Пример  регистрационно-контрольной  карточки

(Лицевая  сторона)

 

(Оборотная сторона карточки)

 
 

19. КОНТРОЛЬ  ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

       Контроль  осуществляют службы ДОУ, руководители и ответственные исполнители.

       Контролю  подлежат документы, требующие исполнения.

       Контроль  исполнения включает:

• постановку документа на контроль;
• проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
• проверку и регулировку  хода исполнения
• учет и обобщение результатов контроля, информирование руководителя.

       На  документе проставляют отметку  о контроле - Реквизит 19 (ставится штамп в виде буквы «К», слова «Контроль» или просто отметка ярким цветом «К» в верхнем правом углу это привлекает внимание исполнителя к документу).

       Далее документы передаются на рассмотрение руководству.

       Срок  исполнения документа может быть типовым и индивидуальным.

       Типовые сроки исполнения  документов устанавливаются законодательно (например,  по обращениям граждан  от 15 до 30 дней).

       Индивидуальные  сроки устанавливаются  либо в тексте документа, либо в резолюции и устных указаниях руководителя.

       Сроки исполнения внутренних документов:

       Если  в документе не указана конкретная дата исполнения, но имеется пометка  «Срочно»  документ исполняется  в течении 3-х дней,  пометка  «Оперативно» - в течении 10-ти дней, остальные  - в срок не более месяца.

      Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя:

       Срок  исполнения исчисляется  в рабочих днях со дня, следующего за резолюцией руководителя.

       После рассмотрения руководителя документы  возвращаются на регистрацию.

       В журнале делают соответствующие  записи.

       При карточной форме регистрации на контролируемый документ заводятся дополнительные экземпляры регистрационной карточки по количеству исполнителей. На карточке ставится знак «К». Карточку помещают в сроковую картотеку.

         Сроковые картотеки содержат 33 раздела.  В первый помещают карточки на документы с истекшими сроками хранения. Второй раздел  имеет 31 ячейку по числу дней  в месяце, в которые раскладываются карточки в соответствии с ожидаемыми сроками исполнения. В третий раздел помещают  документы, исполнение которых намечено на следующий месяц или в более поздние сроки.

       В течение установленного срока исполнения все вопросы, поставленные в резолюции,  должны быть полностью решены.

       Если  документ требовал ответа, то он считается исполненным  после отправки ответа по назначению.

       Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа.

       Результаты  исполнения в краткой  форме записываются на самом документе. Реквизит 29 – «Отметка об исполнении документа  и направлении  его в дело» (краткие  сведения исполнения)  

       В дело №01-07;           Отправлен факс от 01.04.2002 № 123

       Волжанина                   Волжанина

       06.04.2003                    06.04.2003 

      Кроме того, ставится отметка об исполнении в журнале регистрации ( или регистрационной  карточке)

      Не  реже 1 раза в месяц составляется справка о состоянии документов. 

20. НОМЕНКЛАТУРА  ДЕЛ

 

       

После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того, что бы их можно было  быстро найти,  необходима систематизация документов, то есть группировка их в дела.

       

Все документы  разделяют на группы с разными  сроками хранения,  составляется  номенклатура дел на предприятии. 

       

Номенклатура  дел – это список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков хранения.

       

Систематизации документов и составление номенклатурных дел осуществляется посредством  изучения документов.

       

В номенклатуру включаются все документы, кроме  технической документации и печатных изданий.

       

Номенклатура  дел  уточняется в конце каждого календарного года, перепечатывается, рассматривается и утверждается  руководителем, и вводится с 1 января следующего года. 

       

Правила составления заголовков дел:

1. Заголовок должен отражать смысловое содержание и состав документов дела.
2. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок. Например, «Разные материалы», Общая переписка», «Исходящая документация», «Факсы» и т.д.

 

      

Примеры заголовков дел: «Приказы по основной деятельности за 2003 год. Копии»

      

«Переписка  с Бизнес-банком»

      

«Переписка  с заказчиками» и  т.п. 

       

Порядок расположения заголовков дел номенклатуры определяется степенью важности документов. В начале располагают организационно-распорядительную документацию, далее плановые и отчетные документы, затем дела с перепиской. При этом соблюдается принцип  «иерархии» - в начале располагают заголовки дел с приказами руководителя организации, затем заголовки дел с  распоряжениями заместителя. Переписку с вышестоящими организациями помещают перед перепиской с равностоящими (или неподчиненными организациями). Докладные записки на имя руководителя организации размещают перед докладными записками на имя руководителей структурных подразделений.

       

Каждое дело, включаемое в номенклатуру должно иметь  индекс 04-12

       

04 – номер   подразделения

       

12 – номер  дела по порядку. 

       

Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации по следующей форме 
 

 

       

Сроки хранения документов указаны в «Перечне типовых  документов, образующихся  в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и  др. учреждений, организаций, предприятий  с указанием сроков их хранения» 

       

В графе «Примечание» проставляются отметки:

• О заведении новых  дел
• О передаче дел в другие структурные подразделения
• О делах, переходящих на следующий год
• О выделении дел к уничтожению.

       

Графа «Количество дел» заполняется по окончании календарного года. 

      

21. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ 

      

Формирование  дел – группировка исполненных документов.

      

Формирование  дела осуществляется в соответствии с его заголовком  по заранее составленной номенклатуре предприятия.

      

В большинстве  фирм формирование дел проводится по названиям видов документов, например: акты, контракты и т.д. 

      

При формировании дел  необходимо соблюдать  следующие требования:

1. Документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело.

      

2 Документ, помещенный  в дело, должен быть правильно  оформлен.

       

3  В дело  подшиваются только исполненные  документы, на которых есть реквизит 28 – «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».

4. Документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями.

       

5  В дело  помещается 1 экземпляр документа.

       

6  В дело  не подшиваются документы, подлежащие  возврату, черновики.

       

7 Документы разных  сроков хранения, формируются в  разные дела.

       

8  В дело  формируются документы, как правило,  одного года. Исключение составляют  переходящие дела (учебные планы,  личные дела)

       

9 Документы внутри  дела располагаются в обратном  хронологическом (нумерационном) порядке  (снизу  более ранние документы).