Стандартизация и унификация

     В XVIII веке происходит дальнейшее развитие формуляра документа, отражённое в  законодательных актах, появляются новые образцы документов, унифицируется  их форма. В связи с такими значительными изменениями в системе делопроизводства, какими являлись петровские реформы, возникает вопрос о степени заимствования новых правил делопроизводства из опыта прошлых лет и европейского опыта.

     Несомненно, истоки организации коллежского  делопроизводства исходят из опыта приказного делопроизводства. Старая приказная система,  была основана на решении той или иной возникающей проблемы посредством создания приказной избы, впоследствии вбиравшей в себя множество функций, часто различных. Многие приказы дублировали друг друга и их разветвлённый аппарат не мог уже удовлетворять потребностям государства, создаваемого Петром I. Он требовал быстрого решения вопроса, касающегося военной, экономической и внешнеполитической сфер жизни страны. Другой отрицательной чертой приказов были злоупотребления властью приказных чиновников. “Борьба с вечным пороком российской государственности, состоящем из многих приказных грехов: волокиты, мздоимства, лихоимства, взяточничества – выступала главным мотивом петровской реформы. Пётр I старался в своих реформах преодолеть все недостатки приказной системы, избежать негативных черт, присущих приказам.

     Приказная система, однако имела не только одни отрицательные признаки, но и сохраняла  и положительные, которые в дальнейшем были оставлены в коллегиальном управлении. Основные принципы работы с документами: работа с документацией, проставление номеров входящих бумаг, тетрадная форма делопроизводства, основные виды документов, правда, получившие другое наименование (например, название “донесения” было изменено на “рапорты”; “отписки” стали “реляциями” и т. д.) сохранились и получили дальнейшее распространение. Сохранились и основные должности канцелярии Сената и коллегий, также сменив свои прежние наименования на иностранные ( дьяки получали должности  секретарей, подьячие – актуариусов и нотариусов и т.д.). Постепенно исчезли тормозящие эффективную работу государственной машины элементы: столбцовая форма ведения записи документов; ослабевшая Боярская Дума заменялась Сенатом, приказы – коллегиями. Появились новые формы документов – инструкции, протоколы, существенно ускоряющие процесс делопроизводства. ”Именно в XVIII веке устанавливается обязательный письменный порядок оформления сделок… Степень взаимовлияния документов в деле достигает такой тесноты, что документ перестаёт существовать, превращаясь в запись в книге.

     Другим  источником, сыгравшим большую роль в организации коллежского делопроизводства, явилось европейское, в частности, шведское законодательство. “ Пётр I опирался на широко известные в Европе идеи государственного строительства. Поэтому, размышляя о реформе государственного строительства, он обратился к опыту тех стран, где симпатичные ему учреждения существовали давно – Франции, Дании и, в особенности, Швеции. Однако, Пётр I не копировал слепо шведскую государственную систему, например, по мнению Е. В. Анисимова, у шведского Сената были заимствованы широта полномочий через фискалитет, а состав и структура различались. Таким образом, из западного

       опыта устройства государственных  учреждений был перенято само представление о коллегиальности, а конкретные принципы ведения делопроизводства в России не были прямым заимствованием из Европы, а имели свою основу на опыте приказов.

     Сам принцип регламентации был также  заимствован Петром I из опыта европейских стран. Первый российский император придавал ему огромное значение, считая необходимым условием для эффективного функционирования государственной системы. Реформы Петра I в области делопроизводства существенно изменили также порядок и форму документа. Почерпнув из опыта приказной системы и европейских стран положительные моменты, в первой четверти XVIII века была создана коллежская система делопроизводства, в которой были довольно подробно регламентированы принципы ведения дел в органах управления, были предприняты попытки унификации формы документов. “Зарождение современных форм документа относится к началу XVIII века и связывается с реформами Петра I” , что указывает нам на важное историческое значение возникновения и дальнейшего функционирования коллежского делопроизводства.

     В XIX в., когда формирование кодифицированного  литературного языка в основном завершается, начинают активно формироваться  функциональные его разновидности - стили. Документы служебной переписки  получили в XIX в. широчайшее распространение и в количественном отношении значительно превзошли другие типы деловых текстов. Они писались на служебных бланках, включали определенный набор реквизитов. С 1811г., после принятия "Общего учреждения министерств", активно формируются характерные черты канцелярского стиля: формально-логическая организация текста, неличный характер высказывания, синтаксическая громоздкость, именной характер речи, морфологическое и лексическое однообразие (превалирование именительного и родительного падежей), стандартизация. В результате реформы делопроизводства (правил оформления документации) возникла необходимость реформы канцелярского стиля, что стало осмысляться как задача государственной важности.

     В XX в. унификация документов принимает необратимый характер. Были разработаны новые правила ведения служебной документации: в 1918г. введена единая форма бланков делового письма. В 20-е годы ХХ в. началась работа по созданию новых стандартов делового письма, появились трафаретные тексты.

     Официально-деловой  стиль как язык документов Новую  эпоху в процессе стандартизации открыла машинная обработка и  компьютеризация делопроизводства. Выбор и закрепление в практике одного языкового варианта из нескольких возможных оправдано экономически, диктуется требованиями все усложняющейся экономической и социально-политической жизни общества, техническим прогрессом. Использование устойчивых формул, принятых сокращений, единообразного расположения материала при оформлении документа характерно для типовых и трафаретных писем, анкет, таблиц, текстов-аналогов и т.п., позволяет кодировать информацию, закрепляя определенные языковые средства за типовой ситуацией. Например, необходимость принять участие в выставке товаров предполагает заполнение заявки, изготовленной выставочной организацией типографским способом в форме анкеты. Особой стандартизации подвергаются так называемые тексты-аналоги, бланки, формуляры, в которых трафарет имеет вид формализованного текста.

     Процесс создания трафаретных текстов заключается в выделении для группы однотипных текстов постоянных частей, содержащих заранее известную информацию, и пробелов для вписывания меняющихся сведений. Как правило, это номинации, даты оформления, подписания документа, указания стоимости, количества, формы поставки товара (оборудования), объема работ и т. п.

     Трафаретные тексты с постоянным и меняющимися  частями именуются бланками. "Бланк - это своего рода идеальная основа деловой бумаги, в заполненном  виде это тот эталон, к которому она стремится и которого достигает. В бланке жесткость формы сводит к нулю все возможности нескольких толкований", - справедливо замечает П.В. Веселов, один из крупнейших специалистов в области документной лингвистики. 
Стандартизация языка документов выработала особые типы текстовой организации: трафарет, анкета, таблица.

     Анкета  представляет собой свернутый текст  в виде номинаций родовидового соответствия.

     Таблица представляет собой еще более  емкую организацию документа: постоянная информация размещена в заголовках граф и боковика (заголовков строк), а переменная - в ячейках таблицы.

     Данные  типы текстовой организации могут  использоваться в различных жанрах деловой документалистики: анкетным методом можно смоделировать  кадровые анкеты, приказы, докладные, объяснительные записки; в табличной форме могут быть представлены следующие виды документов: штатное расписание, структура штатов, график отпусков, кадровые приказы. Трафаретными часто бывают договоры, деловые письма.

     Трафаретизация, таким образом, обусловливает высокую степень информативной емкости текста благодаря свертыванию высказывания и возможности дешифровки (с помощью машинной обработки в том числе), развертывания его в полную структуру. 
Процесс стандартизации и унификации охватывает все уровни деловых документов языка - лексику, морфологию, синтаксис, текстовую организацию - и определяет своеобразие и специфику официально-делового стиля. Даже известные типы текстов (повествование, описание, рассуждение) модифицируются в деловом стиле, превращаясь в типы изложения утверждающе-констатирующего или предписующе-констатирующего характера. Отсюда синтаксический монотон, лексическая однородность речи, высокая повторяемость слов.

     Типизация деловых документов позволяет моделировать текст любой разновидности, ситуации. При этом составляющий текст оперирует некими модулями, типовыми блоками, которые представляют собой клишированные части текста (в текстах договоров это - представление сторон, предмет договора, порядок расчета, обязанности и права сторон, срок действия договора).

     Все особенности официально-делового стиля, его знаковая природа обусловлены  действием доминанты и функцией долженствования, обеспечивающей правовую и социально-регулирующую значимость деловых текстов.

     Экономическая необходимость, развитие науки и техники обусловливают все возрастающую унификацию и стандартизацию документов, с одной стороны, и тенденцию к упрощению, очищению от устаревших канцелярских штампов и клише языка деловых писем и, шире, деловой корреспонденции, с другой стороны.

     Язык  деловой переписки представляет собой периферию официально-делового стиля. Наряду с регламентированными  письмами сегодня все шире входят в практику делового общения нерегламентированные деловые письма, наряду с официальными - полуофициальные (поздравительные, рекламные), в которых соотношение экспрессии и стандарта меняется то в одну, то в другую сторону.

     Несомненно, официально-деловой стиль, как и  в целом русский язык, претерпел  существенные изменения, что повлекло за собой, конечно же, и изменения  всех видов документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Глава 2 Унификация и стандартизация управленческой

документации 

     2.1 Принципы и методы унификации управленческих документов 

     Унификация  документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач. Стандартизация документов - форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов:  государственные стандарты (ГОСТ); отраслевые стандарты (ОСТ); республиканские стандарты (РСТ).

       Унификация документов проводится  в целях сокращения количества  применяемых документов, типизации  их форм, повышения качества, снижения  трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Работа по унификации включает:

     - разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации; 
- внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД;

     -   внедрение разработанных ОКТЭИ; 
         -   ведение   УСД    и    ОКТЭИ   с целью поддержания   достоверности информации и их дальнейшее развитие; 
         -   разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию; 
         -    разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

     Организационное и методическое руководство унификацией  и 
стандартизацией документов, координацию работ и контроль 
осуществляет головная организация по координации внедрения и 
ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу ведет 
головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли [9, с.37]. Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует 
рассматривать как один из факторов повышения производительности 
управленческого труда. Унификация документов - это выбор рациональных 
структур их построения, приведение документов единообразию на основе 
установления рационального количества их форм и типизация их построения. 
Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым 
системам. Например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты.