Учет и анализ обеспеченности МПЗ в бюджетной организации

       Принятые грузы экспедитор доставляет  на склад организации и сдает  их заведующему склада, который проверяет соответствие количества и качества материалов данным счета поставщика. Поступление материалов оформляется распиской материально-ответственного лица на документах поставщика (счете, акте, накладной, товарно-транспортной накладной). При централизованной доставке материальных ценностей приемка их подтверждается не только распиской материально - ответственного лица в сопроводительном документе поставщика, но и печатью ОГСУСО «Хозниковский психоневрологический интернат».

     Учет  материалов на складах ведется в книге складского учета материалов. До начала записей в книге нумеруются все страницы, на обороте последней страницы подписывается главный бухгалтер. На каждый вид материалов открывается отдельная страница; после каждой записи по приходу и расходу выводятся остатки. Такие записи на основе первичных документов материально-ответственные лица делают в тот же день.

       В случае расхождения фактических  данных о поступивших материалах  с данными поставщика комиссией  составляется акт приемки в  2-х экземплярах с обязательным участием заведующего складом и представителя от поставщика или незаинтересованной организации.

     Отпуск  материалов со склада учреждения осуществляется на основании документов, утвержденных руководителем учреждения. Расходные  документы по содержанию и назначению можно объединить в две группы: разовые требования и накопительные документы. К первой группе относятся: накладная (требование), применяющаяся при выдаче материалов со склада и при перемещении материалов внутри учреждения; меню-требование ф.№ 45-МЗ, использующиеся для выдачи продуктов питания со склада; путевой лист для списания в расход автомобильного бензина. Вторая группа включает ведомость выдачи материалов на нужды учреждения ф.№410.

     Бензин  списывается по фактическому расходу, но не свыше норм, утвержденных для отдельных марок автомобилей. Списание материалов или продуктов питания производится по ценам их приобретения или средним ценам, если они приобретались по разным ценам.

     В установленные дни документы  по приходу и расходу материалов сдают в бухгалтерию организации по реестру приемки-сдачи документов, составленному в 2-х экземплярах. Первый из них сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре, второй остается на складе. В подтверждение проверки бухгалтер расписывается в книге (карточке) против каждой проверенной записи. Обнаруженные ошибки исправляют непосредственно на месте.

     Рассмотрим  примеры оформления бухгалтерских записей при организации учета материальных запасов в ОГСУСО «Хозниковский психоневрологический интернат»:

     Так например, в июне 2009г. были приобретены строительные материалы для текущего ремонта помещений интерната за счет бюджетных средств безналичным путем. В  учете учреждения отражены следующие операции (таблица № 3 и 4). 

Таблица 3. - Приобретение материалов за счет средств бюджета

Таблица 4. - Оплата за доставку произведена поставщику отдельно

     Необходимо  обратить внимание на то, что доставка включается в фактическую стоимость  материальных запасов, формирование учетной  стоимости проводится с применением  счета 1 10604 340, если оплата производится по разным договорам.

     В случае, если материальные ценности приобретались через подотчетных лиц, как например в сентябре 2010г подотчетным лицом были приобретены канцелярские принадлежности за счет приносящей доход деятельности, облагаемой НДС на сумму 3 599 руб., в том числе НДС - 549 руб., то порядок отражения операций будет следующий (таблица №5):

Таблица 5. - Приобретение материалов подотчетными лицами за счет предпринимательской деятельности, облагаемой НДС

     Если  материальные запасы поступают в  ОГСУСО «Хозниковский психоневрологический интернат» безвозмездно от вышестоящей организации или от другого бюджетного учреждения, то тогда они приходуются по фактической стоимости с учетом сумм, уплачиваемых учреждением за доставку материальных запасов и приведение их в состояние, пригодное для использования.

     Если  материальные запасы поступают в  ОГСУСО «Хозниковский психоневрологический интернат» по договору дарения, то тогда они приходуются по текущей рыночной стоимости с учетом сумм, уплачиваемых учреждением за доставку материальных запасов и приведение их в состояние, пригодное для использования.

     Так например, в декабре 2009г. в ОГСУСО «Хозниковский психоневрологический интернат» по договору дарения (безвозмездно) поступили от бюджетного учреждения, подведомственного разным главным распорядителям МУЗ «Шуйская ЦРБ» по подчиненности одного уровня бюджета (от государственных и муниципальных учреждений), хозяйственные материалы на сумму 5 712 руб., в том числе НДС - 756 руб. Отражение операций по поступлению хозяйственных материалов приведено в таблице 6 и 7.

Таблица 6. - Поступление прочих материалов по договору дарения, если больше никаких дополнительных расходов нет

     Если бы указанные материалы поступили бы по договору дарения (безвозмездно) и их доставка осуществлялась по отдельному счету (договору), то в учете ОГСУСО «Хозниковский психоневрологический интернат» были бы сделаны следующие записи (таблица №7). 
 
 

Таблица 7. - Поступление прочих материалов по договору дарения и производится доставка по отдельному счету

     В ноябре 2010г. при инвентаризации в ОГСУСО «Хозниковский психоневрологический интернат» были обнаружены излишки материальных запасов у материально ответственного лица Скворцовой А.Б. Определив наименование материалов, их количество были оценены излишки оприходования 1245,00 руб. по текущей рыночной стоимости. При этом под текущей стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи активов на дату принятия к учету (табл.8). Выявленные излишки были оприходованы следующими записями (таблица №8):

Таблица 8. - Оприходование излишков материалов

     В конце года перед составлением годового бухгалтерского отчета в ОГСУСО «Хозниковский психоневрологический интернат» проводится инвентаризация материальных ценностей и расчетов. Инвентаризация проводится в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

     Полную  инвентаризацию всех активов и обязательств в ОГСУСО «Хозниковский психоневрологический интернат» проводят в течении четвертого квартала отчетного года. Однако есть и исключения. Например, если какое-либо имущество учреждения уже было инвентаризовано по инициативе руководителя в промежуток времени с 1 октября отчетного года до издания приказа об инвентаризации, то повторно этого делать не надо.

       Проведение полной инвентаризации  также необходимо:

     - при реорганизации или ликвидации организации;