Учет и анализ обеспеченности МПЗ в бюджетной организации

     Заверенное  установленными подписями лиц, ответственных  за получение, выдачу и использование продуктов питания, меню-требование утверждается руководителем учреждения и передается в бухгалтерию в сроки, установленные графиком. Сведения из меню-требования после проверки заносятся в ежемесячную накопительную ведомость по расходу продуктов питания.

     Накопительная ведомость по расходу продуктов  питания применяется для учета  расхода продуктов питания в  течение месяца и составляется по каждому материально ответственному лицу. Записи в ней производятся ежедневно на основании меню-требований на выдачу продуктов питания и других документов, прилагаемых к накопительной ведомости [10, с. 101].

     В заголовочной и оформительной частях накопительной ведомости по расходу  продуктов питания содержатся показатели предыдущей ведомости, а в содержательной части записываются наименование и код продуктов питания, числа месяца (дата выдачи продуктов), число довольствующихся, количество израсходованных продуктов, цена за единицу, сумма, количество прилагаемых штук меню-требований.

     По  окончании месяца в ведомости  подсчитываются итоги и определяется стоимость израсходованных продуктов. Одновременно сверяется число довольствующихся: по детским учреждениям − с данными посещаемости детей, по лечебным учреждениям − со сведениями о наличии больных.

     Итоговые  данные ведомости по расходу продовольственных запасов по окончании месяца записываются в журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов.

     Учет  поступления продуктов питания  ведется в накопительной ведомости  по приходу продуктов питания. Записи в ней производятся на основании первичных документов в количественном и стоимостном выражении. По окончании месяца в ведомости подводятся итоги.

     Накопительная ведомость составляется по каждому  материально ответственному лицу с  указанием поставщиков.

     В накопительной ведомости по приходу продуктов питания указываются: числа месяца (дата поступления продуктов), номер документа, сумма, всего по приходу, сведения о продуктах питания (наименование и код, единица измерения, количество, сумма), должность, подпись, расшифровка подписи лица, составившего и проверившего документ.

     Аналитический учет – это учет, который ведется  в лицевых, материальных и иных аналитических  счетах бухгалтерского (бюджетного) учета, группирующих детальную информацию об имуществе, обязательствах и о  хозяйственных операциях внутри каждого синтетического счета.

     Синтетический учет – это обобщенное отражение  в денежном измерении экономически однородных хозяйственных средств, их источников и хозяйственных процессов. Ведется на основе синтетических  счетов бюджетного учета. Данные аналитического учета должны соответствовать оборотам и остаткам по счетам синтетического учета.

     Бюджетные учреждения, на балансе которых имеются материальные запасы, в том числе продукты питания, медикаменты и перевязочные средства, в том числе интернаты и больницы, отражают запасы на следующих балансовых счетах:

     1. На счете 010501000 «Медикаменты и перевязочные средства» учитываются медикаменты, компоненты, эндопротезы, бактерийные препараты, сыворотки, вакцины, кровь и перевязочные средств в больницах, лечебно-профилактических, лечебно-ветеринарных и других учреждениях.

     2. На счете 010502000 «Продукты питания» учитываются продукты питания, продовольственные пайки, молочные смеси, лечебно-профилактическое питание.

     3. На счете 010503000 «Горюче-смазочные материалы» предназначен для учета всех видов топлива, горючего и смазочных материалов: дров, угля, торфа, бензина, керосина, мазута, автола.

     4. На счете 010505000 «Мягкий инвентарь» учитываются следующие виды мягкого инвентаря:

• белье (рубашки, сорочки, халаты);
• постельное белье и принадлежности (матрацы, подушки, одеяла, простыни, пододеяльники, наволочки, покрывала, мешки спальные);
• одежда и обмундирование, включая спецодежду (костюмы, пальто, плащи, полушубки, платья, кофты, юбки, куртки, брюки);
• обувь, включая специальную (ботинки, сапоги, сандалии, валенки);
• спортивная одежда и обувь (костюмы, ботинки);
• прочий мягкий инвентарь.

     5. На счете 010506000 «Прочие материальные запасы» учитываются материальные запасы:

• специальное оборудование для научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, приобретенное по договорам с заказчиками для обеспечения выполнения условий договоров, до передачи его в научное подразделение;
• посадочный материал;
• реактивы и химикаты, стекло и химпосуда, металлы, электроматериалы, радиоматериалы и радиодетали, фотопринадлежности, подопытные животные и прочие материалы для учебных целей и научно-исследовательских работ, драгоценные и другие металлы для протезирования, а также инвалидная техника и средства передвижения для инвалидов;
• хозяйственные материалы (электрические лампочки, мыло, щетки), используемые для текущих нужд учреждений, канцелярские принадлежности (бумага, карандаши, ручки, стержни);
• посуда;
• возвратная или обменная тара (бочки, бидоны, ящики, банки стеклянные, бутылки и т.п.), как свободная (порожняя), так и находящаяся с материальными ценностями;
• корма и фураж (сено, овес и другие виды кормов и фуража для животных), семена, удобрения;
• книжная, иная печатная продукция, в том числе печатная сувенирная продукция, предназначенная для продажи, кроме библиотечного фонда и бланочной продукции;
• запасные части, предназначенные для ремонта и замены изношенных частей в машинах и оборудовании, транспортных средствах, объектах производственного и хозяйственного инвентаря;
• материалы специального назначения;
• иные материальные запасы.

     6. На счете 010507000 «Готовая продукция» предназначен для учета изготовленной в учреждениях продукции в рамках предпринимательской и иной деятельности, приносящей доход [26, с. 7].

     Операции  по принятию к учету материальных запасов оформляются бухгалтерскими записями, которые представлены в таблице 1. 
 
 
 
 
 
 

  Таблица 1 − Принятие к учету материальных запасов

     Спецоборудование, не возвращенное заказчику после  завершения темы и используемое в качестве материалов, принимается на учет по рыночной стоимости по дебету счета 010506340 с кредита счета 040101180 «Прочие доходы». Одновременно производится запись по списанию этого оборудования с забалансового счета 12 «Спецоборудование для выполнения научно-исследовательских работ по договорам с заказчиками».

     Аналитический учет материальных запасов, за исключением  посуды, продуктов питания, молодняка  животных и животных на откорме, ведется  на карточках количественно-суммового  учета материальных ценностей.

     В заголовочной части карточек отражаются наименование учреждения, структурного подразделения; фамилия, имя, отчество материально ответственного лица, номер  счета бюджетного учета; наименование продукции (вида оборудования, детали и материала).

     В содержательной части указываются  дата и номер журнала операции, содержание операции, цена, количество и сумма по дебету, кредиту, остаток (количество и сумма), а в оформительной  части − должность, подпись, расшифровка  подписи лица, заполнившего карточку, дата.

     Аналитический учет продуктов питания ведется  в оборотной ведомости по нефинансовым активам. Записи в оборотную ведомость  по нефинансовым активам производятся на основании данных накопительной  ведомости по приходу продуктов  питания и накопительной ведомости по расходу продуктов питания. Ежемесячно в оборотной ведомости по нефинансовым активам подсчитываются обороты и выводятся остатки на конец месяца.

     Аналитический учет молодняка животных и животных на откорме ведется по видам и  возрастным группам (животных на откорме только по видам) в книге учета животных. В книге указываются вид животного, код вида, возрастная группа, код группы, дата и номер журнала операций, дата поступления животного, сведения о животном (откуда поступило, куда выбыло, привес); инвентарный номер; количество, вес; сумма (по дебету и кредиту).

     Учет  молодняка животных ведется по видам  и возрастным группам, а животных на откорме − только по видам, с  выделением отдельных листов в книге. Учет обеспечивает возможность получения сведений о поступлении и выбытии, поголовье и живом весе, привесе, приросте животных [22, с. 89]. 
 
 
 

     1.4 Учет списания материальных запасов 

     Учет  операций по расходу материальных запасов, их выбытию из эксплуатации, перемещению  внутри учреждения ведется в журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов.

     Операции  по расходу материальных запасов, их выбытию из эксплуатации, перемещению  внутри учреждения учитывают в Журнале  операций по выбытию и перемещению  нефинансовых активов (ф.0504071).

     Для ведения аналитического учета материальных запасов предназначены Карточки количественно-суммового учета материальных ценностей (ф.0504041).

     В том числе Карточка количественно-суммового  учета материальных ценностей (ф.0504041), применяется для аналитического учета материальных ценностей:

     - использованных при изготовлении  экспериментальных устройств;

     - выданных на транспортные средства  взамен изношенных;

     - переходящих наград, призов, кубков;

     - принятых на ответственное хранение, включая спецоборудование, приобретенное для выполнения научно-исследовательских работ;

     - в пути.

     Исключение  составляют посуда, продукты питания.

     Карточка  составляется по каждому материально  ответственному лицу отдельно и в  общем случае содержит показатели наименования, количества и стоимости. Причем в некоторых случаях карточка ведется в разрезе дополнительных данных (кроме материально ответственного лица). Так, по материальным  запасам в пути следует вести карточку по отдельным поставщикам; по товарно-материальным ценностям, принятым на соответственное хранение,- по организациям-владельцам; а по сырью и материалам, принятым в переработку, - по заказчикам, видам, сортам материалов и месту их нахождения [18, с. 89].

     При заполнении карточки сначала переносят  остатки на начало года. На основании первичных бухгалтерских документов, приложенных к журналам операций, делают записи в карточке в количественном и стоимостном выражении. На конец периода выводят остатки.

     Аналитический учет продуктов питания ведется в оборотной ведомости по нефинансовым активам (ф. 0504035). Данный регистр бюджетного учета применяется для отражения данных о наличии и стоимости продуктов питания, а также проверки соответствия произведенных записей на счетах аналитического учета данным счета «Продукты питания» Главной книги (ф. 0504072).

     Оборотная ведомость составляется ежемесячно по всем объектам учета в количественном и стоимостном выражении. При  этом третий лист может быть использован  в качестве вкладного листа.