Учет и анализ обеспеченности МПЗ в бюджетной организации

     Финансовый  анализ проводится с помощью различных  моделей, позволяющих структурировать  и идентифицировать взаимосвязи  между основными показателями. Существуют три основных типа моделей:

     Дескриптивные модели (описательного характера) являются основными для оценки финансового состояния предприятия. К таким относятся - построение системы отчетных балансов; представления финансовых отчетов в различных аналитических разрезах; вертикальный и горизонтальный анализ отчетности; трендовый анализ; анализ относительных показателей и коэффициентов; сравнительный (пространственный) анализ; факторный анализ, система аналитических коэффициентов. Дескриптивные модели базируются на использовании информации бухгалтерской отчетности;

     Предикатные модели - это модели прогностического характера. Они используются для прогнозирования доходов и расходов предприятия, его будущего финансового состояния. Самый распространенный из них: расчеты точки критического объема продаж (анализ безубыточности) построение прогностических финансовых отчетов модели динамического анализа; модели ситуационного анализа;

     Нормативные модели - это модели, которые делают возможным сравнение фактических  результатов деятельности предприятия  с нормативными. Эти модели в основном используются во внутреннем финансовом анализе. Их суть заключается в установлении нормативов на каждую статью расходов для соответствующих технологических процессов, видов изделий и выяснение причин отклонений фактических данных от этих нормативов.

     Итак, во время финансового анализа  могут использоваться самые разнообразные приемы, методы и модели анализа. Их количество и широта применения зависят от конкретных целей анализа и определяются его задачами в каждом отдельном случае. [1, c. 26-31]

     Основные  функциональные структуры, выполняющие финансовый анализ на предприятии - финансовый отдел и бухгалтерия. К этой работе также привлекаются другие экономические подразделения - отделы маркетинга, планирования. Основы методики финансового анализа должны знать не только специалисты в области финансов, а и весь управленческий персонал.

2.   Анализ обеспеченности учреждения материальными ресурсами

     В процессе осуществления своей деятельности бюджетная организация систематически приобретает и расходует различные материальные ценности.

     Особенностью  функционирования материалов в непроизводственной сфере является то, что по мере их расходования они полностью выбывают из оборота. Кроме того, доля потребления материалов в непроизводственной сфере в общем объеме затрат значительно ниже, чем в производстве.

     Но в то же время материалы в бюджетных учреждениях, как и в сфере материального производства, играют одну из первостепенных ролей в обеспечении нормальной их деятельности, надлежащего качества оказываемых услуг и выполняемых работ. Полное и своевременное обеспечение учреждений материалами является важным условием выполнения ими своих функций, создания необходимых предпосылок для воспроизводства рабочей силы.

     В настоящее время наблюдается  рост потребности учреждений непроизводственной сферы в материальных ресурсах, которая может быть удовлетворена экстенсивным (приобретением большего количества материалов) или интенсивным путем (более экономным использованием имеющихся ресурсов).

     Наиболее  приемлемым и эффективным, особенно в условиях дефицита бюджетных ресурсов, является второй путь. Но при этом следует учитывать, что все издержки отраслей непроизводственной сферы можно разделить на две группы:

• затраты материалов, которые используются в процессе производства услуг и которые можно сократить без ущерба для удовлетворения потребности в них и повышения качества обслуживания (канцелярские принадлежности, хозяйственные материалы и т.д.);
• затраты, которые оказывают прямое воздействие на какую-либо сторону деятельности учреждения и которые непосредственно связаны с поддержанием жизнедеятельности людей, получающих услуги (продукты питания, медикаменты и перевязочные средства, имеющие значительную долю в общем объеме материальных затрат).

     С учетом этого соблюдение режима экономии по большинству материальных ценностей, используемых в учреждении, должно быть ограничено целесообразностью, рациональностью их распределения и использования без ущерба качества оказываемых услуг. Более широкие границы экономии материальных ресурсов, которые используются работниками в процессе своей трудовой деятельности, возможны по таким видам, как топливо, электроэнергия, хозяйственный инвентарь и др. Здесь допустимо снижение их удельного расхода без ухудшения качества услуг.

     При анализе использования материальных ресурсов и изыскании внутренних резервов их экономии необходимо решить следующие задачи:

• оценка обоснованности заявок на приобретение материальных ценностей, а также полноты их удовлетворения;
• характеристика комплектности и своевременности поступления материальных ресурсов;
• изучение состояния запасов материальных ценностей;
• определение полноты и рациональности использования материалов;
• выявление и изучение причин недостатков в обеспеченности учреждения материальными ресурсами и их использовании;

- поиск внутренних резервов повышения эффективности использования материальных ценностей и разработка мероприятий по их внедрению.

     В работе по анализу, осуществляемому  непосредственно в самом учреждении, ведущая роль принадлежит бухгалтерам  и экономистам.

     В зависимости от целей анализа, от периодичности его проведения в качестве источников информации используется различная учетная, отчетная и нормативная документация.

     При проведении детального анализа хозяйственной  деятельности учреждения по результатам  работы за год широко применяются  соответствующие источники информации:

     1) баланс исполнения сметы расходов;

     2) отчет об исполнении сметы  расходов;

     3) отчет о выполнении плана по  сети, штатам и контингентам (форма  № 3-2);

     4) отчет о движении материальных  ценностей (форма № 6);

     5) объяснительная записка к годовому отчету;

     6) данные актов инвентаризаций  и ревизий, справок проверок  и обследований, нормативных и  законодательных актов, разработанных  ведомственных и отраслевых инструкций  и указаний.

     С целью принятия оперативных решений  в качестве источников информации могут привлекаться данные первичных документов, отражающих поступление и расходование материалов (товарные накладные, счета-фактуры, ведомости выдачи материалов на нужды учреждения, накладные (требования), меню-закладки и требования на выдачу продуктов со склада и т.д.), данные учетных регистров (книги складского учета, мемориальных ордеров № 6, 6а, 7, 11, 12, 13, оборотных ведомостей по субсчетам, книги «Журнал-Главная» и др.), заключенные с поставщиками договора на поставку материальных ценностей. Кроме этого, в процессе анализа широко используется информация о хозяйственной деятельности учреждения за предыдущие периоды, а также других учреждений, позволяющая судить о темпах изменения результатов работы или месте учреждения в отрасли.

     Для получения объективных результатов анализа деятельности  важным условием является достоверность информационной базы. Особое значение имеет достоверность отчетности — наиболее насыщенного информацией источника. Достоверность отчетности обеспечивается в результате ее проверки, которая включает контроль за соблюдением правил составления и представления отчетности, полнотой и своевременностью проведения инвентаризаций, наличием взаимной согласованности показателей различных форм отчетности, правильностью плановых показателей, включенных в отчетность, и преемственностью показателей за смежные периоды.

     После проверки достоверности информационные материалы подвергаются аналитической  обработке. Обработка имеющейся  информации осуществляется с использованием различных методов и приемов, которые составляют основу методики анализа хозяйственной деятельности.

     Наиболее  распространенным является метод сопоставления или сравнения. Он состоит в сопоставлении отчетных показателей с плановыми данными, нормами и нормативами, сметой, показателями за ряд предыдущих лет, а также аналогичными показателями работы других учреждений. Выбор формы сравнения зависит от задач анализа. Так, для оценки выполнения плана фактическое значение отчетных показателей сравнивается с планом, для установления тенденций развития — с показателями предыдущего периода, для характеристики состояния или уровня использования материалов — соответственно с нормативом или нормой. Во всех случаях обязательным условием правильности сравнений является сопоставимость данных.

     Иногда  для полного анализа бывает недостаточно сравнения показателей, имеющихся  в отчете, без определения относительных  величин. В этом случае выводятся  удельные веса или проценты, которые  затем сопоставляются. Расчет относительных  величин (коэффициентов, процентов и т.п.) применяется для оценки темпов развития, степени выполнения плановых заданий, соблюдения норм и нормативов, состояния и уровня использования материальных ресурсов.

     Для расчёта влияния различных факторов (среднегодового количества коек, среднего числа дней функционирования одной койки в году, денежных норм расхода продуктов питания, медикаментов на один койко-день) на изменение обобщающих показателей (величину расходов на материалы, продукты питания и перевязочные средства) применяют методы элиминирования — прием цепных подстановок, абсолютных и относительных разниц. При их использовании измерение влияния факторов осуществляется в установленной последовательности, которая предполагает, что при определении влияния одного из факторов другие остаются неизменными.

     Проверка  правильности расчета влияния отдельных  факторов на изменение результативного  показателя, а также полноты использования  материальных ресурсов, их движения и  состояния осуществляется при помощи балансового приема. Рассмотрение данных, представленных в любом балансе, в их взаимной увязке позволяет сделать важные аналитические расчеты и выводы. Так, движение материальных ценностей можно охарактеризовать следующим балансом:

     ОМ_н + ПМ = РМ_с + РМ_п + ОМ_к,                                              (1)

     где  ОМ_н, ОМ_к — остатки материальных ценностей соответственно на начало и конец анализируемого периода;

     ПМ  — поступление материалов в отчетном периоде;

     РМ_с, РМ_п — расход материальных ценностей соответственно на собственные нужды и прочее их выбытие.

     Использование этой формы баланса при анализе  позволяет исчислить показатели использования материальных ресурсов, проследить за их размещением, установить формы движения.

     Сглаживание положительных и отрицательных  результатов деятельности учреждения в отдельные периоды, а также результатов работы отдельных подразделений — отделений больницы — на уровне обобщающих показателей вызывает необходимость использования приема детализации, который представляет собой разложение сводных показателей по времени и месту их формирования на частные. Это позволяет обнаружить недостатки в работе в том или ином периоде или того или иного отделения.

     Обработанные  с помощью всего перечисленного арсенала приемов данные сводятся в  таблицы, форма и содержание которых  должны соответствовать требованиям полного отражения и целесообразной последовательности рассмотрения показателей.

     Непосредственно  для проведения и оформления анализа  аналитические таблицы разрабатываются  заблаговременно. В них накапливается  информация в динамике за ряд лет, необходимая для принятия решений по организации планирования и контроля за работой учреждения. Особенно большое практическое значение таблицы приобретают в условиях централизации учета и составления сводных отчетов по целой группе учреждений. Здесь возникает необходимость систематического повторения анализа по одной и той же программе, что открывает возможность автоматизации сбора и аналитической обработки данных.

     Полученные  результаты анализа отражаются в  объяснительной записке к годовому отчету, излагаются в аналитических записках с указанием в них мероприятий по устранению выявленных недостатков и улучшению деятельности учреждения.

     Важное  место в работе по реализации предложений  занимает правильная организация контроля за их выполнением. Практика показывает, что там, где хорошо налажены и действуют все рычаги контроля, предложения выполняются своевременно и качественно. А это в свою очередь обеспечивает достижение главной цели анализа — содействия совершенствованию деятельности, более рациональному и экономному использованию материальных ценностей при условии полного удовлетворения потребности в них, повышает эффективность и результативность проводимой аналитической работы.