В рамках достижения данных целей будут предприняты следующие шаги:

• открытие нового офиса продаж;
• расширение ассортиментного ряда за счёт приобретения готовых турпродуктов (увеличение числа экскурсионных туров по Европе);
• разработка новых турпродуктов. Акцент следует сделать на рекреационные туры средней ценовой категории и выше (такие страны, как Таиланд, Индия, Кипр). Для того чтобы не навредить имиджу компании, специализирующейся в основном на дорогих турах, данное направление можно развивать в новом офисе.
• заключение договоров с региональными турагентами;
• организация постоянного обновления информации на официальном сайте;
• размещение рекламы на официальных сайтах гостиниц, ресторанов, систем поиска;
• увеличение нерекламных методов продвижения. Сюда относятся прямой маркетинг (телефонный маркетинг, почтовая рассылка), стимулирование сбыта (при этом клиентам предлагают, например, купоны на скидки, проводятся разнообразные конкурсы и розыгрыши призов для покупателей туров, осуществляются бонусные программы), пропаганда или организация паблик рилейшнз (организация культурных мероприятий, где распространяется информация о турах фирмы, куда приглашаются представители средств массовой информации);
• создание программы мотивации сотрудников (по результатам оценки объёмов продаж лучшим – премии, скидки, участие в семинарах, курсах по повышению квалификации);
• усиление мониторинга рынка (отслеживание динамики в изменения потребительских предпочтений).

 

     2. Определение  функционального назначения  нового офиса компании и реорганизация структуры управления организацией

     2.1. Разработка  структуры управления  новым подразделением

     Третье  помещение компании – офис площадью 35 кв.м., расположенный на втором этаже  в известном бизнес - центре в районе метро Чернышевская. Помещение получено в долгосрочную аренду.

     В новом офисе планируется открыть  новый отдел продаж путёвок. Выигрышное расположение рядом с метро, большим  скоплением офисов позволить увеличить  приток клиентов,  а значит, повысить уровень продаж.

     Отличительной особенностью данного офиса будет  специализация на продаже нового турпродукта – рекреационных  туров средней и высокой ценовой  категории.

     В офисе так же будут предоставляться  все уже существующие услуги.

     Обеспечивать  эффективную работу офиса позволить следующая структура управления (рис. 2). 

     

Рис. 2 Структура управления новым подразделение  туристской фирмы  «К» 

     Структура данного подразделения является линейной.

     Сущность  линейной (иерархической) структуры управления состоит в том, что управляющие воздействия на объект могут передаваться только одним доминантным лицом – руководителем, который получает официальную информацию только от своих, непосредственно ему подчиненных лиц, принимает решения по всем вопросам, относящимся к руководимой им части объекта, и несет ответственность за его работу перед вышестоящим руководителем.

     Данный  тип организационной структуры  управления эффективен в условиях функционирования небольших предприятий.

     Преимуществами  линейной структуры управления являются:

• четкая система взаимных связей функций и подразделений;
• четкая система единоначалия - один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью процессов, имеющих общую цель;
• ясно выраженная ответственность;
• быстрая реакция исполнительных подразделений на прямые указания вышестоящих.
• согласованность действий исполнителей;
• оперативность в принятии решений;
• простота организационных форм и четкость взаимосвязей;
• минимальные издержки производства и минимальная себестоимость выпускаемой продукции.

     В числе недостатков линейной структуры отмечаются высокие требования к квалификации руководителей и их компетенции по всем вопросам производства и управления подчиненными.

     Подразделение будет подчинено исполнительному директору главного офиса. Внутри подразделения все подчиняются начальнику отдела продаж.

     Данные  о требуемом количестве персонала  приведены в таблице 2. Так как  планируется, что данный офис будет  работать 7 дней в неделю, возникает  необходимость наличия второй смены. Таким образом, общая численность персонала составит 14 человек.  

 

             Таб. 2 Количественные  показатели по  персоналу 

     За  каждым сотрудником закреплён определённый перечень обязанностей.

     Начальник отдела продаж:

• осуществляет общее руководство деятельности подразделения;
• осуществляет взаимодействие подразделение с главным офисом;
• обеспечивает выполнение планов продаж, поставленных главным офисом;
• контролирует эффективность работы менеджеров продаж;
• обобщает полученную от менеджеров продаж информацию о ситуации на рынке (о конкурентоспособности товаров,  о действиях конкурентов, их ценах, товарах, идеях, потребностях клиентов), анализирует ее;
• отслеживает соблюдение ценовой политики;
• разрешает конфликтные ситуации «клиент-менеджер»;
• организовывает обучение, тренинги для менеджерского состава (совместно с отделом кадров);
• контролирует внешний вид, состояние рабочих мест и дисциплину.

 
 
 
 

     Бухгалтер-кассир:

• обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству РФ;
• обеспечивает контроль движения имущества и выполнением обязательств;
• подписывает бухгалтерскую отчетность;
• несет ответственность за ведение бухгалтерского учета и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности;
• ведет расчеты с клиентами за наличный и безналичный расчет;
• осуществляет расчеты по заработной плате с работниками подразделения.

     Менеджер  по оформлению документов:

• оформляет нужные документы;
• составляет графики выдачи виз и документов в офисе;
• организовывает доставку документов для выдачи туристам в аэропорту, на ж/д вокзале.

     Менеджер  по продажам:

• изучает необходимую информацию об услугах, предоставляемых организацией;
• предлагает клиенту имеющийся выбор вариантов поездок (событий), дает рекомендации и советы по их выбору, консультирует клиента об особенностях социально-демографических и природно-климатических условий выбранного места (события);
• проводит мини-рекламу выбранного места, описывает его достоинства и преимущества;
• предоставляет путеводители, карты, схемы, планы местности;
• заключает договор на оказание туристских услуг;
• организует взаимодействие с транспортными предприятиями, гостиницами и т.д.;
• дает необходимые рекомендации по соблюдению правил безопасности в стране (регионе) пребывания.

Менеджер  по бронированию:

• осуществляет работу по эффективному обслуживанию клиентов  по  вопросам бронирования  билетов  (авто,  авиа, железнодорожных) для групп и индивидуальных туристов, а также мест в отелях, гостиницах и т.д.;
• определяет  потребность   организации  в  количестве  билетов  и  мест размещения в определенное время;
• разрабатывает схемы бронирования услуг, их подтверждения и оформления;
• обрабатывает информацию с помощью новейших технических средств;
• планирует свою деятельность,  контролирует  выполнение обязательств по бронированию билетов, отелей, гостиниц;
• изучает  и  анализирует отзывы и предложения клиентов  по  улучшению качества услуг;
• оформляет соответствующую документацию.

     2.2. График работы  и штатное расписание  нового подразделения

     Основной  поток клиентов ожидается в обеденные  часы, а так же в вечерние часы. Именно поэтому был разработан следующий  график работы подразделения: с 11-00 до 21-00 часов в будние дни,  с 11-00 до 19-00 в субботу и воскресенье. Целесообразность утверждения полной рабочей недели в две смены объясняется тем, что необходимо избежать наличие внеурочных часов у персонала, а также необходимостью увеличить приток клиентов. Так как данное подразделение занимает офис незначительных размеров, дополнительные издержки по его работе на выходных будут на порядок меньше издержек главного офиса.

     В штат подразделения входят начальник  отдела продаж, бухгалтер-кассир, менеджер по оформлению документов, менеджеры по продажам индивидуальных и групповых туров, менеджер по бронированию.

     Начальник отдела продаж и бухгалтер имеют высшее образование  и опыт работы в туристической отрасли не менее 2 лет. Менеджер по продажам,  менеджер по оформлению документов, менеджер по бронированию имеют высшее или среднее туристское образование и опыт работы от 1 года.

     Применяется комбинированная система оплаты труда. Начальник отдела продаж, бухгалтер, менеджеры по оформлению документов и продаже билетов имеют фиксированный оклад. Менеджеры по продажам имеют фиксированный оклад в сочетании с начислением % от личных продаж (3-5%).

• Размеры окладов представлены ниже:
• Начальник отдела продаж – 22000 руб.;
• Бухгалтер – 18000 руб.;
• Менеджер по оформлению документов – 13000 руб.;
• Менеджер по бронированию – 15000 руб.;
• Менеджер по продажам – от 12000 руб..

     2.3. Реорганизация структуры управления туристской фирмой

      Построение  организационной схемы управления зависит:

• от организационно-правовой формы предприятия, в которой оно зарегистрировано в органах юстиции (общество с ограниченной ответственностью, акционерное общество, общество с дополнительной ответственностью, производственный кооператив, индивидуальный предприниматель и т.д.);
• от вида предприятия (бюро путешествий и экскурсий, бюро реализации, туристское агентство, информационно-рекламное агентство, туристское автопредприятие и др.);
• от размера предприятия (индивидуальный предприниматель, семейное предприятие, малое предприятие и т.д.);
• от технологии производства туристского продукта;
• от формы собственности (частная, кооперативная, государственная, общественная и др.).

  В основу построения организационных  схем управления положены принципы:

• достаточная целесообразность;
• гибкость;
• минимальное число звеньев;
• минимизация персонала;
• высокая квалификация персонала;
• минимизация накладных расходов и др.