Функции управления

Введение

     Менеджмент  – это наука об управлении организацией. Это самостоятельная область знаний, которую правильно было бы назвать управленческая мысль.

     Управление - это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый  для того, чтобы сформулировать и  достичь целей организации (Мескон М. Х.). Суть управления состоит в  оптимальном использовании ресурсов (земли, труда, капитала) для достижения поставленных целей.

       Управление представляет собой  реализацию нескольких взаимосвязанных  функций: планирования, организации,  мотивации сотрудников и контроля.

     Планирование. С помощью этой функции определяются цели деятельности организации, средства и наиболее эффективные методы для  достижения этих целей. Важным элементом  этой функции являются прогнозы возможных  направлений развития и стратегические планы. На этом этапе фирма должна определить, каких реальных результатов  она может добиться, оценить свои сильные и слабые стороны, а также  состояние внешней среды (экономические  условия в данной стране, правительственные  акты, позиции профсоюзов, действия конкурирующих организаций, предпочтения потребителей, общественные взгляды, развитие технологий).

     Организация. Эта функция управления формирует  структуру организации и обеспечивает ее всем необходимым (персонал, средства производства, денежные средства, материалы  и т.д.). То есть на этом этапе создаются  условия для достижения целей  организации. Хорошая организация  работы персонала позволяет добиться более эффективных результатов.

     Мотивация - это процесс побуждения других людей к деятельности для достижения целей организации. Выполняя эту  функцию, руководитель осуществляет материальное и моральное стимулирование работников, и создает наиболее благоприятные условия для проявления их способностей и профессионального "роста". При хорошей мотивации персонал организации выполняет свои обязанности в соответствии с целями этой организации и ее планами. Процесс мотивации предполагает создание для работников возможности удовлетворения их потребностей, при условии надлежащего выполнении ими своих обязанностей. Прежде, чем мотивировать персонал на более эффективную работу, руководитель должен выяснить реальные потребности своих работников.

       Контроль. Эта функция управления  предполагает оценку и анализ  эффективности результатов работы  организации. При помощи контроля  производится оценка степени  достижения организацией своих  целей, и необходимая корректировка  намеченных действий. Процесс контроля  включает: установление стандартов, измерение достигнутых результатов,  сравнение этих результатов с  планируемыми и, если нужно,  пересмотр первоначальных целей.  Контроль связывает воедино все  функции управления, он позволяет  выдерживать нужное направление  деятельности организации и своевременно  корректировать неверные решения.

1. Функции управления

     Управление  – целенаправленный процесс, включающий в себя некоторые основные элементы, рассматриваемые как основные функции  управления. В практике управления различают два вида функций управления.

     Виды  функций управления:

     основные  – весь комплекс обязательных работ, который подлежит неукоснительному выполнению в процессе реализации конкретной функции управления в определенной последовательности: прогнозирование; организация; планирование; мотивация; контроль; учет; анализ; подготовка и принятие управленческих решений

     конкретные  – более обособлены, представляют собой самостоятельные области профессиональной деятельности. Именно на основе анализа конкретных функций формируют структуру управления, осуществляют подбор и расстановку кадров, разрабатывают системы информации, организации делопроизводства. Конкретные функции управления позволят четко определить, что, кому и когда делать. Выполнение конкретных функций в комплексе составляет процесс управления организацией (предприятием). Отсюда можно сделать основной вывод, что выполнение конкретных функций зависит от компетентности, гибкости, оперативности, предприимчивости менеджеров и, как следствие, успешное выполнение производственных заданий, качество работы и продукции, конкурентоспособность выпускаемого продукта.

     Функции управления способствуют налаживанию  и успешному функционированию всех подразделений действующей структуры  управления по вертикальным и горизонтальным связям. Все функции управления можно  разделить на внешние и внутренние; главные, основные и вспомогательные, полезные и вредные; неестественные; дублирующие. Функции вытекают из тех задач, которые решает структурное подразделение, например производственный отдел машиностроительного предприятия:

• установление тесных контактов с отделом исследований и разработок;
• подготовка новой продукции к запуску в производство;
• планирование приобретения оборудования и подготовка к работе;
• стимулирование развития инициативы работников к рационализации;
• анализ стоимости работ, использования ЭВМ и бюджета отдела.

     Функция производственного отдела можно  декомпозировать и определить подфункции:

• рациональное использование производственных мощностей, инструментов и приспособлений;
• определение норм времени на изготовление продукции;
• обеспечение качества работ;
• подготовка производственной документации;
• определение сумм капитальных вложений;
• разработка форм обслуживания потребителей продукции;
• разработка форм повышения квалификации и переподготовки кадров.

     Эффективность системы управления зависит не только от четкого выбора методов, принципов  и функций управления, но и факторов, способствующих повышению интенсивности процесса управления.

     А. Файоль выделил пять функций управления: учет; анализ; планирование; контроль; регулирование, которые дают основу для анализа информационных систем.

     Функция управления – учет.

     Учет  – процесс получения объективной информации о складывающейся на объекте ситуации путем сбора фактических значений параметров и их обработки по заданным алгоритмам. После доведения планов до исполнителя, часто оказывается, что предприятие отклоняется от плана. Причины могут быть разными: влияние среды, неточность и неверность исполнения, несовершенство самого планирования. Для того, чтобы вывести предприятие на плановую траекторию, нужно регулировать его деятельность. А для этого нужно собрать данные о работе этого предприятия. Сбором данных для формирования, отчетности занимается фаза учета. Учет использования ресурсов, учет выпускаемой продукции, учет выполнения внешних заказов, учет финансов и многие другие.

     Данная  функция управления предназначена  для фиксации состояний объекта  управления, получение полной информации об объекте в интересующем аспекте, а также формулировку целей, т.е. чего именно требуется достичь. Четко  сформулированные цели играют важную роль в управлении и планировании. Цель – идеальное мысленное предвосхищение результата деятельности; желаемый результат, которого стремится добиться человек  или целое предприятие, ставящие перед собой эту цель. Были сформулированы некоторые правила постановки целей: цели должны быть конкретными; реальными; гибкими и способными к корректировке; совместимыми; понимаемыми людьми.

     Учет  обеспечивает часть системы, управляющую  информацией. Это самый трудный  этап, т.к. его нельзя формализовать.

     Анализ  – функция управления.

     Анализ  – процесс генерирования альтернатив на основании складывающейся на объекте ситуации и желаемых значений параметров, задаваемых на фазе "Планирование", с одной стороны, и постановка диагноза и выявление причин отклонения движения системы от заданной траектории, с другой стороны. На основе учтенных данных формулируются выводы о различных сторонах работы предприятия.

     Планирование  любой деятельности начинается с  анализа ситуации, т. к. без результатов  анализа невозможно определить, какие  возможности и ресурсы имеются  в наличии, какие материальные, финансовые, информационные, кадровые ресурсы понадобятся  для реализации плана, сколько времени  уйдет на его выполнение, являются ли затраты ресурсов приемлемыми, а  также невозможно определить нужно  ли планирование вообще и, следовательно, невозможно построить план.

     После проведения анализа ситуации выявляются проблемы и свободные ресурсы. При  составлении планов проблемы лягут  в основу целей, а свободные ресурсы  послужат средством к достижению этих целей.

     Планирование  – функция управления.

     Планирование  – это ориентированный в будущее систематический процесс принятия решений, которое вырабатывается на основе целей, формулируемых вышестоящей организацией, и альтернатив, генерируемых на фазе "Анализ". В понятие "планирование" входит определение целей и путей их достижения. В экономике планирование деятельности предприятий осуществляется по таким важным направлениям, как сбыт, финансы производство и закупки. При этом, конечно, все частные планы тесно взаимосвязаны между собой. По мнению многих авторов, планирование – одна из важнейших функций управления.

     Процесс планирования проходит в 4 этапа.

     Этапы процесса планирования:

• разработка общих целей;
• определение конкретных, детализированных целей на заданный,
• сравнительно короткий период времени;
• определение задач и средств их решения;
• контроль за достижением поставленных целей путем сопоставления плановых показателей с фактическими.

     Планирование  всегда ориентируется на данные прошлого, но стремится определить и контролировать развитие предприятия в перспективе, поэтому надежность планирования зависит  от точности фактических показателей прошлого.

     Технология  планирования хорошо разработана и  постоянно используется. Исходя из назначения и основных принципов  предприятия, формулируются стратегические цели, указывающие, что делать в целом. Затем они конкретизируются до задач, а те - до конкретных заданий. Далее  подсчитываются необходимые ресурсы: материальные, финансовые, кадровые, временные - и при необходимости пересматриваются задания, задачи и цели. В результате получают реально осуществимый план. Очень важно, что необходимы резервы  на случай непредвиденных обстоятельств. Иногда отождествляют стратегическое и долгосрочное, тактическое и  краткосрочное управление, но это не всегда верно.

     Функция управления – регулирование.

     Регулирование – формирование корректирующих управляющих воздействий, приводящих объект управления в желаемое состояние для реализации выбранного на фазе "Планирование" решения. Также, это подбор, анализ и оценка способов достижения поставленных целей. Анри Файоль считает, что управление, как регулирование, включает в себя и составление перечня необходимых действий, т.е. что конкретно нужно сделать, чтобы осуществить выбранный на предыдущем этапе вариант достижения поставленных целей.

     Контроль  – функция управления.

     Контроль – это сравнение фактического состояния объекта с желаемым. На предприятии могут применяться следующие типы контроля.

     Типы  контроля:

• организационные решения – связаны с реорганизацией предприятия, бизнес процесса . характерны тем, что происходят в течение долгого времени, достаточного для привлечения собственных экспертов и результаты обуславливают эффективность деятельности предприятия в целом.
• решение по планированию – эти решения принимаются чаще, чем организационные. Должны учитывать сложившуюся организацию бизнес процессов на предприятии. И во многом определяют те решения, которые будут приниматься на следующих уровнях.
• оперативные управленческие – в основном применяются для воздействия на объект управления с целью удерживания плановых показателей. Эти решения принимаются чаще.

     Сколь бы хорошо ни были разработаны планы, они, как правило, не могут быть выполнены  так, как были задуманы. Будущее нельзя абсолютно точно предсказать. Неблагоприятные  погодные условия, аварии на производстве и на транспорте, болезни и увольнения сотрудников и многие другие причины  нарушают планы. Эти нарушения, прежде всего, надо обнаружить с помощью  системы контроля. Например, надо регулярно - раз в день, неделю или месяц - возвращаться к плану и выявлять нежелательные отклонения от запланированного. Есть два основных подхода к отклонениям: