Стандартизация и унификация

     Каждый  лист документа, оформленный как  на бланке, так и без него, должен иметь поля: левое — 30 мм, правое — не менее 8 мм, верхнее и нижнее —не менее 20 мм. В стандарте указаны минимальные размеры полей бланка, максимальные их значения не оговариваются. При оформлении документов не на бланке размеры полей и площади размещения конкретных реквизитов должны соответствовать размерам, приведенным в СТБ 6.38-2004. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов при необходимости наносятся на бланк в виде уголков и линий.

     Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки  и для пробивки отверстий дыроколами.

     Разработку  бланков следует начинать с определения  перечня реквизитов бланка. Определение  перечня реквизитов необходимо проводить отдельно по каждому виду бланков. При изготовлении бланков документов того или иного вида на них печатают реквизиты, соответствующие только документам данного вида. В СТБ 6.38-2004 указан максимальный перечень реквизитов документов.

     Бланки  разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов.

     При угловом варианте реквизиты бланка располагают в верхнем левом  углу, при этом бланковые надписи  не должны выходить за пределы 73 мм по горизонтали.

     При продольном варианте реквизиты бланка располагают посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей.

     При флаговом способе— каждая строка реквизита  начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

     При центрованном способе — начало и конец каждой строки реквизита центруются т. е. равноудалены от границ зоны расположения реквизитов.

     Каждая  организация должна разрабатывать  и применять установленные стандартом виды бланков организационно-распорядительных документов — общий бланк и бланк для письма.

     На  общем бланке могут оформляться  такие распорядительные документы, как приказы, постановления, распоряжения и др., а также организационные документы — положения, инструкции и др. Справочно-информационные внутренние документы (акты, справки и др.) могут оформляться как на общем бланке, так и на чистых листах бумаги формата А4 при соблюдении СТБ 6.38-2004.

     Допускается изготовление специальных бланков  для конкретных видов организационно-распорядительных документов.

     Изготовление бланков для отдельных видов документов целесообразно в тех случаях, когда этих документов в организации создается более 200 в год.

     На  бланках конкретных видов документов используются все реквизиты общего бланка и реквизит «Название вида документа», который печатается прописными буквами без разрядки (пробелов между буквами) и в кавычки не заключается.

     При подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав которых представлен в СТБ 6.38-2004.

     Государственный герб Республики Беларусь (реквизит 1) помещают на бланках документов и угловых штампах организаций в соответствии с Законом Республики Беларусь от 5 июля 2004 г. № 301-3 «О государственных символах Республики Беларусь» и Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь».

     Не  допускается помещать изображение  Государственного герба Республики Беларусь между бланковыми надписями  на двух языках.

     Изображение Государственного герба Республики Беларусь на угловых штампах помещают по аналогии с бланками документов.

     Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (реквизит 2).

     В соответствии с Законом Республики Беларусь от 5 октября 1994г. «О политических партиях» в редакции Закона Республики Беларусь от 19 июля 2005 г. № 35-3 с изменениями и дополнениями и Законом Республики Беларусь от 5 октября 1994 г. «Об общественных объединениях» в редакции Закона Республики Беларусь от 19 июля 2005г. №36-3 с изменениями и дополнениями политические партии, общественные объединения, союзы могут иметь эмблему— условное символическое изображение какого-либо понятия или идеи, зарегистрированное в установленном законом порядке.

     Текст — главный смысловой реквизит документа, он выражает содержание управленческого действия.

     Текст документа печатают от нулевого положения  табулятора от границы левого поля.

     Абзацы  в тексте печатают от первого положения  табулятора после пяти печатных знаков от границы левого поля (на пишущей машинке) или 12,5 мм (на компьютере).

     Приступая к составлению документа, необходимо уточнить цель документа и круг вопросов, подлежащих решению. Это позволит правильно  выбрать вид документа для  фиксации управленческого решения, во многом определяющий стиль и характер изложения текста.

     К текстам организационно-распорядительных документов предъявляется ряд требований. Главные из них— достоверность и объективность, максимальная краткость при полноте информации и точность, не допускающие различных толкований.

     Текст управленческих документов излагается официально-деловым стилем, предназначенным  для общения в сфере управления. Деловой стиль предполагает объективность  изложения содержания документа, должен быть нейтральным по тону, в нем широко используются стандартные термины и типовые речевые обороты. К особенностям делового стиля относится широкое применение устойчивых языковых формул.

     Текст документа может быть представлен  в виде связного текста, таблицы, анкеты или в виде соединения этих форм.

     Сплошной  связный текст документа должен содержать грамматически и логически согласованную информацию об управленческом действии.

     Такой текст используется при составлении  уставов, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, докладных, объяснительных, служебных записок, справок, писем и т. д.

     Текст документов может состоять из двух или трех смысловых частей. Если текст документа состоит из двух смысловых частей, то в первой излагаются причины, основания и цели создания документа, во второй — выводы, предложения, просьбы, распоряжения, рекомендации.

     В тексте документа могут быть три  смысловые части: первая — введение, где излагаются причины создания документа, вторая— доказательство, в которой описываются события, факты, следствия, и третья— заключение с выводами, предложениями, распоряжениями и просьбами.

     В отдельных случаях документ может  состоять из одной заключительной части, если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, например, приказы, распоряжения содержат распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления — просьбу без пояснения. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

         Заключение 

     На  основе проведенного анализа развития стандартизации и унификации за период существования делопроизводства подведем основные итоги.

     В настоящее время особое значение имеет качество документа как носителя информации. На первый план выдвигается требование повышения информативности и принципиального единства унификации документов, как по форме, так и по содержанию. Эта задача и решается методом стандартизации.

     Впервые в нашей стране проблемами совершенствования  документов занялись в 1924-1930-е гг. органы рационализации, созданные в рамках движения за научную организацию управленческого труда. Значительную роль в формировании этих органов сыграл Наркомат рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ), по инициативе которого были созданы и научно-исследовательские институты, и общественные объединения специалистов в области управления, и ведомственные центры, в которых решались практические задачи совершенствования госаппарата и разрабатывались теоретические проблемы документоведения. Разработчики стандартов пытались заложить в общегосударственные нормы оформления документов требования, направленные на единообразные процедуры придания документу юридической силы, а также предусматривающие реквизиты необходимые для прохождения документа через управленческий аппарат. В совокупности это повышало культуру оформления документов, оказывало влияние на качество документов как исторических источников.

     Второй период стандартизации и унификации документов относится к концу 1960-х началу 1970-х гг. Это было время создания Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), активное участие в разработке которой принимало Главное Архивное управление. Основная идея ЕГСД - это всесторонняя комплексная унификация, установление рационального единообразия форм и методов работы с документами на всех уровнях управления и на всех стадиях жизненного цикла самих документов - их подготовка, оформление, хранение. Именно методами унификации решались в тот период задачи сокращения форм и видов документов, используемых для документирования типовых управленческих ситуаций. Результат этой работы вошел в Основные положения ЕГСД как список видов документов издаваемых различными органами государственной власти и управления. Нормативное закрепление видов документов, используемых в управленческой практике положило начало значительной работе по классификации документов, которая развернулась в 1970-е годы. На стадии создания ЕГСД была разработана методика и унифицированы делопроизводственные операции, связанные с хранением документов в делопроизводстве, формированием дел, экспертизой ценности документов, подготовкой документов к сдаче в архив.

     Дальнейшее  развитие работ по унификации и стандартизации документов проводилось уже как планомерная общегосударственная деятельность, которая охватывала период 1970-1980-х годов. Основной задачей этого периода было объединение в единый комплекс уже существующих и вновь создаваемых автоматизированных систем управления. В процессе выполнения этой работы унификация документов была направлена на создание базы информационного обеспечения этой общегосударственной системы. Создание унифицированных систем документации, предполагавшее не только разработку правил оформления документов каждой системы, но и создание альбома унифицированных форм документов, проводилось на основе определения состава видов и разновидностей документов, входящих в систему. Исследование процедур документирования типовых управленческих функций выявило значительное разнообразие видов и форм как текстовых, так и табличных документов, применявшихся в управленческом аппарате, что поставило задачу классификации видов документов, с одновременным их сокращением. Результаты этой работы были закреплены в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД), впервые утвержденном в 1978 г. В ОКУД были включены виды и формы документов, являющиеся объектами унификации в процессе создания унифицированных систем документации. С применением ОКУД были решены задачи однозначного обозначения унифицированных форм документов и на этой основе их учет и систематизация, что способствовало упорядочению всей системы управленческой документации, исключению дублирующих форм документов, оптимизации состава применяемых документов.

     Влияние унификации документов на состоянии  работы с ними в процессах управления сказалось не только на улучшении качества самих документов (за счет применения единых правил оформления документов, единообразных требований к их составлению), но и на организации оперативного хранения документов в делопроизводстве и ведомственном архиве. Результаты унификации и классификации документов были учтены при разработке "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения", вышедшем в 1989г. Перечень является основным нормативным документом для отбора на хранение и уничтожение документов, определении сроков их хранения, оказывая тем самым влияние на комплектование архивов и формирование архивного фонда страны в целом. Таким образом, опыт развития документоведения, накопленный в период 1970-х -1980-х годов, демонстрирует перспективность применения методов унификации и стандартизации документов не только для совершенствования самих документов, но и для технологии работы с ними, их оперативного и архивного хранения.

     Результаты  унификации и стандартизации документов наглядно подтверждается в 1990-е годы. Изменение в общественно-политической сфере естественным образом привели к изменению задач и методов управления и, соответственно, самой системы управленческой документации. Значительная часть унифицированных ранее систем документации перестала использоваться, взамен нее возникли и получили распространение новые виды документов, предназначенные для документирования налоговой, финансовой, таможенной и др. видов деятельности. Помимо возникновения новых видов и форм документов значительно увеличился объем создаваемой документации. Регламентация документов идет пока преимущественно не методами унификации, а созданием типовых форм документов теми министерствами и ведомствами, которые являются кураторами той или иной сферы управленческой деятельности. Между собой эти формы увязаны слабо, состояние документации в целом, в который раз в истории страны, характеризуется отсутствием общих норм, противоречивыми правилами оформления, неправомерным разнообразием видов и разновидностей документов. Изменение методов управления и широкое использование новейших информационных технологий делают особо актуальной проблему формирования системы документационного обеспечения, совершенствования применяемых документов, значительно повышают их правовую роль. Разработка новых подходов к совершенствованию существующей документации как на стадии ее управленческой роли, так и в период последующего хранения должна решаться как комплексная проблема.