Тематическая и биографическая справка архива

Автор: Пользователь скрыл имя, 23 Августа 2011 в 20:11, курсовая работа

Описание работы

Целью курсовой работы является изучение справок в системе использования архивных документов и ознакомление с общими свойствами тематической и биографической справки.

Для полноценного раскрытия темы необходимо решение следующих задач:

Постановка целей использования архивных документов.
Характеристика основных архивных справок.
Анализ тематической и биографической справки.

Содержание

Введение ………………………………………………………………………........3


Глава 1. Справки в системе использования архивных документов ……….........5

1.1. Общее представление об использовании архивных документов.…………5

1.2. Роль архивной справки в системе использования документов ……..…..…8


Глава 2. Общие свойства тематической и биографической справки...........…..11

Общие характеристики запросов ………………………………………....11
Виды запросов ……………………………………..………………...….....14


Глава 3. Исполнение запросов и выдача архивных справок в историческом архиве Омской области ……………………………………………………..……18


Заключение ………………………………………………………………...…...…21


Библиографический список ………………………………………..………….....

Работа содержит 1 файл

КУРСОВАЯ РАБОТА по архивоведению.doc

— 128.50 Кб (Скачать)

     В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах.

     В тексте архивной справки не допускаются  комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию использованных документов.

     После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста справки (номера фондов, описей и дел, а также  номера листов в деле).

     Архивная  справка подписывается руководителем организации или подразделения, в состав которого входит архив, и руководителем архива, право подписи справки устанавливается в положении о службе ДОУ или в положении об архиве организации. Справка заверяется печатью организации; второй экземпляр архивной справки заверяется руководителем архива и хранится в делах архива в соответствии с номенклатурой дел.

     Архивные  справки, копии и выписки из архивных документов направляются заявителям по почте с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации или структурного подразделения, в состав которого входит архив. Архивные справки, копии и выписки могут выдаваться под расписку на руки заявителям при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам при предъявлении нотариально заверенной доверенности, оформленной в соответствии с законодательством2.

     Получатель  архивной справки, копии или выписки  расписывается на втором экземпляре получаемого документа, остающемся в делах архива, с указанием данных паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 2. ОБЩИЕ СВОЙСТВА ТЕМАТИЧЕСКОЙ И БИОГРАФИЧЕСКОЙ СПРАВКИ

 

    1. Общие характеристики запросов
 

     Запрос  – это письмо организации или  заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации.

     Исполнение  запроса – поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивной информации.

     Исполнение  запросов осуществляется в три этапа:

     1. Прием запроса и работа с заявителем.

     2. Поиск запрашиваемой информации.

     3. Составление и выдача заявителю ответов на запросы.

     При приеме запроса необходимо уделить  внимание составлению запроса. Надо проследить, чтобы заявитель изложил  в нем все сведения, которые удалось почерпнуть из семейного архива, рассказов родственников, из других архивов.

     Если  запрос относится к категории  платных, следует известить об этом заявителя.

     Государственный архив не может взимать плату  за исполнение социально-правовых запросов, запросов органов государственной власти и органов местного самоуправления для использования в служебных целях, а также за научно-техническое информирование организаций системы Росархива и другое.  

      Архив организации обязан предоставить информацию бесплатно по требованию тех организаций и лиц, которых она касается. Ограничения возможны лишь в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Архив может исполнять тематические запросы юридических лиц, а также запросы физических лиц имущественного и финансового характера на платной основе. Перечень таких услуг и размер оплаты утверждаются руководителем организации.

      При исполнении повторных запросов или  составлении по просьбе гражданина справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений, включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

     При поиске запрашиваемой информации следует  помнить о сроках исполнения.

     Срок  пересылки непрофильного запроса  в другие архивные учреждения с информированием  об этом заявителя или предоставление ему письменных рекомендаций о месте  хранения документов составляет 5 дней со дня регистрации запроса.

     Срок  исполнения запросов на основании научно-справочного аппарата архива составляет 15 дней со дня регистрации. Такие запросы исполняются на основании просмотра описей, каталогов.

     Срок исполнения запросов, требующих обращения к документам архива, не должен превышать 30 дней. Однако в случае особой сложности запроса руководитель архива может продлить этот срок, но не более чем на 30 дней3.

     Исполнение  запросов граждан и организаций  является одной из основных форм информационного обеспечения пользователей, которое предусматривает выявление архивом запрашиваемой информации по документам, подготовку и предоставление пользователям соответствующих информационных документов.

     Архивная справка должна содержать в себе точное и ясное изложение имеющихся в документах сведений по запросу заявителя.

     Из  года в год возрастает количество запросов поступающих в архив  от учреждений, организаций и граждан. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    1. Виды  запросов
 

     Запросы бывают четырёх видов:

- Тематический запрос - запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Тематическими являются запросы имущественно-правового характера – подтверждение права наследования, владения имуществом, включая недвижимость и земельные участки, запросы о подтверждении факта рождения, смерти, бракосочетания. В запросе должно быть указано событие (факт), о котором требуется выявить сведения, время его совершения, наименование и дата необходимого документа, базовые биографические сведения о лице. Выделение земельного участка - необходимо указать время выделения земельного участка, ФИО лица, которому он был выделен, местонахождение участка, а также название организации выделившей участок.

      Тематические  запросы поступают в основном от организаций.

- Биографический запрос - запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточняются факты его биографии.

- Запросы генеалогического характера - о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, история семьи, рода.

     В запросе необходимо указать данные о лице, с которого необходимо начать поиск - деде, прадеде (ФИО, дату или  год рождения, место рождения, место  проживания, имена родителей, число детей в семье или первый ли ребёнок в семье, вероисповедание), а также всю имеющуюся информацию о лицах, о которых запрашиваются сведения (наличие братьев и сестёр, их имена, даты рождения, занятие родителей, бабушек, дедушек, места проживания, работы и другое).

- Запросы социально-правового характера - о подтверждении стажа работы, о заработной плате за определенный период времени, фактов рождения, бракосочетания и смерти, о награждении, раскулачивании, репрессиях и другие.

  • О подтверждении стажа работы - необходимо указать ФИО на момент работы в организации (при условии её отличия от ФИО заявителя), место работы (наименование предприятия, структурного подразделения), время работы в организации (по возможности - номера приказов о назначении и увольнении); желательно приложить к запросу копии страниц трудовой книжки с записями о времени работы в организации.
  • О подтверждении фактов рождения, бракосочетания и смерти - необходимо указать ФИО на момент рождения, брака, смерти (женщинам - девичью фамилию), точную дату события или примерный год, место события.
  • О награждении - необходимо указать ФИО на момент награждения, наименование награды, место работы на момент награждения, год награждения.
  • О раскулачивании - необходимо указать ФИО раскулаченного лица, возраст, состав его семьи, место проживания.
  • О репрессиях - необходимо указать ФИО репрессированного лица, возраст, место рождения, проживания, время репрессии.

     Они делятся на три группы:

  • служебного характера от органов законодательной и исполнительной власти;
  • от физических и юридических лиц;
  • запросы от российских и иностранных граждан и лиц без гражданства, проживающих за рубежом, так называемые консульские4.

     Вообще, некоторые архивы принимают не только социально-правовые запросы, составленные на бумаге, но и отправленные по электронной почте, а некоторые – даже по телефону.

     При составлении и выдаче заявителям ответов на запросы архив предоставляет  ответы в виде следующих информационных документов:

§  архивная справка;

§  архивная копия;

§  архивная выписка.

     Помимо  основных форм ответов на запросы, архив  может составлять информационное письмо либо по собственной инициативе,  либо в ответ на запрос пользователя. Письмо содержит сообщение об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, теме, вопросу.

     При исполнении тематических запросов организаций  и граждан в государственном  архиве могут создаваться такие  информационные документы, как тематические перечни документов, тематические подборки документов, тематические обзоры документов.

     Тематический  перечень документов – систематизированный  перечень заголовков дел или документов с указанием дат и поисковых  данных.

     Тематическая  подборка документов – комплект копий  документов или цитат из документов на данную тему.

     Тематический  обзор документов – информационно-поисковый справочник, содержащий подробную характеристику документов нескольких архивов, нескольких фондов одного архива или части фонда по определенной теме.

     Допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек и других не полученных в свое время владельцем документов.

     Подлинные личные документы выдаются с разрешения руководителя организации заявителям по предъявлении паспорта, иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам нотариально заверенной доверенности. Подлинные личные документы могут быть высланы заявителю ценным письмом5.

     Органами  правопорядка из архива могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством Российской Федерации.

     На  место изъятого документа в дело вкладывается справка о выдаче, снятая с него копия или в учетных  архивных документах делается отметка  об изъятии, указываются номер, дата и название документа - основания для изъятия, а также расписка получателя документа (при личной передаче). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 3. ИСПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСОВ И ВЫДАЧА АРХИВНЫХ СПРАВОК В ИСТОРИЧЕСКОМ АРХИВЕ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ 

     В бюджетном учреждении Омской области  «Исторический архив Омской области» по исполнению запросов работает 2 отдела:

- Отдел использования и публикации документов;

- Отдел по обращениям граждан и исполнению социально-правовых запросов.

     Отдел использования документов состоит из трех участков:

  • Участок публикации;
  • Фотоучасток;
  • Читальный зал.

     Участок публикации осуществляет следующие  виды работ:

Информация о работе Тематическая и биографическая справка архива