Вплив інформатизації на інформаційні ресурси

– властивості застосовуваного носія запису (“документ на магнітній стрічці”, “документ на дискеті” тощо);

– можливість використання для автоматичного введення інформації до ЕОМ (“машиночитаний документ”).

Крім того, в документації виділяються групи документів, які  умовно можна визначити такими, що призначені для сприйняття людиною (людиночитані), і документи, які  призначені для сприйняття людиною  та машиною (людино-машиночитані, комп'ютерні документи).

Варто зазначити, що традиційне поняття “комп'ютерний  документ” чи “машиночитаний документ”, як і категорія “комп'ютерна інформація”, умовне. Ця умовність розуміється  у тому значенні, що розвиток техніки  робить доступними для безпосереднього  введення до комп'ютера форм традиційних  рукописних і машинописних документів, які вважаються поки що “людиночитаними”.

Так звані людиномашиночитані документи, що займають проміжне становище  між людиною і машиною, доступні і для людини, і для машини. В літературі все частіше такі документи вважаються “машиночитаними” чи “електронними документами”. Так, у сучасних термінологічних словниках  з інформатики та обчислювальної техніки фіксується, що цей термін може застосовуватися до таких стандартних  засобів введення інформації, як магнітна стрічка, дискета. Все частіше це поняття використовується стосовно документів, які можуть бути зчитаними  електронно-цифровими оптичними  зчитуючими пристроями (наприклад, сканерами).

На кожному документі  та машинограмі повинні бути такі обов'язкові реквізити:

– назва організації – розробника документа;

– її місцезнаходження чи поштова адреса; назва документа, дата виготовлення;

– код особи, відповідальної за правильність виготовлення документа на машинному носієві, а також код особи, яка уповноважена затверджувати документ.

     Належність  коду відповідальної особи мусить бути зареєстрована в організації, де створено документ. Оскільки код заміняє  особистий підпис у документах, то потрібно виключити можливість використання кодів іншими особами. Таємність кодів підтримується їхньою змінністю, що здійснюється за ініціативою володаря коду чи програмним шляхом, тобто автоматично.

За допомогою коду не лише проставляється зміст документа, а й забезпечується автоматизований  контроль можливості доступу тієї чи іншої особи до цієї інформації чи конкретного виду облікових даних.

Спроба несанкціонованого  доступу до інформації в автоматизованих  комп'ютерних системах повинна автоматично  протоколюватися (фіксуватися), при  цьому система її вводу і виводу повинна блокуватися (припиняється доступ до неї). Таким чином, автоматизований  засіб авторизації цих первинних  документів на машиночитаному носієві  забезпечує захист від навмисного перекручення облікової інформації.

При організації  автоматизованих робочих місць (АРМ) опрацювання первинних даних  і вихідних форм обліку дещо спрощується. Якщо АРМи низових підрозділів пов'язані  між собою, відповідальність за вірогідність інформації лежить на особі, яка реєструє облікові дані в місці їх формування, тобто у місцях створення та знищення інформації.

Усі первинні облікові документи мають перевірятися за формою та змістом з одночасним контролем  повноти і правильності оформлення таких документів, щоб не допустити  їх втрати. В ході перевірки достовірності  первинних облікових даних на машиночитаних носіях повинні виявлятися помилки, допущені як при документуванні та реєстрації, так і при передачі інформації, що міститься в документах на машинних носіях. Правильність переносу чи фіксування даних на машинному носієві мають контролюватися в комп'ютері за відповідним алгоритмом програмним шляхом, який забезпечує автоматичне висвітлення діагностичних повідомлень про можливі помилки. Після аналізу характеру цих повідомлень і оформлення виправлень первинна інформація також має корегуватися автоматизованим шляхом.

Важливо передбачити, щоб виправлення всіх помилок, виявлених  при аналізі діагностичних повідомлень, було проведено до початку користування відповідною первинною обліковою  інформацією і щоб внесені  зміни були документально обґрунтовані, а за усунення помилок відповідали  персонально конкретні особи.

Дотримання першої умови забезпечується тим, що паралельно з введенням первинних даних  контролюється їхня достовірність. Усунення виявлених помилок документується оформленням коректурних довідок  чи шляхом виписування додаткових первинних  документів, які корегують показники  помилкової інформації. Такі документи  виписують посадові особи, зайняті  документуванням названих операцій.

Помилки, що виникли  при неправильному перенесенні  даних із документів на машиночитаний  носій, корегуються без виправлень у первинних документах. Якщо помилки  є наслідком недоліків документального  оформлення чи машиночитаний документ із неправильною інформацією створений  одночасно з традиційним обліковим  документом, корегуючі доповнення повинні  підписуватися не лише персоналом, що їх готує, а й посадовими особами, які внесли виправлення, чи відповідальними  за створення машиночитаного носія. Це підвищує відповідальність за якість вихідної інформації та забезпечує взаємний контроль їхньої достовірності.

В умовах інформатизації відомості з традиційних первинних  документів корегуються так, щоб  можна було прочитати виправлене число або знак. Величина корегування  інформації на машинних носіях фіксується у відповідних електронних довідках. Персоналізація відповідності за усунення помилок і контроль правильності виправлень забезпечується так само, як і при складанні та контролі основної первинної документації. 
 

2.3. Вплив інформатизації на розвиток безпаперової технології роботи з документами 

Розглянуті проблеми, що випливають з інформатизації документування та документообігу, можуть бути реально  розв'язані також за допомогою  правових методів. Правове регулювання  тут виступає як важлива і самостійна передумова використання комп'ютерних  технологій у сфері документування і документообігу відповідної соціальної системи                          (її структури).

Пристосувати, підвести традиційні технології опрацювання  документів до відповідного рівня комп'ютерних  технологій, особливо з широким, масовим  їх застосуванням, можна лише суворо регламентувавши і оптимізувавши  в нормативному порядку весь процес руху документів у системі управління.

Працівники органів  державного управління складають юридично значимі документи про свої дії  та їхні результати, видають документи, які свідчать про особу і права громадян на здійснення певних дій (паспорти, посвідчення водіїв тощо).

Наприклад, документи  правоохоронних органів тісно пов'язані  з адміністративними і кримінально-процесуальними актами. В них фіксуються події, які  є основою для видання нормативних  та індивідуальних актів, чи підтверджуються  встановлені цими актами права та обов'язки. Зокрема, зафіксоване в  протоколі адміністративне правопорушення є основою для ухвали постанови  про накладення адміністративного  покарання (стягнення).

На відміну від  інших правових актів, документ сам  по собі – це лише засіб фіксації інформації та доведення фактів. Юридичними фактами, що викликають виникнення, зміни чи припинення наявних правовідносин, є фіксовані в документах події та дії, а не самі документи.

Юридичне значення документів полягає головним чином  в офіційному засвідченні фактів, що мають юридичне значення для забезпечення суспільного порядку (у тому числі  громадського порядку, громадської  безпеки тощо). Документи часто  є доказами при розв'язанні тих  чи інших питань у судовому або  адміністративному порядку.

В чинність публічно-правового  характеру діяльності органів управління їхні документи, передбачені законом, переважно торкаються прав та інтересів  громадян. У ряді випадків закон  вимагає від громадян і організацій  обов'язкового отримання ними відповідних  документів. Відсутність відповідного документа приведе до неможливості використання громадянами та організаціями  того чи іншого суб'єктивного права, а іноді –може бути основою застосування до них правових санкцій.

Оскільки документи  органів управління є засобом  офіційного підтвердження фактів, що мають юридичне значення і виступають у вигляді їхніх доказів, зміст  і форма багатьох із них (наприклад, протоколів) визначені законодавчими  актами, положення яких знаходять  розвиток у відповідних підзаконних  актах, інструкціях уповноважених  органів управління.

Поширення застосування в системі управління автоматизованого опрацювання інформації веде до зростання  кількості машинних носіїв інформації. Ці носії інформації стали, як правило, виконувати при певних умовах функції  електронних носіїв документів (документи, які створюються і використовуються у сфері управління). У зв'язку з цим виникла потреба у  встановленні поняття машинних носіїв записів, електронних документів та їхнього місця в інформаційно-аналітичному забезпеченні управління, кола завдань, що розв'язуються при їх створенні, використанні та зберіганні.

Електронний документ – документ, інформація в якому представлена у формі електронних даних, включаючи відповідні реквізити документа, в тому числі й електронний підпис, який може бути сформований, переданий, збережений і перетворений електронними засобами на візуальну форму чи скопійований на папір.

Визначення поняття  “електронний документ” подається  законодавцем у п/п. 1.10 ст. 1 (Визначення термінів та понять) Закону України  “Про платіжні системи та переказ  грошей в Україні” (05.04.01).

У п. 1.11 ст. 1 цього  ж Закону подано визначення категорії  “електронний цифровий підпис”.

Електронний цифровий підпис — сукупність даних, отриманих  за допомогою криптографічного перетворення змісту електронного документа, яка дає змогу підтримувати його цілісність та ідентифікувати особу, що його підписала.

Поява електронної  документології сформувала потребу  провести та розглянути класифікацію та правовий режим електронних документів.

Документи, які використовуються у сфері управління, не тільки пасивно  фіксують навколишню дійсність, а й  активно впливають на неї, виконуючи  тим самим роль важливого регулятивного  фактора суспільних відносин. Аналіз практики правового регулювання  процесів створення і використання управлінських документів дає змогу  виділити два основних напрями в  цій галузі.

Перший напрям зводиться  до регулювання нормами права  конкретних суспільних відносин, у  процесі здійснення яких створюються  і використовуються відповідні документи. Норми права в цьому випадку  встановлюють певні види документів, які супроводжують регульовані  відносини.

Однак далеко не завжди в таких актах указано, хто  видає (чи використовує) ці документи, якої вони повинні бути форми, хто  несе відповідальність за їхнє належне  оформлення, зміст і застосування. Предметом правового регулювання  в цьому випадку є інформація про самі суспільні відносини.

Другий напрям включає  способи правової регламентації  документування. Це правове регулювання  безпосередньо документаційних  процесів і операцій, які здійснюються у сфері управління (юридично-технічні документи).

Прикладом такого роду регулювання можуть бути інструкції з діловодства, правила складання  певного виду документа (технічного, конструкторського, звітного, фінансового, організаційно-розпорядницького тощо), державні стандарти та рекомендації на складання документів та ін.

Норми права, які  регулюють безпосередньо документування, мають своєрідний характер. Своєрідність ця пов'язана з розумінням управлінських  документів як засобу, за допомогою  якого виникає взаємодія між  суб'єктами управління в процесі  виконання їхніх функцій. У зв'язку з цим норми, що регулюють ставлення  людини до них, переважно мають властивості  техніко-юридичних норм.

У міру поширення  сфери застосування машиночитаних  документів як основи для здійснення різноманітних дій і відносин ці документи все більше діставатимуть  юридичне визнання шляхом закріплення  їхніх видів і форм у нормативних  актах, що регламентують діяльність різних органів управління та їх службовців у межах їхньої компетенції.

Наприклад, правове  значення деяких документів, опрацьованих засобами комп'ютерної техніки, офіційно було визнано у “Тимчасових загальногалузевих  керівних вказівках про надання  юридичної сили документам на магнітній  стрічці і паперовому носієві, що створюється засобами обчислювальної техніки”. Тобто електронні документи  вже в управлінській діяльності визнаються документами, юридична сила яких відповідає юридичній силі традиційних.

Крім встановлення і законодавчого закріплення  умов юридичної сили документів, які  опрацьовуються засобами комп'ютерної  техніки, вимагають правового регулювання  такі суспільні відносини: