Совершенствование управления дебиторской задолженностью организации

На всех этапах ведения хозяйственной  деятельности необходимо:

• постоянно следить за соотношением дебиторской и кредиторской задолженности, так как значительный рост долга создает угрозу финансовой устойчивости предприятия;
• своевременно выявлять недопустимые виды дебиторской задолженности;
• прогнозировать поступление денежных средств от дебиторов на основе коэффициентов инкассации;
• оценивать реальную стоимость существующей дебиторской задолженности.

 

 

 

2. Пути повышения  эффективности управления дебиторской  задолженностью в Республике Беларусь

 

 

 

Эффективное управление дебиторской  задолженностью на предприятии в  настоящее время приобретает  все более весомый и экономически значимый ориентир деятельности, поскольку  это связано с управлением  значительными денежными потоками, определяющими обеспеченность предприятия  собственными денежными средствами, объем рынка и соответственно объем продаж.

Основными направлениями  повышения эффективности управления дебиторской задолженностью, призванными  поддержать жизнеспособность организации  в обозримом будущем, могут быть следующие:

1. создание резервов по сомнительным долгам;
2. система мотиваций менеджеров и клиентов;
3. обеспечение активного использования современных форм рефинансирования дебиторской задолженности.

Зачастую организациям приходится бороться с последствиями дебиторской задолженности. Для того, чтобы задолженности контрагентов были для нее не так плачевны, организации могут обезопасить себя созданием резервов по сомнительным долгам.

Сомнительным долгом признается дебиторская задолженность организации, которая не погашена в сроки, установленные  договором, и не обеспечена соответствующими гарантиями

Резерв по сомнительным долгам создается для того, чтобы обезопасить  себя от «забывчивых» партнеров. Благодаря  созданию такого резерва организация  может равномерно учитывать затраты  на несвоевременную «дебиторку». Резерв по сомнительным долгам используется организацией на покрытие безнадежных долгов [9].

Резерв по сомнительным долгам создается на основании инвентаризации дебиторской задолженности, целью которой является определение сроков ее возникновения и выявление сомнительной задолженности. Инвентаризация проводится в конце отчётного (налогового) периода, а резерв по сомнительным долгам создается с начала следующего периода.

Что касается мотивации менеджеров, то в первую очередь важно определить, кто все же должен и будет заниматься сбором информации о должниках, ведением учета и получением просроченных платежей. Для этого необходимо разработать и утвердить регламент взаимодействия подразделений, задействованных в управлении задолженности, действий персонала и форматов документов, используемых в указанном процессе. Проще всего данную работу провести, закрепив в организации уровни управления задолженностью.  Так, подразделения, отвечающие за продажи и взыскание задолженности, имеют противоречивые задачи. Менеджер по продажам (коммерческий отдел) мотивирован продать как можно больше, а менеджер по работе с дебиторами (финансовая служба) — получить денежные средства и минимизировать уровень задолженности. Это приводит к недовольству со стороны клиентов и конфликту подразделений. Возможна схема распределения ответственности, при которой коммерческая служба отвечает за продажи и поступления, финансовая служба берет на себя информационную и аналитическую поддержку, а юридическая —обеспечивает юридическое сопровождение (согласование договора, работа по взиманию задолженности  в принудительном между подразделениями и описать действие порядке). Необходимо распределить ответственность между подразделениями и описать действие всех занятых в управлении задолженностью [ПРИЛОЖЕНИЕ Б].

В качестве же мотивации наиболее часто сегодня на практике используют следующие системы мотивации менеджеров:

1. измерение результата продаж менеджера не по факту подписания договора продажи товара, а по факту оплаты;
2. разная шкала процентов, получаемых менеджером от объема продаж в зависимости от срока оплаты;
3. система бонусов за своевременную оплату;

На практике, кроме поощрений  часто используется штраф или  даже система (шкала) таких штрафов  аналогичная бонусам.

Для эффективной мотивации  важно, чтобы менеджер прилагал максимум усилий к сокращению сроков и сумм задолженностей, но при этом не был  наказан за ситуации, когда все  было с его стороны сделано, но клиент задерживает оплату по иным не зависящим от менеджера причинам.

Также необходимо четко определить те группы клиентов и ситуации, по которым  могут идти особые условия. По этим ситуациям решения по должникам  принимаются на уровне руководства  или совместно с руководством.

В практике уже наработаны и существуют определенные схемы  возвращения долгов. Однако, у каждой компании в зависимости от специфики  ее деятельности, возможностей, стратегии  и сложившийся ситуации могут быть свои особенности.

И все же в любой ситуации связанной с возвращением дебиторских  задолженностей важно помнить, что  речь идет не просто о возвращении  денег, но и сохранении клиентских связей.

Работа с дебиторскими задолженностями должна быть значимой частью ключевых задач менеджера. Проводиться  она должна запланировано и систематически. Как только пошел отсчет времени оплаты, у менеджера четко должны быть определены все даты контактов напоминания и решительных мер. Также четко необходимо определить группы клиентов, исходя из информации их финансовой предыстории взаиморасчетов с компании. Для каждой группы необходимо выбрать стиль общения от мягкого напоминания, до четкого жестокого уведомления об определенных действиях со стороны компании. Также важно определить крайние сроки и максимальную сумму кредитования, мотивацию и действия в случае невыполнения.

Безусловно, важным элементом  являются все предупредительные  меры, включая и форму договора. Однако, в реальной практике работы компаний, часто большое значение имеют не договора, а личные договоренности. Поэтому наибольшее значение необходимо придавать договоренностям и созданию такой системы отношений, при которой предложения компании и отношения  с ней будут интересны и привлекательны для клиента, а обман и некорректность финансовых отношений, станут не выгодны. Речь идет о целом комплексе мер по укреплению позиции компании на рынке и ее партнерской привлекательности [10].

Еще одним из направлений  повышения эффективности управления дебиторской задолженностью является ее рефинансирование, то есть осуществление  финансовых операций, обеспечивающих ускоренную конверсию дебиторской  задолженности в денежные активы.

В качестве основных форм рефинансирования дебиторской задолженности выступают: факторинг; учет векселей, выданных покупателями продукции; форфейтинг.

В соответствии со статьей 153 Банковского Кодекса Республики Беларусь, по договору финансирования под уступку денежного требования (договор факторинга) одна сторона (фактор) – банк или небанковская кредитно-финансовая организация обязуется другой стороне (кредитору) вступить в денежное обязательство  между кредитором и должником  на стороне кредитора путем выплаты  кредитору суммы денежного обязательства  должника с дисконтом [2]. То есть, по сути факторинг — это продажа дебиторской задолженности специализированному финансовому институту, факторинговой компании, обычно без права обратного требования. Основываясь на своих данных кредитного анализа, факторинговая компания может отказаться от покупки счетов, которые она сочтет слишком ненадежными. При помощи факторинга фирма часто избегает расходов, связанных с поддержанием кредитного отдела и инкассированием средств. За несение риска и обслуживание дебиторской задолженности факторинговая компания получает комиссионные, которые обычно составляют около 1% номинальной стоимости дебиторской задолженности. Основные источники факторинга — коммерческие банки, факторинговые филиалы банковских холдинговых компаний и факторинговые компании со стажем. Основной недостаток этого метода состоит в том, что он может оказаться дорогим. Однако необходимо учитывать, что факторинговая компания зачастую освобождает фирму от учетных операций, связанных с коммерческим кредитом, издержек по обслуживанию дебиторской задолженности и расходов по инкассированию [11, с.33].

Различают насколько разновидностей факторинга, например факторинг с  регрессом, когда в случае невозврата дебиторами долгов в установленный  срок фактор - фирма востребует у  предприятия ранее предоставленную  авансовую сумму. В факторинге без  регресса предприятие получает финансирование независимо от последующих платежей дебиторов. В частности, АСБ «Беларусбанк» предоставляет услуги факторинга с правом регресса. Обоснование целесообразность факторинга должна строиться на тех же принципах, что и привлечение кредитов, но с учетом определенных выше особенностей факторинга. Например, целесообразность факторинга с регрессом для дебиторской задолженности в национальной валюте может быть определена по формулам (8) и (9).

 

ДЗ*ФК1+В*ФК2<ДЗ* +ИЦ-1,                                         (8)

ФК1 + < +ИЦ-1,                                                    (9)

где ДЗ – среднегодовая сумма дебиторской задолженности, руб.;

В – выручка предприятия, руб.;

Пд, – переменные затраты в себестоимости реализации, руб;

ОД – среднегодовая сумма оборотных активов, руб.;

ИЦ – среднегодовой индекс цен, долей;

ФК1 – часть факторинговой комиссии за пользование авансируемыми денежными средствами, долей к авансируемой сумме;

ФК2 – часть факторинговой комиссии за оказание услуг, далей к выручке;

Тдз – ожидаемый срок погашения дебиторской задолженности, лет.

Учет векселей, выданных покупателями продукции, представляет собой финансовую операцию по их продаже  банку (или другому финансовому  институту, другому хозяйствующему субъекту) по определенной (дисконтной) цене, устанавливаемой в зависимости  от их номинала, срока погашения  и учетной вексельной ставки. Учетная  вексельная ставка состоит из средней  депозитной ставки, ставки комиссионного  вознаграждения, а также уровня премии за риск при сомнительной платежеспособности векселедателя. Указанная операция может быть осуществлена только с  переводным векселем [12, с.76-78].

Учетная (дисконтная) цена векселя  определяется по следующее формуле:

 

УЦв = НС - НС × Д × УСв / 360 × 100,                         (10)

где УЦв — учетная (дисконтная) цена векселя на момент его продажи (учета банком);

НС— номинальная сумма векселя, подлежащая погашению векселедателем в предусмотренный в нем срок;

Д — количество дней от момента  продажи (учета) векселя до момента  его погашения векселедателем;

УСв — годовая учетная вексельная ставка, по которой осуществляется дисконтирование суммы векселя, %.

Также обратим внимание на возможность передачи дебиторской  задолженности налоговому органу в  счет погашения задолженности по налоговым платежам. Статья 58 Налогового кодекса Республики Беларусь предусматривает, что налог, сбор, пеня могут быть взысканы за счет средств дебиторов  плательщика-организации в бесспорном порядке на основании решения  руководителя (его заместителя) налогового органа по месту постановки на учет плательщика. Для использования  такой формы погашения дебиторской  задолженности необходимо, чтобы  ко дню уплаты налогов у самого кредитора не было на счету денежных средств, поскольку иначе взыскание  будет обращено в первую очередь  на его деньги.

Форфейтинг представляет собой финансовую операцию по рефинансированию дебиторской задолженности по экспортному  товарному (коммерческому) кредиту  путем передачи (индоссамента) переводного  векселя в пользу банка (факторинговой компании) с уплатой последнему комиссионного вознаграждения. Банк (факторинговая компания) берет на себя обязательство по финансированию экспортной операции путем выплаты по учтенному векселю, который гарантируется предоставлением аваля банка страны импортера. В результате форфетирования задолженность покупателя по товарному (коммерческому) кредиту трансформируется в задолженность финансовую (в пользу банка). По своей сути форфейтинг соединяет в себе элементы факторинга и учета векселей, форфейтинг используется при осуществлении долгосрочных экспортных поставок и позволяет экспортеру немедленно получать денежные средства путём учета векселей. Однако его недостатком является высокая стоимость, поэтому предприятию-экспортеру следует проконсультироваться с банком (факторинговой компанией) еще до начала переговоров с иностранным импортером продукции, чтобы иметь возможность включить расходы по форфейтинговой операции в стоимость контракта [21, c. 45].

Финансовый механизм осуществления  форфейтинговой операции состоит из нескольких этапов [ПРИЛОЖЕНИЕ В].

На первом этапе предприятие-экспортер  и предприятие-импортер заключают между собой соглашение о поставке продукции, формах и сроках платежа. Предприятие-импортер в соответствии с соглашением обязуется осуществлять платежи посредством коммерческих векселей, авалированных (гарантированных) банком его страны (или индоссированных у этого банка).

На втором этапе предприятие-экспортер  заключает соглашение с банком (факторинговой компанией) своей страны, который обязуется за комиссионное вознаграждение финансировать поставки продукции путем выплат по учтенным им векселям.