Лекции по "Делопроизводству"

       - регистрационный номер;

       - место составления или издания  документа;

       - заголовок к тексту;

       - гриф утверждения; 

       - текст; 

       - подпись; 

       - печать;

       - отметка об исполнении документа  и направлении его в дело. 

       3 Дата акта должна соответствовать  дате актируемого события.

       4 Заголовок текста содержит название  или краткое содержание актируемого  события и согласуется с наименованием  вида документа, например акт (чего?) работы комиссии по проверке общежития; акт (о чем?) о приеме-передаче оборудования.

5. Текст акта состоит из трех частей: вводная часть, констатирующая часть, заключительная часть.

      Вводная часть текста акта содержит следующие элементы, которые печатают от границы левого поля.

      А) Основание – в качестве основания  могут выступать приказ или распоряжение руководителя, докладная записка, план проведения проверок и т.п.

      Б) Состав комиссии:

           Председатель – указываю должность,  фамилию и инициалы.

           Члены комиссии – перечисляют должности, фамилии и инициалы.

      Членов  комиссии должно быть не менее двух человек не заинтересованных в результатах  актирования.

      Констатирующая  часть текста акта начинается с абзацного отступа. В ней излагаются  цели, задачи, сущность установленных фактов. Текст констатирующей части при необходимости может быть разбит на пункты.

      В заключительной части  теста акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна, акт может заканчиваться констатацией фактов.

6. После текста перед реквизитом «подпись»  приводят сведения  о числе копий акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется  количеством заинтересованных  в нем сторон или нормативными документами.
7. Акт подписывают председатель и члены комиссии.
8. Лицо, имеющее замечания к содержанию акта и несогласное  с выводами  комиссии, так же обязано поставить подпись, но имеет право изложить суть замечания  ниже подписей или на отдельном листе, который является приложением к акту.

 

       11. Порядок составления и оформления справки 

      Справка – документ, содержащий описание и подтверждение  фактов и событий.

      1 Реквизиты справки: 

       - наименование организации; 

       - наименование вида документа; 

       - дата;

       - регистрационный номер; 

       - место составления  или издания документа; 

       - адресат;

       - заголовок к тексту;

       - текст; 

       - отметка о наличии приложения;

       - подпись; 

       - печать;

       - отметка об исполнении документа  и направлении его в дело. 

       2 Справки бывают служебного и  личного характера.

       3 Справки служебного характера делятся на внешние и внутренние. Внешние справки служебного характера составляются по запросу вышестоящих или сторонних организаций. Внутренние справки служебного характера составляются по запросу руководителя.

       4 Внешние справки служебного характера оформляются на общем бланке или на специальном бланке справки. Внутренние  - на листе бумаги формата А4. 

       5 Справки личного характера - это  внешние справки  выдаются  сотрудникам для подтверждения   факта их работы в данной  организации, размера заработной платы,  трудового стажа и др. и составляются на бланках формата А4, А5.

       6 Текст справки личного характера  следует начинать с фамилии,  имени, отчества работника в  именительном падеже. Если в справе  отсутствует адресат, то в конце  текста с абзацного отступа пишут «Справка дана для предъявления по месту требования».

7. Внешние справки служебного характера подписываются руководителем организации и заверяются печатью. Внутренние справки служебного характера подписываются руководителем структурного подразделения или составителем. Если справка содержит сведения финансового характера ее подписывают руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. Справки личного характера подписывают руководитель организации и начальник отдела кадров (или инспектор отдела кадров)  и заверяют печатью.

 

12. Порядок составления и оформления докладной

 

       Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо 
вопроса с выводами и предложениями составителя.

       1 Докладные записки бывают внешние  и внутренние.

       Внешняя адресуется руководителю вышестоящей  организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации.

       2 По содержанию докладные записки  подразделяются  на инициативные, информационные, отчетные.

       Инициативные  докладные записки составляются  с целью побудить адресата принять  определенное решение, поэтому в  такой справке излагаются не только факты, но и конкретные предложения.

       Информационные  докладные записки содержат  информацию о деталях и методах выполнения работы.

       Отчетные  докладные записки информируют  о завершении работы, выполнении указаний, распоряжений и т.д.

       3  Реквизиты докладной записки: 

         – наименование организации

        - наименование вида документа; 

        - дата;

        - регистрационный номер (для внешней);

        - место составления или издания  документа (для внешней);

        - адресат; 

        -заголовок к тексту;

        - текст; 

        - подпись; 

         – отметка об исполнителе;

        - отметка об исполнении документа  и направлении его в дело. 

       4 Внешняя докладная записка составляется на общем бланке организации или на бланке докладной записки и подписывается руководителем организации.

       Внутренняя  докладная записка составляется на стандартном листе бумаги и 

подписывается составителем.

       5 Датой докладной записки является  дата ее составления и подписания. 

14. ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ 

       Поскольку служебное письмо является носителем  информации и правовым документом, то при его составлении и оформлении  должны соблюдаться определенные требования, которые облегчают процесс составления и оформления писем, а так же позволяют быстро воспринимать и обрабатывать содержащуюся информацию.

       Самое общее требование, предъявляемое  к деловому письму – это, что бы на основе письма можно было принять  определенное решение. А для этого содержание письма должно быть изложено лаконично, без лишних деталей, уводящих в сторону от основного вопроса. Писать надо просто и точно, отдавая предпочтение простым распространенным предложениям. При этом надо стремиться к тому, что бы каждое слово имело максимум информации.

       Основные  требования:

       Служебные письма пишутся на специальных бланках.

1. ГОСТ Р. 6.30-2003 устанавливает следующие поля бланка, не менее в мм: левое – 20, правое – 10, верхнее – 20, нижнее – 20.

2. Реквизиты письма:

• 01- Государственный герб РФ (02 - герб субъекта РФ или 03 - эмблема организации);
• 04 - Код организации;
• 05 - Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица:
• 06 -Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
• 08- Наименование организации;
• 09 - Справочные данные об организации;
• 11- Дата документа;
• 12 - Регистрационный номер;
• 13 - Ссылка на регистрационный номер и дату  документа;
• 14 - Место составления или издания документа;
• 15 - Адресат;
• 18 - Заголовок к тексту;
• 20 - Текст документа;
• 21 - Отметка о наличии приложения;
• 22 - Подпись;
• 25 - Оттиск печати;
• 27 - Отметка об исполнителе
• 28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

       Реквизиты 1-9 печатаются, как правило, типографским способом, остальные – машинописным (кроме 24 – печать). 

      

3. Служебные письма составляются:

А) От 3-го лица в единственном числе

       Администрация рекомендует….

Б) От 1-го лица во множественном  и единственном числе.

       Прошу …………..личное обращение

       Сообщаем  …….. 

      

4. Каждая  новая мысль начинается с нового абзаца.

 
      

5. Абзац в  тексте – 5 печатных знаков.

 
      

6. Реквизиты отделяют друг от друга 1-2 пустыми строками (1,5-3 межстрочный интервал).

 
      

7. При оформлении служебных писем на 2-х и более  страницах, вторая и последующие  нумеруются арабскими цифрами посредине верхнего поля листа. Допускается печатание с использованием оборотной стороны листа.

 
 

       15.   Прием и Обработка поступающих   документов 

       Доставка  документов осуществляется почтой, телеграфом, курьерами, через компьютерные сети, электронную почту, факсимильную связь. Во всех случаях необходима первичная обработка документов и учет.

       Поступившие документы принимает   и обрабатывает  служба экспедиции или должностное  лицо: секретарь, работник службы документационного  обеспечения. Учет телеграмм, телексов производится в службах связи, которые затем передают документацию в службу делопроизводства.

       Правила первичной обработки  поступивших документов:

       1 Обработка поступающих документов  проводится в день их поступления.

2. Проверяется правильность доставки (ошибочно доставленная документация  возвращается на почту для пересылки адресату).
3. Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей, комплектность присланных документов (при обнаружении повреждений упаковки, отсутствия документов об этом сообщают отправителю).
4. Конверты уничтожаются, кроме следующих случаев:

       Конверты, подкалывают  к документу если: