Учет и анализ обеспеченности МПЗ в бюджетной организации

     Основанием  для отражения в бухгалтерском  учете информации об активах и  обязательствах, а также операций с ними являются первичные учетные  документы.

     Первичные и сводные  учетные документы составляются на бумажных носителях или, при наличии технических возможностей субъекта учета, на машинных носителях - в виде электронного документа с использованием электронно-цифровой подписи (далее - электронный документ). В последнем случае субъект учета, сформировавший электронный документ, обязан изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях по письменному запросу других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

     Первичный учетный  документ принимается к бухгалтерскому учету при условии отражения  в нем всех реквизитов, предусмотренных  унифицированной формой документа  и при наличии на документе  подписи руководителя субъекта учета  или уполномоченного им на то лица.

     Документы, которыми оформляются хозяйственные  операции с денежными средствами, принимаются к отражению в  бухгалтерском учете при наличии  на документе подписей руководителя субъекта учета и главного бухгалтера или уполномоченных ими на то лиц.

     Систематизация и накопление информации, содержащейся в принятых к учету первичных (сводных) учетных документах, в целях отражения ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности, осуществляется субъектом учета в регистрах бухгалтерского учета, составляемых по формам, установленным органом, осуществляющим согласно законодательству Российской Федерации регулирование бухгалтерского учета.

     Регистры  бухгалтерского учета формируются  в виде книг, журналов, карточек на бумажных носителях,  а при наличии технической возможности - на машинном носителе в виде электронного документа (регистра), содержащего электронную цифровую подпись (далее – электронный регистр).

     Бухгалтерский учет ведется в валюте Российской Федерации - в рублях. Документирование операций с имуществом, обязательствами, а также иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета осуществляется на русском языке. Первичные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык [15, с.59].

     Субъект учета обязан обеспечить хранение первичных (сводных) учетных документов, регистров  бухгалтерского учета и бухгалтерскую  отчетность в течение сроков, устанавливаемых  в соответствии с правилами организации  государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

     Оформление и хранение первичных (сводных) документов, регистров  бухгалтерского учета, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется с соблюдением норм законодательства Российской Федерации  о защите государственной тайны.

       Инвентаризация имущества, финансовых активов и обязательств проводится субъектом учета в порядке, предусмотренном нормативными правовыми актами, принятыми в соответствии с законодательством Российской Федерации Министерством финансов Российской Федерации.

     На  основе соответствующего Плана счетов и Инструкции по его применению, учреждением разрабатывается и  утверждается рабочий план счетов бухгалтерского  учета (далее – Рабочий план счетов) [15, с.89].

     Аналитические коды в номере счета Рабочего плана счетов отражаются:

     в 1-17 разрядах – аналитический код  по классификационному признаку поступлений  и выбытий;

     в 18 разряде – код вида финансового  обеспечения (деятельности);

     в 24-26 разрядах – аналитический код  вида поступлений, выбытий объекта  учета.

     В 19-23 разрядах номера счета Рабочего плана счетов отражается синтетический код счета Единого плана счетов.

     В целях организации и ведения  бухгалтерского учета, утверждения  Рабочего плана счетов применяются  следующие коды вида финансового  обеспечения (деятельности):

     1 – деятельность, осуществляемая  за счет средств соответствующего  бюджета бюджетной системы Российской  Федерации (бюджетная деятельность);

     2 – приносящая доход деятельность (собственные доходы учреждения);

     3 – средства во временном распоряжении;

     4 – субсидии на выполнение государственного (муниципального) задания;

     5 – субсидии на иные цели;

     6 – бюджетные инвестиции;

     7 – средства по обязательному  медицинскому страхованию;

     Единый  план счетов состоит из  пяти  разделов, сгруппированных по экономическому содержанию в целях составления достоверной финансовой отчетности и отражения показателей, необходимых для формирования государственного задания, бюджетной сметы (сметы доходов и расходов, плана финансово-хозяйственной деятельности) учреждения. 

     

2.  Экономическая сущность и классификация материальных запасов в бюджетном учреждении

 

     Материальные запасы — это находящаяся на разных стадиях производства и обращения продукция производственно-технического назначения, изделия народного потребления и другие товары, ожидающие вступления в процесс производственного или личного потребления. Материальные запасы − это один из видов нефинансовых активов бюджетных учреждений [15, с.136].

     Перечень  объектов, относимых к материальным запасам, приведен в Инструкции №  154н от 01.12.2010г.

     К материальным запасам относятся:

     предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, не превышающего 12 месяцев, независимо от их стоимости;

     готовая продукция;

     товары  для продажи;

     следующие материальные ценности независимо от их стоимости и срока службы:

     специальная одежда, специальная обувь, форменная  одежда, вещевое имущество, одежда и  обувь, а также спортивная одежда и обувь в учреждениях здравоохранения, просвещения, социального обеспечения  и других учреждениях;

     постельное белье и постельные принадлежности (матрацы, подушки, одеяла, простыни, пододеяльники, наволочки, покрывала, мешки спальные и т.п.) и иной мягкий инвентарь;

     тара  для хранения товарно-материальных ценностей;

     инвалидная  техника и средства передвижения для инвалидов; [4, с. 10].

     Для учета материальных запасов, предназначенных  для использования в процессе деятельности учреждения, а также  для перепродажи, предназначен счет 010500000 «Материальные запасы».

     Учет  материальных запасов ведется на следующих счетах Плана счетов бюджетного учета:

• 010501000 «Медикаменты и перевязочные средства»;
• 010502000 «Продукты питания»;
• 010503000 «Горюче-смазочные материалы»;
• 010504000 «Строительные материалы»;
• 010505000 «Мягкий инвентарь»;
• 010506000 «Прочие материальные запасы»;
• 010507000 «Готовая продукция».

     Материальные  запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической стоимости. В фактическую стоимость материальных запасов, приобретенных за плату, включаются суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику с учетом сумм налога на добавленную стоимость, предъявленных учреждению поставщиками и подрядчиками (кроме их приобретения (изготовления) в рамках деятельности, приносящей доход, облагаемой НДС, если иное не предусмотрено налоговым законодательством РФ), а также стоимость информационных и консультационных услуг, таможенные пошлины и иные платежи, связанные с приобретением материальных запасов, вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены материальные запасы, в соответствии с условиями договора; суммы, уплачиваемые за заготовку и доставку (транспортные услуги) материальных запасов до места их использования, включая страхование доставки; стоимость работ по доведению материальных запасов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях (подработка, сортировка, фасовка и улучшение технических характеристик полученных запасов, не связанные с их использованием) [10, с. 23].

     Фактическая стоимость материальных запасов, полученных учреждением по договору дарения, а также остающихся от выбытия основных средств и другого имущества, определяется исходя из их текущей рыночной стоимости на дату принятия к бухгалтерскому учету, а также затрат учреждения на доставку материальных запасов и приведение их в состояние, пригодное для использования. 

     

3.  Документальное оформление, синтетический и аналитический учет поступления материальных запасов

 

     Материальные  запасы поступают от поставщиков, подотчетных  лиц, закупивших материалы в порядке  наличного расчета, от списания пришедших в негодность основных средств и собственного производства.

     Поступающие в организацию материалы оформляются  бухгалтерскими документами в следующем  порядке.

     Расчетные и другие документы, связанные с  поступлением материалов, поступают  в бухгалтерию, где проверяют правильность их оформления и после этого передают ответственному исполнителю по снабжению [11, с. 50].

     Материальные  ценности приходуются в соответствующих  единицах измерения (весовых, объемных, линейных, счетом). Если материалы поступают  в одной единице, а расходуются в другой, то они учитываются одновременно в двух единицах измерения.

     В случаях, когда количество, качество или ассортимент прибывших на склад материалов не соответствуют  данным счета поставщика, приемку  материалов производит комиссия и оформляет актом о приемке материалов (ф. 0315004), который служит основанием для предъявления претензий поставщику. В состав комиссии приглашают представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации. Акт составляют также при приемке материалов, поступивших в организацию без счета поставщика (неотфактурованные поставки).

     Акт составляется в двух экземплярах. Один экземпляр передают в бухгалтерию  учреждения для учета движения материальных ценностей, другой − в отдел снабжения  или в бухгалтерию для направления претензионного письма поставщику. Если перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную (ф. 1−т) (Приложение 1), которую составляет грузоотправитель в четырех экземплярах. Первый из них служит основанием для списания материалов у грузоотправителя; второй − для оприходования материалов получателем; третий − для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату перевозки ценностей; четвертый служит основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу. Товарную накладную применяют в качестве приходного документа у покупателя в случае отсутствия расхождения количества поступивших грузов с данными накладной. При наличии такого расхождения приемку материалов оформляют актом о приемке материалов [23, с. 13].

     Отражение в учете операций по перемещению  материальных запасов внутри учреждения, передаче их в эксплуатацию, к списанию осуществляется в регистрах аналитического учета материальных запасов путем изменения материально ответственного лица на основании следующих документов:

• требования-накладной (ф. 0315006);
• меню-требования на выдачу продуктов питания (ф. 0504202);
• ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210);
• акта о списании материальных запасов (ф. 0504230);
• акта о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143);
• путевого листа (ф. 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007).

     Требование-накладная  применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами [28, с. 14].

     Накладную в двух экземплярах составляет материально  ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит сдающему складу основанием для списания ценностей, а второй − принимающему складу для оприходования ценностей [28, с. 14].

     Этими же накладными оформляются операции по сдаче на склад или в кладовую остатков из производства неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака.

     Накладную подписывают материально ответственные  лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для  учета движения материалов.

     Меню-требование на выдачу продуктов питания применяется для оформления отпуска продуктов питания и составляется ежедневно в соответствии с нормами раскладки продуктов питания и данных о количестве довольствующихся лиц.

     В заголовочной части меню-требования указывают коды категорий довольствующихся (группы), плановую стоимость одного дня, количество довольствующихся по плановой стоимости одного дня, плановую и фактическую стоимость на всех довольствующихся и численность персонала.

     В содержательной части меню-требования отражают количество продуктов питания, подлежащих закладке по каждому виду блюд на завтрак, обед, полдник, ужин и  для обслуживающего персонала, и  общий расход продуктов питания  на довольствующихся и на персонал. По каждому указанному показателю записывают количество порций, выход-вес порций и виды расходуемых продуктов (мясо говядины, баранины, свинины, птицы, субпродукты мясные.