Обеспечение качества работы аудиторской фирмы

nter">Реквизит  «индекс (№) документа»

      Индексом  является условное обозначение документа, присваиваемое ему при регистрации (например, порядковый номер).

      Индекс (№) документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом «дата».

      Порядковые  номера с начала года в возрастающей последовательности проставляются на таких документах, как протоколы, приказы, акты, справки, трудовые контракты и т. п., например, № 1, № 2, № З... .

      Номера  коммерческих контрактов имеют двойную  нумерацию, например, № 17/21, где 17 — порядковый номер документа в одной фирме, а 21 — порядковый номер этого документа в фирме-контрагенте.

      Индекс (№) документа в письмах состоит из порядкового номера самого письма, индекса структурного подразделения (или индекса должностного лица), подготовившего документ, и номера дела по номенклатуре, в которое подшивается письмо, например,

      № 57/01-04: 57 — номер письма по журналу  регистрации входящих или исходящих  документов, 01 — структурное подразделение, 04 — номер дела в этом подразделении.

      Порядковые  номера присваиваются отдельно входящим и исходящим письмам. 

Реквизит  «ссылка на индекс и дату входящего  документа»

      Место для этого реквизита определяется только на бланке для писем, факсов. Заполняется он при оформлении письма-ответа на инициативное (полученное фирмой) письмо.

      Дата  и номер для ссылки берутся  из инициативного письма и оформляются  следующим образом:

      На  №15/01-03 от 08.06.95.

      Эта ссылка помогает фирме-контрагенту, получившей письмо-ответ, быстро найти копию  инициативного письма. Реквизит «ссылка  на индекс и дату входящего документа» размещается от границы левого поля под реквизитами «дата» и «индекс». 

Реквизит  «гриф ограничения  доступа к документу  «

      Этот  реквизит проставляют на документах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию.

      Реквизит  располагается в правом верхнем  углу документа выше реквизитов «адресат»  и «гриф утверждения» и состоит  из слова (грифа) «Конфиденциально»  или «КТ» (коммерческая тайна). Под этим грифом необходимо проставить № экземпляра данного документа. Реквизит печатается без точек и кавычек после 40 печатных знаков от границы левого поля, например:

КТ

      Экз. №2

или

                                                            Конфиденциально

                                                            Экз. №1

      На  документах государственных предприятий, содержащих секретную информацию, ставятся грифы «Секретно» и «Совершенно  секретно». 

Реквизит  «адресат»

      Этот  реквизит оформляется на письмах, факсах и содержит указание почтового адреса получателя (адресата).

      Максимальный  набор этого реквизита состоит  из следующих частей:

• наименование фирмы в именительном падеже;
• должность, фамилия и инициалы в дательном падеже;
• почтовый адрес.

      Например:

      ОАО «Сталкер»

      Отдел рекламы

      Начальнику отдела

      г-ну Рогову А.В.

      113209, Москва

      Полянка, 17.

      Адресование может быть несколько иного вида, например:

      Директору

      ООО «Эра»

      г-ну Скорину И.В.

      127408, Москва

      Остоженка, 14.

      Слово «господину» печатается в адресе сокращенно «г.» Или «г-ну».

      Если  же документ направляется в правительственное  учреждение, а также постоянным адресатам - почтовый адрес не указывается.

      При адресовании частному лицу сначала указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя, например:

      119215, Москва

      Ордынка, 32, кв. 17

      Лунину П.В.

      При адресовании писем в несколько адресов слово «копия» перед адресатом не указывается.

      Реквизит  «адресат» печатается после 32 печатных знаков от границы левого поля я  правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков углов.  
 

Реквизит  «гриф утверждения»

      Утверждаются  руководителем, как правило, следующие  виды документов: планы, отчеты, инструкции, правила, некоторые акты. Реквизит «гриф утверждения» должен состоять из

• слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек);
• наименования должности лица, утвердившего документ;
• его личной подписи с расшифровкой (инициалы, фамилия) и даты, например:

      УТВЕРЖДАЮ

      Директор ЗАО «Гранд» 

      Подпись П.Н. Климов

      01.03.95

      В ряде случаев гриф утверждения заверяется печатью предприятия. Если документ утверждается решением, приказом, протоколом, гриф утверждения должен состоять из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия документа в именительном падеже, его даты и номера, например:        

      УТВЕРЖДЕНО 

      Приказ директора  АО

      25.03.95 № 6

      Реквизит  «гриф утверждения» располагается  в правом верхнем углу документа после 40 печатных знаков от границы левого поля. 

Реквизит  «резолюция»

      Реквизит  «резолюция» проставляется на входящих и внутренних документах, рассматриваемых руководством, в правой верхней части документа. На письмах, факсах резолюция располагается между реквизитами «адресат» и «текст» на первом листе документа.

      Резолюция содержит указания по исполнению документа  или отношение руководителя к  проблеме или вопросам, поставленным в документе.

      Реквизит  «резолюция» должен включать:

• Ф. И. О. исполнителя (кому поручается исполнение);
• содержание поручения (конкретные действия);
• срок исполнения;
• личную подпись руководителя и дату подписания.

      Если  в резолюции указываются несколько  исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители. Содержание поручения в резолюции может выглядеть так:

      «Васильевой О.Р. Отправить факс о согласии до 04.03.95»; 

      «Скорину  А.В. Подготовить проект контракта  до 01.05.95».

      Иногда  резолюцию помещают не на документе, а на прикрепленном к нему листке - поручении Это нежелательно, т. К. в этом случае возможна потеря резолюции или ее замена. 
 

Реквизит  «заголовок»

      Заголовок - краткое изложение основного  смысла текста составляемого документа. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?», например «Приказ... о реорганизации АО», «Журнал регистрации входящих документов». Заголовки    таких    Документов,    как    протокол,    инструкция, акт, устав, договор, сочетаются в падеже с названием вида документа, например, «Акт инвентаризации», «Протокол о заседания Совета директоров», «Договор аренды».

      3aголовок  располагается после реквизитов  «дата» и «индекс документа»  от границы левого поля на  типографских бланках фирмы для  реквизита «заголовок» устанавливаются ограничительные знаки.

      Заголовок не должен превышать двух строк, например:

      О поставке груза    

      по  контракту № 249/16

      Наличие заголовка избавляет от необходимости  чтения документа полностью при  его регистрации.

      Допускается не указывать заголовок на документах формата А5. 

Реквизит  «отметка о контроле»

      Отметка о контроле обозначается буквой «К»  и наносится от руки красным фломастером или специальным штампом на контролируемых по поручению руководителя документах. Реквизит «отметка о контроле» располагается на левом поле документа на уровне заголовка. 

Реквизит  «отметка о наличии  приложений»

      Если  к документу имеются приложения, то в документе ставится отметка о их наличии. Этот реквизит располагается после текста перед подписью от границы левого поля.

      Если  полное наименование приложения к документу  упоминается в тексте, то отметка  о наличии приложения оформляется  в сокращенной форме:

      Приложение: на 3 л. в 2 экз.                                      

      Если  приложения к документу не указаны  в тексте, необходимо в отметке  о приложении указать полностью  наименования документов, входящих в  приложение, с указанием количества листов и экземпляров, например:

      Приложение: 1.  Проект контракта с АО «Траст» на 20 л. в 2 экз;

                  2.  Список поставщиков  на 2 л. в 2 экз.

      Если  приложением к документу является документ с приложением, то отметка  о наличии приложения содержит название вида документа, упоминание о его  приложении и общее количество листов, например:

      Приложение: Договор аренды от 21.10.95 №8 и приложение к нему, всего на 15 л.

      Если  приложение к документу в единственном экземпляре, то количество экземпляров  можно не указывать.

      Если  приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:

      Приложение: Каталог «Weil» в 1 экз.

      Если  приложение направляется не во все  указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

      Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

      Сами  документы-приложения должны иметь  все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в правом верхнем углу делается отметка, указывающая  на его связь с основным документом, например:

      Приложение 1

      к приказу директора  ОАО «ЭРА»

      от 01.04.95 № 17 

Реквизит  «подпись»

      Подпись - обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного.