Автор: Пользователь скрыл имя, 22 Января 2012 в 13:01, реферат
Эффективный способ создания рациональных норм документирования. Назначение и состав унифицированной системы документации. Общегосударственные унифицированные формы документов. Характеристика унифицированной системы документации.
Общероссийский
классификатор управленческой документации
(ОКУД) служит основой для кодирования
документов в информационно-поисковых
системах. ОКУД предназначен для решения
задач по регистрации унифицированных
форм документов, их учету, сокращению
применяемых форм документов, а также
для контроля за составом документов и
исключения дублирования унифицированных
форм. Объектами классификации в ОКУД
являются унифицированные формы девяти
действующих в настоящее время унифицированных
систем документации, в том числе организационно-
К последним относятся документы по приему, переводу, увольнению работников, оформлению отпусков, поощрений и взысканий. Код по ОКУД должен проставляться на каждой унифицированной форме. Вновь разрабатываемые формы подлежат регистрации путем включения в ОКУД.
В
составе унифицированных систем
документации имеются элементы дублирования.
Например, приказ о приеме на работу
отнесен к организационно-
К числу нормативных документов относятся и Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. Трудозатраты работников кадровых служб, связанные с подготовкой и обработкой кадровой документации, влияют на штатную численность кадровых служб. С помощью нормативов можно обосновать необходимую численность работников кадровых служб, так как суммарная трудоемкость выполняемых работ – одна из составных частей формулы расчета штатной численности, включенной в Укрупненные нормативы. Но основное значение этого документа – регламентация состава кадровых документов, а также последовательности выполняемых операций:
при оформлении документов при приеме на работу и увольнении рабочих и служащих;
оформлении и учете трудовых книжек;
оформлении документов по учету движения кадров;
составлении статистической отчетности по учету личного состава;
составлении справок, разработке планов и выполнении других работ;
работе по табельному учету;
работе бюро пропусков;
работе военно-учетного стола.
Составление и оформление служебных записок
Служебные записки относятся к внутренним документам организации и являются отнюдь не редкостью, при этом достаточно часто запрашиваются контролирующими органами в случае проведения проверок. Вместе с тем у работников кадровых служб, а также руководителей подразделений, как правило, возникают вопросы о порядке составления и оформления этих документов. Рассмотрим в настоящей статье имеющиеся по данному вопросу нормы, а также обобщим арбитражную практику.
Правовое регулирование оформления служебных записок
Единого
нормативного правового акта, определяющего
термин, а также регламентирующего
порядок составления и
- служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.
В Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299 (ред. от 08.06.2009, далее - ОКУД), содержится упоминание о докладной записке лишь в связи с нарушением трудовой дисциплины (код унифицированной формы N 0286041). Ее составляет, как правило, руководитель подразделения с целью информирования руководителя организации о какой-либо ситуации и побуждения к принятию какого-либо решения.
Относительно
служебной записки можно
Необходимо сказать и о сроках хранения документов данного вида. Согласно п. п. 408 и 413 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003), служебные и докладные записки хранятся один год. После этого они могут быть уничтожены в установленном законом порядке.
Оформление служебных записок
Для
оформления служебной записки существуют
правила, изложенные в ГОСТ 6.30-2003 "Унифицированные
системы документации. Унифицированная
система организационно-
Кроме этого, обратим внимание на состав реквизитов и правила их размещения на листе бумаги. Перечень реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов, перечислен в разд. 2 ГОСТ Р 6.30-2003. Наиболее важными и используемыми из них применительно к оформлению служебных записок являются:
-
наименование структурного
- наименование вида документа;
- дата документа;
- регистрационный номер;
- заголовок к тексту;
- текст;
- адресат;
-
подпись составителя (с
- визы согласования документа;
- резолюция.
Если составляется внутренняя служебная записка, в верхнем левом углу указывается наименование структурного подразделения - автора документа. Наименование вида документа необходимо писать прописными буквами (служебная записка) и располагать по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа - угловой или продольный) через два межстрочных интервала.
Дата и индекс записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например: 02.02.2006, или буквенно-цифровым способом, например: 2 февраля 2006 г.
Регистрационный номер на внутренней служебной записке в зависимости от порядка, принятого в организации, может проставляться по месту составления или по месту получения.
Как правило, служебная записки имеют заголовок, который кратко раскрывает содержание документа.
Текст служебных записок излагают от первого лица единственного числа ("предлагаю", "прошу"). В резолюции сведения указываются в том же порядке (например, "приказываю").
В тексте служебной записки выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Если в тексте записки необходимо изложить анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, это указывается после первого абзаца, и только в третьем делаются выводы и подаются предложения о конкретных действиях. Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
Кроме того, информация в служебных записках может быть представлена в табличном варианте. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах напечатаны только номера этих граф. Об этом сказано в п. 3.20 ГОСТ Р 6.30-2003.
Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи.
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
Внешняя
докладная записка оформляется
на общем бланке и подписывается
руководителем организации. При
этом полное или сокращенное наименование
вышестоящей организации
После
рассмотрения записки заинтересованными
лицами на ней проставляются визы
согласования, включающие в себя подпись
и должность визирующего
При
наличии замечаний они
После принятия решения на документе ставится резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе (п. 3.17 ГОСТ Р 6.30-2003).
В целом делопроизводство и оформление служебных записок в учреждениях государственной службы соответствуют правилам, установленным в ГОСТ Р 6.30-2003. Вместе с тем отдельными ведомственными правовыми актами могут устанавливаться случаи их составления и особенности оформления. В частности, Приказом ФТС России от 18.10.2004 N 160 утверждена Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах. В разд. 3.8 указаны три вида записок - докладные, служебные, объяснительные.
Служебные
записки применяются для
В некоторых правовых актах есть лишь упоминание о таком виде документа, как служебная или должностная записка, например в Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанциях), утвержденной Приказом ВАС РФ от 25.03.2004 N 27. В этих случаях, если отсутствуют внутриведомственные инструкции по данному вопросу, необходимо руководствоваться общеобязательными нормами, в том числе ГОСТ Р 6.30-2003.
СЛУЖЕБНАЯ
ЗАПИСКА
19 ноября
2009 г. N 21
О проведении ремонтных работ в отделе
кадров
В связи с моим уходом в очередной отпуск
и начавшимся ремонтом прошу во время
моего отсутствия провести следующие
работы по ремонту в отделе кадров:
1. Покрасить рамы окон и подоконники.
2. Покрасить потолок.
3. Наклеить обои.
Начальник отдела кадров подпись А.И.
Михеева
Отдел продаж
Генеральному директору ЗАО "Альт"
М.Ю. Миротворцеву
Информация о работе Унификация и стандартизация форм управленческой документации.