Лекции по "Делопроизводству"

26. Отметка о заверении копии

       Проставляют для заверения соответствия копии  документа подлиннику.

      Размещается от границы левого поля. После реквизита «Подпись» (если отсутствуют визы согласования).

      Реквизит  состоит из следующих элементов:  заверительная надпись «Верно», должность лица заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия), например: 

         

           Верно

           Инспектор отдела кадров   (личная  подпись)              А.С. Петрова

           20.01.2003 

      Реквизит  проставляется от руки или с помощью  специального штампа.

27. Отметка об исполнителе

       Включает  в себя инициалы и фамилию исполнителя  документа и номер его телефона.

      Располагают на лицевой или оборотной стороне  последнего листа документа в левом нижнем углу сразу от границы поля, например: 

      П.В.  Петров

      924 45 67 

      В случае необходимости перед номером  телефона в круглых скобках указывается код междугородней связи.

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

       Реквизит  проставляется  на первом листе документа  в левом нижнем углу сразу  от границы поля ниже отметки об исполнителе.

      Отметка об исполнении документа  и направлении  его в дело включает в себя   следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении;  слова “В дело”; номер дела, в котором будет храниться документ.

      Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется  исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, например:

      В дело № 01-07                                                 Отправлен факс № 24

      Волжанина                                                       Васильева

      24.03.2004                                                         24.03.2004

29.   Отметка о поступлении документа в организацию

       Содержит  порядковый номер и дату поступления  документа (при необходимости часы и минуты), например: 

       № 371

       08.01.2003

       10 ч. 30 мин. 

       Размещается реквизит  в нижнем правом углу на расстоянии 56  печатных знаков от границы левого поля  (14,5 см).

       Допускается нанесение от руки или с помощью  специального штампа.

30.   Идентификатор электронной копии документа

       Это отметка (колонтитул) проставляется  в левом нижнем углу (от границы поля) каждой страницы документа и содержит: наименование файла на машинном  носителе, дату и др. поисковые данные, устанавливаемые в организации, например:    

       BD\PRIKAS\12. doc 

       В отметке рекомендуется указать  полный путь к файлу – электронной  копии документа, включая имя файла и расширение. 

       5. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

      Документы изготавливают на бланках.

      Бланк документа – стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем постоянными реквизитами и местом,  отведенным для переменных реквизитов.

         Постоянные реквизиты наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом, с помощью компьютера, реже штампом, и образуют официальный бланк документа.

      Ограничительные отметки указываю границы размещения реквизитов.

      Установлены следующие виды бланков документов:

• Общий бланк;
• Бланк письма (для писем)
• Бланк конкретного вида документа.

      Общий бланк, который используется для всех видов ОРД, кроме писем содержит следующие реквизиты:

      Постоянные  реквизиты:

      01 – Герб РФ;

      02 – Герб субъекта  РФ;

      03 - Эмблема организации;

      08 – Наименование  организации;

        Бланк для письма  содержит реквизиты:

      Постоянные:

      01 – Герб РФ;

      02 – Герб субъекта  РФ;

      03 - Эмблема организации;

      04 – Код организации;

      05 – Основной государственный  регистрационный  номер (ОГРН)

      06 – Идентификационный  номер налогоплательщика/код  причины           постановки на учет (ИНН0КПП)

      08 – Наименование  организации;

      09 – Справочные  данные об организации

      Бланк конкретного вида документа (приказ, акт) содержит реквизиты:

      Постоянные  реквизиты:

      01 – Герб РФ;

      02 – Герб субъекта  РФ;

      03 - Эмблема организации;

      08 – Наименование  организации;

      10 – Наименование  вида документа

      Формуляр  документа –  набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности.

      Таким образом, можно говорить о формуляре акта, протокола, приказа и т.д. Например, акт содержит реквизиты: 01,(02,03), наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись.

      Для изготовления бланков  используются в основном два формата бумаги:

      А4 (210 х 297),  А5 (148 х 210) – Приказы, письма, акты, протоколы, и другие организационно-распорядительные документы, разного рода справки. 

      Меньший формат используется для документов небольшого объема  (до семи строк) - А6 (105 х 148) .

      Отдельные виды документов, содержащие таблицы  и графики, ведомости, планы оформляются на листе бумаги формата  А3 (297 х 420).            

      Бланки  могут иметь как  продольное, так и  угловое расположение реквизитов:

• при продольном расположении часть реквизитов на бланке документа располагается по центру листа вдоль верхнего поля.
• при угловом расположении часть реквизитов занимает площадь в левом верхнем углу листа’

      Вариант бланка с угловым расположением  является наиболее удобным и экономичным по использованию площади листа.

• Угловое расположение является наиболее рациональным для писем, та как правый верхний угол письма используется  для указания адреса получателя.
• Так же такое расположение предпочтительнее для тех видов документов, которые требуют утверждения, резолюции, так как эти реквизиты располагают в верхнем правом углу.

      Наибольшее  распространение  получили угловые  бланки для писем и продольные для распорядительных документов.

      Элементы  реквизитов  размещают  следующими способами:

• Центрованный - начало и конец каждой строки реквизита одинаково удалены от границ зоны расположения реквизита;
• Флаговый – каждая строка реквизита начинается  от левой границы зоны расположения реквизита.

      Каждый  документ, оформленный  на бланке, так и  без него должен иметь  поля:                     

          Левое  поле –  не менее 20 мм

      Правое  поле –  не менее 10 мм

      Верхнее поле –  не менее 20 мм

      Нижнее  поле –  не менее 20 мм. 

      Если  документ имеет более одной страницы, то, начиная со второй, страницы  нумеруются арабскими цифрами посредине верхней части листа (без точек и тире).

      Допускается печатание документов  с использованием оборотной стороны листа.

      Каждая новая мысль начинается  с красной строки – 5 печатных знаков (1,25).

      При изготовление документов с помощью  устройств вычислительной техники рекомендуются использовать шрифт 14 (12)  Times New Roman (программа Word) и межстрочные интервалы:

      Для текста – 1,5;

      Для отделения реквизитов друг от друга  – 3-4 (1 –2 строки).

      Для многострочных реквизитов  (адресат, заголовок к тексту и т.д.) – 1;

      Для отделения друг от друга  составных  частей реквизитов (адресат, гриф утверждения  и т.д.) – 1,5-2

      Текст документов на бланках  формата А5 печатают через один межстрочный интервал.

       Максимальная  длина строки многострочных реквизитов (кроме текста) – 28 печатных знаков вместе с пробелами (7,5 см). В виде исключения, если заголовок к  тексту продольного бланка превышает 150 п. з., его строку допускается продлевать до границы правого поля или переносить на следующую строку.

6. Порядок составления и  оформления приказа  по основной деятельности

      По  содержанию и способам оформления приказы  подразделяются на два вида: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

       Приказ  – распорядительный документ, издаваемый руководителем, действующим на основе единоначалия,  для решения основных оперативных задач.

       Приказы оформляются на общем  бланке или на бланке конкретного вида документа. 

       Реквизиты:

        - наименование организации;

        - наименование вида документа;

• дата;
• регистрационный номер;место составления или издания документа;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись;
• печать;
• визы согласования;
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

      1 Текст приказа состоит из 2-х   частей: констатирующей и распорядительной.

      2  В констатирующей части излагаются  цели и задачи предписываемых 

действий и  причины издания приказа.

      3  Текст распорядительной части   начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки от границы левого поля.

      4  Текст распорядительной  части  делится на пункты, которые нумеруются  арабскими цифрами. Каждый пункт  начинается с указания исполнителя  (им может быть организация,  структурное подразделение или должностное лицо) в дательном падеже и конкретного  действия, которое формулируется  глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить  и т.д.). Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых  действий.