Лекции по "Делопроизводству"

       

10 Толщина дела  не должна превышать 250 листов (30-40 мм) -  отечественные скоросшиватели. Импортные позволяют подшивать в 2-3 раза больше.

       

Особое  внимание уделяется  правильной систематизации документов внутри дел постоянного хранения:

       

Распорядительные  документы – формируются по видам документов (приказы, постановления и т.д.), приказы по основной деятельности и приказы по личному составу группируются в отдельные дела.

       

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами и являющиеся приложением к ним,   группируются вместе  с распорядительными документами, если утверждены в качестве самостоятельного документа – в самостоятельные дела.

       

Документы коллегий – протоколы и принятые решения группируются в одно дело, документы к заседаниям  коллегий (повестка дня, доклады, проекты решений) – в другое.

       

Предложения, заявления, жалобы граждан по улучшению работы учреждения или организации формируют отдельно от обращений граждан по личным вопросам. В зависимости от объема  формируют отдельные тома  на одну или несколько букв алфавита.

       

Переписка - письмо-ответ помещают после письма-запроса. 

      

Обложка дела содержит сведения:

• Полное название организации (ЗАО  «АНКЕР»)
• Наименование структурного подразделения (Секретариат)
• № дела
• Название (заголовок) дела
• Год (дата начала и окончания)
• Срок хранения.

 
 

      

В папках импортного производства все сведения указываются  на сменном вкладыше,  на корешке обложки. 

22. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ 

       

Экспертиза  ценности документов – изучение документов с целью определения  сроков их хранения  и отбор документов на хранение.

       

Если организация  сдает свои документы на государственное хранение, то проведение экспертизы будет проходить с участием работника этого архива. Если нет – то экспертиза проводится  делопроизводственной службой. Такие организации имеют свой архив.

       

Экспертиза ценности документов и отбор их для хранения осуществляется  в организациях экспертными комиссиями (ЭК).

       

Формируется состав экспертной комиссии в соответствии с приказом руководителя  (3-5 наиболее квалифицированных работника):

         

Председатель:  Представитель архивного  органа (зам. руководителя)

         

Члены комиссии:  ведущий  специалист

         

                                секретарь-референт.

       

Основные  функции экспертной комиссии:

• Составление номенклатуры дел;
• Проверка правильности отнесения документов к делам.

• Отбор документов на постоянное хранение в государственный архив, и временное хранение в организации;

• Выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и практической значимости;
• Установление и изменение сроков хранения документов.

       

Ведение всех документов и организация заседаний являются обязанностями секретаря экспертной комиссии.

       

Ежегодно в  делопроизводстве организации проводят отбор документов на постоянное временное  хранение, а так же для уничтожения.

       

В результате работы экспертной комиссии образуются группы документов с различными сроками хранения:

      1 Постоянного хранения в государственных  архивах. «Постоянно» 

2. Долговременного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет).

       

-  устав и  учредительные документы 

• по личному составу
• годовые отчеты и планы предприятия
• протоколы заседаний общего собрания и Совета директоров и т.д.

3.   Временного хранения (до 10 лет) – остаются в службе ДОУ

4. ДМН (до минования  надобности) – срок хранения определяет само предприятие.
5. Подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

      

В ведомственный архив передаются дела постоянного и долговременного хранения по личному составу.  Дела временного хранения не подлежат сдачи в ведомственный архив, они хранятся в службе делопроизводства, по истечении сроков хранения подлежат уничтожению по акту.

      

Бухгалтерские документы (за исключением лицевых  счетов, годового баланса и отчетов)  и переписка предприятия, за редким исключением, в архив не передается.

      

Но не выделяются к уничтожению бухгалтерские документы, которые не прошли ревизию, даже если срок хранения истек.

      

Передача дел  в архив осуществляется по описям.  

23. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ 

       

Прежде чем  сдать в архив  дела постоянного, долговременного и временного хранения их необходимо оформить.

       

Оформление  дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

       

Полному оформлению подлежат дела  постоянного  и долговременного  хранения.

       

Полное  оформление документов предполагает следующее:

• Документы дела подшивают или переплетают (в 4 прокола)
• листы нумеруют (кроме  листа-заверителя и внутренней описи)
• составляют лис-заверитель дела (при передаче в архив)
• составляют внутреннюю опись документов дела (при необходимости).

       

Дела  временного хранения подлежат частичному оформлению: дела временного хранения остаются в скоросшивателях, листы нумеруются. Дела по усмотрению руководителя могут сдаваться в архив предприятия.

      

Внутренняя опись  документов составляется на особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения.

      

Внутренняя опись  подшивается в начале дела. 

 

      

Лист-заверитель составляют на дела, передаваемые в архив.  В нем отражаются изменения в составе  и состоянии документов (повреждения, замена подлинных документов копиями), а так же особенности нумерации листов (наличие литерных листов). 
 
 

      

Лист-заверитель подшивают в конце дела.

 

       

 После подшивки  документов и нумерации листов  производится оформление обложки  дела, которая содержит следующие  сведения:  полное наименование  организации, наименование структурного  подразделения, индекс дела, заголовок дела, срок хранения дела, дата дела, количество листов в деле, архивный шифр дела.

       

Передача дел  в архив производится по описям.

       

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся группы:

• дела постоянного хранения;

• дела долговременного и хранения (свыше 10 лет);

• дела по личному составу (книга учета сотрудников, приказы по личному составу, личные дела или личные карточки, лицевые счета по заработной плате, невостребованные трудовые книжки).

       

Дела временного хранения (до 10 лет) в ведомственный  архив не передаются  и хранятся в службе ДОУ.

       

На  каждую группу дел  составляют опись.

       

Опись составляют на дела  одного года.

       

Дела вносятся в опись по степени важности: устав, протоколы, общего собрания, Совета директоров, приказы по основной деятельности, перспективные и годовые планы, отчеты, контракты.

       

Ежегодно составляемая опись завершенных дел обеспечивает их учет.

       

При передаче дел  в архив по описям во всех ее экземплярах  напротив каждого передаваемого  дела проставляется отметка  о  его наличии.

       

При составлении описи дел необходимо соблюдать несколько правил:

       

1 Каждое дело  и его части имеют самостоятельные  порядковые номера.

2. Систематизация дел в описи соответствует их систематизации в номенклатуре дел.
3. Ведомственным архивом описям дел   присваиваются номера: № 5п-98 (5 – номер структурного подразделения, п- постоянное хранение, 98 – дело заведено в 1998 году).