Учет расчетов с подотчетными лицами, персоналом по прочим операциям

После выполнения поручения подотчетное лицо представляет в трехдневный срок в бухгалтерию СПК «Матвеевцы» авансовый отчет о произведенных расходах (приложение Е). К авансовому отчету прилагаются все оправдательные документы (приложение Ж), (приложение З). Документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются:

- кассовый ордер ф. КО-1, квитанция ф. КВ-1, квитанция ф.20-фс, другие приходные документы, утвержденные в соответствии с законодательством.

- кассовый чек (приложение Ж)

- товарный чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуг), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказанных услуг), сумму, идентификатор кассира (приложение З).

На документах о приобретении материалов должны быть подписи лиц, принявших под свою ответственность материальные ценности, которые сдаются подотчетными лицами на склад по требованиям-накладным.

Учет расчетов с подотчетными лицами по хозяйственным  и операционным расходам в СПК «Матвеевцы» отразим в таблице 3.2.

Таблица 3.2. Журнал хозяйственных операций по учету расчетов с

подотчетными  лицами по хозяйственным расходам за май 2011 года

Источник: собственная  разработка.

В случаях непредставления  в установленный срок отчетов  о расходовании подотчетных сумм или невозврата организации неиспользованных авансов СПК «Матвеевцы» вправе производить удержания из заработной платы работников задолженности по подотчетным суммам в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

Для учета расчетов с подотчетными лицами в СПК «Матвеевцы» предназначен 71 счет «Расчеты с подотчетными лицами». Это активный счет – по дебету отражаются суммы выданные подотчет, а по кредиту фактическое расходование денежных средств, сальдо показывает остаток подотчетных сумм. А так же ведется журнал-ордер №7-АПК, который имеет линейно-позиционную форму построения, где совмещен синтетический и аналитический учет (приложение И). Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется по каждому работнику в отдельности. Журнал-ордер №7 открывается на каждый месяц. Сначала записывают в журнал-ордер фамилии, имена и отчества подотчетных лиц, с которыми на начало отчетного периода расчеты не закончены, то есть переносят остатки задолженности (дебетовый или кредитовый) из регистра за прошлый месяц. При этом указывается дата возникновения задолженности.

Дебетовые записи по счету 71 отражаются в графах 4-11, а кредитовые – в графах 12-25. Общая сумма фактического расхода по каждому авансовому отчету указывается в графе 5, а ее расшифровка по дебетуемым счетам – в графах 19-25. Операции по данному авансовому отчету отражаются только в одной строке журнала-ордера. При предоставлении одним и тем же работником за текущий месяц двух или более авансовых отчетов на одно подотчетное лицо заполняется соответствующее числу авансовых отчетов количество строк в журнале-ордере.

Возврат неиспользованных подотчетных сумм путем внесения в кассу или удержания из заработной платы указывается в графах 12-15. По утвержденным авансовым отчетам в графах 26-30 отражают расходы на все виды служебных командировок, отнесенные на затраты производства и списанные за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия. В отдельной графе 29 отражают возмещенные суммы суточных.

Согласно Инструкции по применению регистров журнально-ордерной формы учета в организациях агропромышленного  комплекса на последней странице журнала-ордера отражаются расходы на все виды служебных командировок за месяц и сначала года. Здесь же указывают общую сумму кредитового оборота по счету 71 за месяц и стоимость приобретенных материальных ценностей.

В конце месяца по каждому подотчетному лицу определяют сальдо на конец месяца. Затем подсчитывают итоги (обороты) по дебету и кредиту счета 71. Данные журнала-ордера №7-АПК сверяются с показателями других регистров. Суммы, отнесенные в дебет счета 71 с кредита счета 50, и суммы, возвращенные подотчетными лицами в кассу, сверяются с данными журнала-ордера №1-АПК. Произведенные подотчетными лицами суммы расходов сверяют с показателями отчетов о движении продуктов и материалов, производственных отчетов и др. После сверки данных кредитовый оборот в целом по счету 71 и по дебету корреспондирующих счетов переносится в Главную книгу.

Исследовав  и изучив необходимые документы  и источники информации, по учету  расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам в СПК «Матвеевцы» можно сделать вывод, что хозяйство хорошо обеспечено необходимыми бланками документов, которые соответствуют альбому унифицированных форм первичных документов бухгалтерского учета для сельскохозяйственных организаций и перечню регистров журнально-ордерной формы учета в организациях агропромышленного комплекса. Однако по изучению учета расчетов с подотчетными лицами были выявлены следующие недостатки: небрежное заполнение авансовых отчетов, расходных кассовых ордеров, платежных ведомостей, отсутствие регистрационных номеров документов, небрежное заполнение бланков, отсутствие подписей подотчетных лиц, т.е. в каждом из приложенных документов имеются различные недочеты, которые необходимо устранить. Так же требуется надлежащее, аккуратное ведение и заполнение всех колонок и граф по Журналу-ордеру №7-АПК по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», так как имеются явные недостатки. Все корреспонденции счетов, использованные в хозяйстве были составлены верно.

4. Учет расчетов с персоналом  по прочим операциям и его совершенствование

На счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» обобщается информация о всех видах расчетов с работниками организации, за исключением расчетов по оплате труда, подотчетным суммам, депонентской задолженности.

Учет на счете 73 ведут на субсчетах:

73-1 «Расчеты  по предоставленным займам»;

73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»;

73-3 «Расчеты  по прочим операциям».

По дебету которого отражают задолженность работников по выданным кредитам другим платежам, а по кредиту — погашение этой задолженности.

На субсчете 73-1”Расчеты по предоставленным займам” отражаются расчеты с работниками предприятий по выданным им кредитам (займам) на индивидуальное и кооперативное жилищное строительство, приобретение или строительство садовых домиков и благоустройство садовых участков, приобретение коров и телок и другие индивидуальные нужды. Кредиты выдаются работникам под их обязательства в соответствии с правилами банковского кредитования. Предприятие обязано вести расчеты с получателями банковского кредита, взимать очередные платежи и погашать выданный банком кредит в обусловленные с ним сроки. Расчеты с банком по указанным операциям отражают по счету 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам».

Выдачу указанных  средств осуществляют хозяйства, получая  для этого соответствующий кредит банка или собственные средства, которые приходуют по кассе с кредита счетов 51 или 67. На выданные работникам суммы дебетуют счет 73-1 в корреспонденции со счетом 50”Касса”.

На суммы  очередных платежей, поступивших от работников, кредитуют субсчет 73-1 и дебетуют счета 50, 51”Расчетный счет”, 70”Расчеты с персоналом по оплате труда” в зависимости от порядка осуществления указанных платежей. Погашение банковских кредитов отражают во всех случаях по дебету счета 67 (соответствующие субсчета) в корреспонденции с кредитом счетов 50, 51.

Расчеты по возмещению материального ущерба учитываются на субсчете 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

На субсчете 73-2 учитываются расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате выявленных недостач и хищений денежных средств и товарно-материальных ценностей, брака, а также животных и по возмещению других видов ущерба. В соответствии с действующим законодательством сумма ущерба, причиненного недостачами и хищениями, исчисляется в размере стоимости недостающих (похищенных) ценностей по действующим свободным ценам, за исключением случаев, когда законом предусмотрен иной порядок определения суммы причиненного ущерба, подлежащей взысканию с виновных лиц. При отнесении на виновных лиц недостач, хищений, порчи ценностей, падежа животных запись производят с кредита счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей” на сумму по учетной стоимости; с кредита субсчета 68-2”Расчеты по налогом и сбором, уплачиваемые из выручки от реализации товаров, продукции, работ, услуг” на сумму НДС по недостающим ценностям, подлежащего взносу в доход бюджета; разницу между взыскиваемой суммой и учетной стоимостью относят с кредита субсчета 98-4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью недостающих ценностей». По мере погашения ущерба от недостач и хищений производят запись по дебету счетов 50, 70 и кредиту субсчета 73-2. Одновременно на возмещенную разницу между взыскиваемой суммой и фактической себестоимостью недостающих и испорченных ценностей дебетуют субсчет 98-4 и кредитуют субсчет 92-1 «Внереализационные доходы».

Суммы, которые  не могут быть взысканы с виновного  лица из-за его неплатежеспособности, относят на дебет субсчета 92-2 “Внереализационные расходы” с кредита субсчета 73-2. Указанную сумму относят на забалансовый счет 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов», продолжают учитывать на этом счете до пяти лет на случай, если изменится имущественное положение ответчика. По недостачам ценностей (выявленным ревизиями в текущем году, но относящимся к прошлым периодам), признанным материально-ответственными лицами или на которые имеются решения судебных органов о взыскании с виновных лиц в учете отражают полную их стоимость по взыскиваемой оценке (дебет счета 94 ”Недостачи и потери от порчи ценностей” и кредит субсчета 98-3 «Предстоящие поступления задолженности по недостачам, выявленным за прошлые годы»). Одновременно полную стоимость причиненного ущерба отражают по дебету субсчета 73-2 и кредиту счета 94.

На субсчете 73-3 учитываются расчеты по возмещению виновными лицами причиненного ущерба (кроме недостач и хищений) в случаях и размерах, предусмотренных законодательством о материальной ответственности. В частности, здесь учитываются отнесенные в установленном порядке ущерб и потери от брака, боя, порчи товаров, продуктов, материалов, инвентаря и других ценностей, от простоев, из-за неправильного расходования денежных сумм, выданных в подотчет, уплаты штрафов, на суммы списанных недостач при отказе во взыскании ввиду необоснованности иска, на суммы удержаний из сумм по оплате труда и другие суммы ущерба, возмещаемые по закону виновными лицами. При отнесении указанных сумм на виновных лиц производят запись по дебету субсчета 73-3 и кредиту счетов 28, 26, 70, 92, 94.

Аналитический учет расчетов ведется по каждому виновному лицу.

На данном субсчете учитываются и расчеты с работниками  организации по суммам, причитающимся  им за использование личных автомобилей  для служебных целей..Суммы задолженности по выплате компенсаций отражаются по дебету счетов 26, 25, 20 и других счетов в зависимости от использования транспорта и кредиту субсчета 73-3, при выплате компенсации производится запись по дебету субсчета 73-3 и кредиту счета 50. Аналитический учет расчетов по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» ведется в ведомости аналитического учета ф. № 38-АПК в разрезе субсчетов по каждому работнику, где отражаются остатки задолженности на начало и конец месяца, обороты по дебету и кредиту. Регистром синтетического учета по счету 73 является журнал-ордер № 9-АПК, записи в который производятся в разрезе субсчетов из ведомости № 38-АПК. Кредитовый оборот по счету 73 записывается в журнале-ордере в разрезе корреспондирующих дебетуемых счетов, а дебетовый — общей суммой.

Исследовав  и изучив необходимые документы  и источники информации, по учету расчетов с персоналом по прочим операциям СПК «Матвеевцы» можно сделать вывод, что хозяйство обеспечено необходимыми бланками документов, которые соответствуют альбому унифицированных форм первичных документов бухгалтерского учета для сельскохозяйственных организаций и перечню регистров журнально-ордерной формы учета в организациях агропромышленного комплекса. Однако по изучению учета расчетов с персоналом по прочим операциям были выявлены следующие недостатки: ненадлежащее, неаккуратное ведение и заполнение всех колонок и граф по Журналу-ордеру №9-АПК (приложение К).

Учет расчетов с персоналом по прочим операциям в СПК «Матвеевцы» отразим в таблице 4.

Таблица 4. Журнал хозяйственных операций по учету расчетов с персоналом по прочим операциям за май 201 года