Тематическая и биографическая справка архива

Министерство  образования и науки Российской Федерации  

«ПОВОЛЖСКАЯ АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

имени П.А. СТОЛЫПИНА» 

Филиал  ФГОУ ВПО «ПАГС» в г. Ульяновске 
 

КАФЕДРА ЭКОНОМИКИ И УПРАВЛЕНИЯ 
 
 
 
 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА 

по дисциплине «Архивоведение» 

на тему: «Тематическая и биографическая справка архива» 
 
 
 
 
 

                                                                     Выполнила:

                                                                     студентка 5 курса, группы 501-Дз,

                                                                     заочной формы обучения,

                                                                     специальности: 032001.65

        «Документоведение и ДОУ»

                                                                     Дикарина Юлия Марсовна (Басырова)

                                                                     Руководитель:

                                                                      
 
 
 
 
 
 
 
 

г. Ульяновск 2011

СОДЕРЖАНИЕ 

Введение  ………………………………………………………………………........3  

Глава 1. Справки в системе использования архивных документов ……….........5

1.1. Общее представление об использовании архивных документов.…………5

1.2. Роль архивной справки в системе использования документов ……..…..…8 

Глава 2. Общие свойства тематической и биографической справки...........…..11

1. Общие характеристики запросов ………………………………………....11
2. Виды запросов ……………………………………..………………...….....14

 

Глава 3. Исполнение запросов и выдача архивных справок в историческом архиве Омской области ……………………………………………………..……18 

Заключение ………………………………………………………………...…...…21 

Библиографический список ………………………………………..………….....23 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

  Архивоведение – наука, изучающая историю, теорию и практику архивного дела.

     Архивное дело – отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.

     Архивный  документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а также имеющий ценность для собственника.

     Архивная справка – документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.

     Целью курсовой работы является изучение справок  в системе использования архивных документов и ознакомление с общими свойствами тематической и биографической справки.

     Для полноценного раскрытия темы необходимо решение следующих задач:

1. Постановка целей использования архивных документов.
2. Характеристика основных архивных справок.
3. Анализ тематической и биографической справки.

     Использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

     Исполнение  запроса – поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивной информации.

     Исполнение  запросов осуществляется в три этапа:

     1. Прием запроса и работа с заявителем.

     2. Поиск запрашиваемой информации.

     3. Составление и выдача заявителю ответов на запросы.

     Исполнение  запросов граждан и организаций является одной из основных форм информационного обеспечения пользователей, которое предусматривает выявление архивом запрашиваемой информации по документам, подготовку и предоставление пользователям соответствующих информационных документов.

     Запросы бывают четырёх видов:

- тематические;

- биографические:

- запросы генеалогического характера;

- запросы социально-правового характера.

     При составлении и выдаче заявителям ответов на запросы архив предоставляет  ответы в виде следующих информационных документов:

§  архивная справка;

§  архивная копия;

§  архивная выписка. 
 
 

        

    
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 1. СПРАВКИ В СИСТЕМЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ  

1.   Общее представление об использовании архивных документов

 

     В современном архивоведении основными  направлениями использования архивных документов являются:

1. Укрепление  российской государственности;

2. Удовлетворение  информационных потребностей общества;

3. Обеспечение  законных прав и интересов  граждан.

     Информирование  и исполнение запросов руководителей  организации и структурных подразделений, а также других организаций осуществляется архивом по определенной тематике по запросу или в инициативном порядке в форме информационного письма или справки о наличии в архиве соответствующих документов.

     Использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

     Документы архивов организаций являются открытыми  для использования архивом и  пользователями. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законодательными актами к категории ограниченного доступа.

     Основными формами использования документов архива являются:

• информирование руководства и структурных подразделений организации, а также других организаций о наличии в архивах тех или иных документов и их содержании;
• исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера;
• использование документов в средствах массовой информации;
• подготовка информационных мероприятий: выставок, конференций и другие;
• выдача документов для работы в читальном зале архива;
• выдача документов во временное пользование.

     Информирование  и исполнение запросов руководителей  организации и структурных подразделений, а также других организаций осуществляется архивом по определенной тематике по запросу или в инициативном порядке в форме информационного письма или справки о наличии в архиве соответствующих документов.

     Информирование  руководителей организации может  производиться в форме перечня  заголовков дел или документов по определенной тематике или по видам с указанием дат документов и поисковых данных. В необходимых случаях даются аннотации.

     Заголовки документов или дел располагаются  в перечне независимо от их фондовой принадлежности: по хронологии событий, по вопросам, по видам или значимости документов в зависимости от запроса.

     Информирование  руководителей может производиться  также в форме тематической подборки копий документов. Копии располагаются  в логической последовательности; к  подборке копий прилагается титульный лист, а также при необходимости историческая справка, перечень и другие материалы.

     Перечень, письмо, справка, направляемые внутри организации, подписываются заведующим архивом; при выполнении запроса другой организации письмо, справка, перечень, тематическая подборка копий документов подписываются заведующим архивом и направляются с сопроводительным письмом за подписью руководителя организации¹.

     Информация  социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Роль  архивной справки  в системе использования  документов

 

     Архивная  справка – документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.

     Архивные  справки, выписки и копии выдаются на основании письменного запроса  пользователя, который должен содержать:

• наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы;
• изложение существа запроса;
• фамилию, имя и отчество обращающегося;
• его адрес, контактные телефоны;
• дату и личную подпись.

     Обращения граждан, в которых отсутствуют  фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению, при личном обращении при наличии фамилии и адреса недостающая информация может быть восполнена.

      В случае утраты документов, содержащих запрашиваемые сведения,

архив выдает справку о причинах их утраты, при необходимости заверенную

печатью архива.

     Срок  исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

     Срок  исполнения запросов с использованием только научно-справочного аппарата архива – не более 15 дней с момента регистрации обращения.

     Запросы органов государственной власти, местного самоуправления, суда, прокуратуры, архивных учреждений Российской Федерации и частных лиц, относящих к льготным категориям граждан рассматриваются в первоочередном порядке на безвозмездной основе.

     Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должны осуществляться в 5-дневный срок с момента обращения.

     Архивные  справки составляются на основании  документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве, использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки («незаверенная копия»). При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника.

     Архивные  справки составляются по установленной  форме на бланке архивной справки  или общем бланке организации.

     В справке приводятся названия, даты и номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в названных  документах и относящиеся к вопросу обращения. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в тексте справки при первом употреблении приводятся полностью, а в скобках – их официально принятые сокращения; при повторных упоминаниях – только сокращенные.