Стандартизация и унификация

     Основными принципами унификации документов являются: 
1)  Унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.; 
2)     Единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений; 
3) Комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств; 
4)  Информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа; 
 
5) Сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники; 
6) Стабильность требований   к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами); 
7)    Сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации разных типов; 
8) Экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д. [14, с.19].

     Существует 3 способа унификации текстов: трафарет, анкета и 
таблица.

     Трафарет- это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. В форме трафарета создаются ряд приказов, заявлений.

     Анкета- способ представления унифицированного текста, при котором 
постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная 
вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. В 
унифицированной системе документации на организационно- распорядительные документы анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для копирования информации.

     Таблица - разорванный текст, расположенный по определенному 
принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, а переменная - на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи.

     В табличной форме в УСД по ОРД  представлены: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы.

     Эффект  от унификации и стандартизации управленческих документов бывает косвенным (повышение качества управления, эффективности использования оргтехники, ускорении оборачиваемости финансовых средств) и прямым (снижение затрат труда (а следовательно и затрат на заработную плату) при работе с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капвложений на оргтехнику, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники).

     Стандартизация  – это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения: 
- безопасности продукции, работ и услуг; жизни и здоровья; 
- технической и информационной совместимости, а так же взаимозаменяемой 
продукцией; 
-         экономии всех видов ресурсов.

     Все ГОСТы, действующие на территории нашей  страны объединены в 
единую государственную систему стандартизацию – иерархически организованную систему классификации и самих ГОСТов [10, с.76].

     В целях сокращения количества применяемых  в деятельности учреждения документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информации. Совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

     УДС – совокупность взаимосвязанных  унифицированных форм документа, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности.

     В основе создания УСД лежит метод  унификация – установление 
единообразия состава и форм управленческих документов создаваемых при 
решении однотипных управленческих задач. Одновременно разрабатываются 
классификаторы технико-экономической с социальной информации, 
обеспечивающих интегративную автоматизированную обработку данных. 
Государственная система документированного обеспечения управления 
(ГСДОУ) – это совокупность принципов и правил устанавливающих единые 
требования в документации управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления на предприятиях.

     Основные  положения ГСДОУ охватывают вопросы  документирования 
управленческой деятельностью, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами.

     Различают следующие виды документов: 
- По назначению (средства фиксации фактов (авто протоколы, отчеты) и средства передачи документов (письмо, телеграмма). 
- По происхождению (служебные и личные документы). 
- По форме (индивидуальные, типовые, трафаретные). 
- По срокам исполнения и  хранения (постоянные, долговременные,  временные). 
- По месту составления (внутренние и внешние). 
- По наименованию (проказы, указы, отчеты). 
- По стадиям создания (выписки, отпуск, оригиналы).

     Таким образом, основная цель ГСДОУ упорядочивание документа оборота организации сокращения количества и повышение количества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки и анализа информации. 
 

         2.2 Унифицированные формы документов и системы документации 

     Стандартизация  в соответствии с законом «О стандартизации» - это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

-  безопасности  продукции, работ и услуг для  окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;

- технической  и информационной совместимости,  а. также взаимозаменяемости продукции;

-  качества  продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии; единства измерений;

- экономии всех видов ресурсов;

- безопасности  хозяйственных объектов с учетом  риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций;

- обороноспособности и мобилизационной готовности страны. К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся;

- государственные  стандарты (ГОСТ); применяемые в  установленном порядке международные  (региональные) стандарты, правила, нормы и рекомендации по стандартизации; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

- стандарты  отраслей; стандарты предприятий;  стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

     Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, работы и услуги, имеющие межотраслевое значение [11, с.348]. Содержание требований стандартов, области их распространения, сферы их действия и даты их введения определяются государственными органами управления, которые их принимают. В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России; они вводятся в действие после их государственной регистрации. Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт России и иные специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют госконтроль и надзор за соблюдением обязательных требований государственных стандартов.

     Все государственные стандарты, действующие  на территории нашей страны, объединены в единую Государственную систему  стандартизации - иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.

     В целях сокращения количества применяемых  в деятельности учреждений, организаций  и предприятий документов, типизации  их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных Баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД) - совокупности взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению, В основе создания УСД лежит метод унификации -установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. В настоящее время действует восемь УСД:

     - унифицированная система организационно-распорядительной документации;

     -     унифицированная система банковской документации;

     -  унифицированная система финансовой» учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетным учреждений и организаций;

     -    унифицированная система отчетно-статистической документации;

     - унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

     -    унифицированная система документации по труду;

     - унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

     -    унифицированная система внешнеторговой документации.

     Разработка  УСД ведется соответствующими министерствами н ведомствами, которым поручена эта работа.

     Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляется их ведение, предусматривающее внесение изменений  и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.

     Важными средствами информационного обеспечения, прежде всего в таких областях, как экономика, статистика, банковское дело, таможенное дело, внешнеэкономическая  деятельность, являются классификаторы технико-экономической и социальной информации [15, с.17]. Они обеспечивают интегрированную обработку данным в автоматизированных информационных системах.

     Классификаторы  технико-экономической и социальной информации - нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды, Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.

     Совокупность классификаторов технико-экономической и социальной информации, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также или иной области договариваются, что понимать, какое понятие вкладывать в тот или иной термин. Из этого следует, что содержанке понятия, обозначенного термином, может быть понято только через его дефиницию - краткое логическое определение, устанавливающее существенные отличительные признаки предмета или значение понятия, его содержание и границы. Поэтому всегда, когда речь идет о терминах, мы должны иметь в виду, что термин лишь называет понятие, а его существо, содержание раскрывает определение.

     В управленческой деятельности, как правило, решаются задачи двух типов: оригинальные (нетривиальные) и однотипные, повторяющиеся. Оригинальные задачи нельзя унифицировать и стандартизовать в полном объеме, но для них могут быть стандартизованы принципы решения [3, с.34]. Для повторяющихся однотипных задач в большинстве случаев целесообразно стандартизовать как технологию их решения, так и формы представления информации.