Стандартизация и унификация

     Под унификацией в широком смысле понимается уменьшение многообразия типов  и видов изделий одинакового  функционального назначении. Применительно  к управленческим документам унификация заключается в установлении единообразия в составе и формах управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач.

     Стандартизация — это форма юридического закрепления результатов унификации. В практике совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности разрабатываются государственные стандарты на терминологию делопроизводства и архивного дела и на требования к составлению и оформлению управленческих документов.

     Объектами унификации и стандартизации в управленческой деятельности являются:

     - термины и определения, используемые при работе с управленческой информацией;

     - организационные структуры организаций,  учреждений и предприятий;

     - классификаторы управленческих функций; управленческая документация.

     Работы  по унификации и стандартизации активно ведутся и за рубежом. Стандартизацию документов в течение длительного времени проводят национальные организации по стандартизации ряда стран, различные международные организации, Национальные стандарты на документы существуют в Германии, Бельгии, Великобритании, Норвегии, Швеции, Финляндии, Болгарии и других странах.

     В работе по унификации документов, в  частности внешнеторговых, принимают участие более десяти международных организаций, в том числе Комитет по развитию внешней торговли Европейской Экономической Комиссии (ЕЭК), Международная организация стандартизации (НСО) и др. Роль и значение унификации и стандартизации документов особенно возросли в связи с применением в управлении компьютерных технологий.

     Унификация  управленческих документов предполагает: унификацию состава и форм документов, применяемых для документирования управленческой деятельности. Унификация состава документов организации заключается в отборе и закреплении комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческой задач. В результате унификации состава документов исключаются формы документов, не вызванные действительными потребностями управления, и состав документов организации может быть значительно сокращен. Унификация форм документов заключается в отборе и закреплении в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установлении единых требований к их составлению и оформлению.

     Результаты унификации состава документов получают свое закрепление в Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов - в Альбоме форм документов, применяемых в Деятельности организации.

     Для автоматизации процесса документооборота, эффективного информационного обеспечения  процесса управления и принятия решений целесообразно создать информационную система документооборота.

     Реализация  программного обеспечения системы  возможна на базе современных информационных технологий с использованием программных  продуктов Staffware и Microsoft FoxPro. Система  состоит из восьми рабочих мест, объединенных в локальную вычислительную сеть под управлением операционной системы UnixWare Application Server. Рабочие места пользователей представляют из себя IBM-совместимые персональные компьютеры с операционной оболочкой Microsoft Windows.

       Такая система автоматизирует  рутинные операции по обработке  корреспонденции, а также позволяет  контролировать исполнение поручений  руководителя и вышестоящих организаций.  Банк данных системы должен  содержать информационно-поисковые  образы всех документов, поступающих и/или исходящих из организации, включая официальные нормативные правовые документы. 
 
 
 
 
 

     2.3 Государственный  стандарт Республики  Беларусь СТБ 6.38-2004

     Государство уделяет большое внимание вопросам правильной постановки делопроизводства в учреждениях, организациях и на предприятиях. Это нашло отражение, в первую очередь, в усилении государственного контроля состояния делопроизводства и архивов в учреждениях, организациях и на предприятиях, введении ответственности должностных лиц за нарушение законодательства в области делопроизводства и архивного дела. В 1997 г. Президентом Республики Беларусь был подписан Закон «О внесении дополнений и изменений в Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях». Закон предусматривает ответственность за утерю или незаконное уничтожение документов постоянного или долговременного хранения, выделение помещений для размещения документов с нарушением установленных нормативными актами требований, невыполнение положений Государственных стандартов и др.

     Внедрение стандартизации в управленческую документацию обусловлено неоправданным многообразием  видов и форм документов, фиксирующих  выполнение идентичных управленческих действий.

     Особое  значение в настоящее время имеет  качество документа как носителя информации. На первый план выдвигается требование повышения информативности и принципиального единства унификации документов, как по форме, так и по содержанию. Эта задача и решается методом стандартизации.

     Правовая  сила стандартов, включение в стандарты требования обязательной унификации документов, закрепление в стандартах лишь наилучших решений и комбинаций делают стандартизацию эффективным методом рационализации работы с документами.

     Ведущим методом для достижения целей  стандартизации является метод единого формуляра, который представляет собой концентрацию свойств и качеств определенного множества документов в единой матрице – формуляре. В соответствии с принятым методом в основу серии стандартов положен базовый стандарт СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы (далее — документы), относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации,— постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., устанавливает состав и требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов.

     Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название вида документа и т.д.) [1, с.5].

     Реквизит  – это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени.

     Так, например, реквизиты «наименование  вышестоящей организации», «наименование  учреждения, организации или предприятия», «наименование подразделения» показывают положение документа в пространстве. Положение документа во времени определяется его датой.

     Все реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянный реквизит – это реквизит, наносимый при  изготовлении унифицированной формы  документа или бланка документа [2, с.10]. Переменный реквизит – это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа.

     Каждому виду документа соответствует оптимальное  число необходимых реквизитов. Набор  реквизитов отдельного документа определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д.

     Специальные правила, касающиеся оформления определенных видов документов, могут предусматривать  в них наличие и других реквизитов, характерных только для данного  вида документов. Для этого в инструкциях и иных нормативных актах об организации делопроизводства делаются оговорки о том, что для специальных видов документов устанавливаются дополнительные обязательные реквизиты, например, заверительные подписи на удостоверяемых копиях документов и др.

     Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр документа. Формуляр-образец содержит все реквизиты, входящие в конкретные документы. Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов отражает наиболее часто применяемую их последовательность.

     При оформлении организационно-распорядительных документов, в соответствии с СТБ 6.38-2004, используется следующий состав реквизитов:

     1 — Государственный герб Республики  Беларусь;

     2 — эмблема организации или  товарный знак (знак обслуживания);

     3 — код организации: код ОКОГУ  по [1] для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП по [2] для других организаций;

     4 — код документа по [3];

     5 — наименование вышестоящей организации; 

     6 — наименование организации;

     7 — наименование структурного  подразделения;

     8 — почтовый адрес отправителя;

     9 — коммуникационные и коммерческие  данные;

     10 — название вида документа;

     11 — дата;

     12 — регистрационный индекс;

     13 — ссылка на регистрационный  индекс и дату входящего документа;

     14 — место составления или издания;

     15 — гриф ограничения доступа;

     16 — адресат;

     17 — гриф утверждения;

     18 — резолюция;

     19 — заголовок к тексту;

     20 — отметка о контроле;

     21 — текст;

     22 — отметка о наличии приложения;

     23 — подпись;

     24 — гриф приложения;

     25 — гриф согласования;

     26 — визы;

     27 — печать;

     28 — отметка об исполнителе;

     29 — отметка о заверении копии;

     30 — отметка об исполнении документа  и направлении его в дело;

     31 — отметка о поступлении (регистрационный  штамп входящих документов);

     32 — отметка о переносе данных на машинный носитель.

     СТБ 6.38-2004 устанавливает единые правила  подготовки организационно-распорядительной документации и бланков, применяемых при их оформлении.

     Бланк документа — это стандартный  лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной [Приложение 3].

     Организации независимо от формы собственности  разрабатывают бланки, которые используются при подготовке организационно-распорядительных документов. Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документов, сокращает трудозатраты на их составление, уменьшает количество возможных ошибок при составлении и оформлении, позволяет добиться унификации форм документов, улучшает внешний вид документов, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда.

     На  бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

     Для изготовления бланков применяется  бумага форматов А4 (210Х297 мм) и А5 (148Х210 мм). Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста.

     Наиболее  широко применяются бланки на бумаге формата А4. Формат А5 используется для  бланков документов, имеющих пять-семь строк текста (письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, сопроводительное письмо, справка и т. д.).

     Бланки  документов печатают на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенных цветов, позволяющих дальнейшее тиражирование документов.