связанные с проездом в городском транспорте страны пребывания от места проживания до места работы (учебы), а также не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, то направляющая сторона выплачивает им суточные в размере 30% нормы страны командирования. Если работники, направленные в краткосрочные командировки, совсем не обеспечиваются питанием, то суточные им выплачиваются в полном объеме; если принимающая сторона обеспечивает одноразовое питание, то командированным полагается 70% суточных, а если двухразовое – то 30% от установленной нормы суточных страны командирования.

Суммы за питание, включенные в счета за найм помещения, уплачивается за счет суточных и возмещению не подлежат. Расходы на отдельные  услуги, включенные в стоимость номера, возмещаются в пределах установленных норм расходов по найму жилого помещения. Расходы по бронированию мест в гостиницах возмещаются в пределах норм расходов по найму жилого помещения.

Командированному  работнику возмещаются и иные расходы по командировке, например, комиссионные (по обмену в банке чека или одного вида иностранной валюты на другой, за совершение операций с использованием корпоративной пластиковой карточки), расходы по получению служебного заграничного паспорта, виз, медицинскому страхованию, оплате обязательного сбора, взимаемого с граждан в аэропортах. Для этого обязательно представление подтверждающих документов в оригинале (счета, квитанции). Не требуются документы при возмещении расходов по получению служебного заграничного паспорта и виз.

Работники, вернувшиеся  из служебной командировки, в двухнедельный  срок со дня прибытия представляют письменный отчет об итогах командировки. Те из них, кто получал наличную иностранную  валюту под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней (при использовании корпоративной пластиковой карточки – не позднее 15 рабочих дней) по истечении срока, на который она выдавалась, или со дня возвращения из командировки (исключая день прибытия) предъявить в бухгалтерию организации отчет об использованных суммах иностранной валюты и возвратить неиспользованную сумму в кассу. Выдача наличной иностранной валюты под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам.

Согласно Указу  Президента Республики Беларусь «О совершенствовании  порядка проведения и контроля внешнеторговых операций» от 04.01.2000 г. №7 (с учетом изменений) к юридическим лицам применяются экономические санкции за нецелевое использование и невозвращение в установленный срок средств в иностранной валюте, выданных под отчет, в том числе на оплату расходов по командировкам за пределы Республики Беларусь, - до 10-кратного размера суммы этих средств.

При наличии  задолженности (как дебиторской, так  и кредиторской) в иностранной  валюте по счету 71 при изменении  Национальным банком Республики Беларусь курсов производится переоценка. Декретом Президента Республики Беларусь «О порядке проведения переоценки имущества и обязательств в иностранной валюте при изменении Национальным банком курсов иностранных валют и отражения в бухгалтерском учете курсовых разниц» от 30.06.2000г. №15 определен порядок отнесения и списания возникающих курсовых разниц.

Однако учет расчетов с подотчетными лицами, направленными за границу в СПК «Матвеевцы» не были использованы, так как работники предприятия согласно приказам направлялись в служебные командировки в пределах Республики Беларусь.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.2.Учет денежных средств, выданных в подотчет на хозяйственные и операционные расходы и их документальное оформление

 

 

Деньги под отчет выдают на следующие расходы: на командировки, на приобретение различных материалов, на мелкие хозяйственные, почтовые, телеграфные и другие административно-хозяйственные затраты.

Деньги под  отчет не могут получать лица, которые  не работают в данном хозяйстве и передача подотчетных сумм одним лицом другому запрещается.

Подотчетному  лицу выдается аванс в сумме, необходимой  для проведения намеченных мероприятий, но только в том случае, если оно  не имеет задолженности по ранее  полученным суммам. [10,с159]

Прием наличных денег в кассу СПК «Матвеевцы» из учреждения банка на хозяйственные и операционные расходы осуществляется по приходному кассовому ордеру (ф. № КО-1), подписанному главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным.

Выдача наличных денег из кассы подотчетным лицам на хозяйственные и операционные расходы производится по расходным кассовым ордерам (ф. № КО-2) или надлежащим образом оформленной платежной ведомости, подписанными руководителем и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными. На документах, заменяющих расходные кассовые ордера, ставится специальный штамп. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах имеется разрешение руководителя, подписывать ему расходный кассовый ордер необязательно.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и требует расписку получателя. Если выдача денег производится по ведомости, то получатели также предъявляют кассиру документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе ведомости. При выдаче денег лицу, не имеющему возможности по болезни или другим причинам расписаться лично, по его просьбе за него может расписаться другое лицо, но только не работник бухгалтерии или кассы. На расходном кассовом ордере указываются наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность как фактического получателя денег, так и лица, за него расписавшегося.

Полученные в банке наличные деньги на командировочные или административно-хозяйственные расходы выдаются подотчетным лицам, а остаток неиспользованных подотчетными лицами по назначению наличных денег, поступающих в кассу СПК «Матвеевцы», так же подлежат сдаче в учреждение банка для зачисления их на расчетный счет.