По  содержанию и назначению письма могут  быть: инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др.

      Письма  инструкционные (директивные) исходят  из государственных или муниципальных органов власти и управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов экологии и т.п.

      Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции.

      К информационным условно относятся письма, содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения.

      Рекламные письма содержат рекламу, цены предлагаемых товаров, услуг.

      Коммерческие  письма составляются при заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой обращения покупателей  к продавцам с просьбой дать подробную  информацию о товарах, услугах и/или  направить предложение (оферту) на поставку товара, ответы продавцов, рекламации, ответы на рекламации, кредитные письма и т.п.

      В рекламационных (претензионных) письмах  предприятия требуют возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта  другой стороной (контрагентом). Рекламация должна иметь копии документов, подтверждающие такие факты. Оформляются подобные копии в виде приложения к основному  документу (рекламации).

      При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные  письма (L/C - Letter of credit), в которых продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантиями банка оплаты покупателем товаров или услуг.

      В письмах-запросах предприятие просит разъяснить какой-либо факт или действие и побуждает фирму-контрагента (или  государственную организацию) дать ответное письмо.

      В некоторых случаях составляются сопроводительные письма, когда направляемый адресату основной документ требует  дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью  направляется основной документ, что  с ним необходимо сделать и  в  какие сроки. Если же сопроводительные письма не несут смысловой нагрузки, то их составлять не следует, т. к. в  этом случае они становятся ненужной формальностью.

      Для составления писем, факсов, используется специальный бланк для писем².

      В письмах, факсах название вида документа  не указывается. В заголовочной части  письма печатаются следующие реквизиты: «дата», «номер (индекс)», «ссылка на номер и дату входящего документа», если письмо является ответом; «заголовок», изложенный одной фразой.

      На  письмах должны быть правильно указаны  составные части реквизита «адресат» (получателя письма): фирма; структурное  подразделение, должность; фамилия; почтовый адрес получателя.

      Если  письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается  адрес основного получателя, затем  перечисляются другие. Если документ направляется более, чем четырем адресатам, составляется список рассылки, и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

      Если  письмо направляется в дополнение к  ранее посланному, то в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.

      Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты  и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого  вопроса должны освещаться с достаточной  полнотой, кратко и ясно.

      Текст письма чаще всего состоит из вводной  части и основной.

      Во  вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например:

      «В  связи с тем, что при получении  груза на станции «Марк» 26.01.07 по накладной № 238864 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя ..... была установлена недостача:.... штук изделий на сумму.... (коммерческий акт от 26.01.07 № 247)...».

      Во  второй части письма формулируется  его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т. п.), например:

      «На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет».

      В зависимости от назначения письма и  от того, на чем его автор желает сконцентрировать внимание получателя, может использоваться другой порядок  расположения логических частей текста.

      Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех  же оборотов, освоив которые можно  составить тексты различных писем.

      Начало  письма (факса) может иметь следующие  варианты обращения:

• «Уважаемый Игорь Леонидович!»;
• «Господин Зорин!»;
• «Игорь Леонидович!»;
• «Уважаемый г-н Зорин!»;
• «Уважаемые господа!» (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма).

      Затем уместны были бы слова благодарности:

• «Мы были рады получить Ваше письмо»;
• «Большое спасибо за факс от 04.06.07»;
• «Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма».

      Большинство писем продолжаются далее словами:

• «В связи с ...»;
• «Согласно контракту от ... № ...»;
• «В соответствии с ...» и т.д.

      Если  в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит «ссылка на номер  и дату входящего документа», то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма.

      В зависимости от темы письма (факса) используются следующие обороты:

      Отправка  груза, документа

• Отправляем Вам...
• Направляем Вам...
• Высылаем Вам...

      Напоминание

• Напоминаем Вам, что...
• По истечении ... срока предложение нашей фирмы теряет силу.

      Подтверждение

• Концерн ... подтверждает получение ...
• Подтверждаем, сто партия ТНП получена...

      Извещение

• Сообщаем Вам, что...
• Ставим Вас в известность, что...
• Извещаем Вас, что...

      Просьба

• Пожалуйста, сообщите...
• Просим оплатить в течение... банковских дней...
• Мы будем благодарны, если Вы...

      Гарантия

• Оплату гарантируем.
• Качество продукции наша фирма гарантирует.

      Предложения

• Мы рады предложить Вам...
• Предлагаем Вам...
• Мы можем рекомендовать...
• Мы уверены, что Вы заинтересуетесь...

      Отказ

• К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам:...
• К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем...
• К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из-за...

      Предупреждение

• Фирма оставляет за собой право обратиться..., если Вы...
• Задержка поставок может привести к...
• Данные Вами обещания, к сожалению, не выполняются, поэтому мы вынуждены...

      Приглашение

• Просим принять участие в...
• Приглашаем Вас...
• Мы рады пригласить Вас...

      Письма  обычно заканчивают фразами:

• «Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной»;
• «Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества»;
• «Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей»;
• С уважением.

      Письма  по финансовым вопросам подписывает  руководитель и главный бухгалтер фирмы. Письма, дающие какие-либо гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, заверяются печатью фирмы.

      Деловая переписка делится на две части:

• поступающие (входящие) в фирму письма;
• отправляемые (исходящие) из фирмы письма.

7. ДОКЛАДНЫЕ ЗАПИСКИ

      Докладная записка — документ, адресованный руководителю предприятия (реже — вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

      Докладная записка составляется в случае необходимости  поставить руководителя в известность  о каких-либо фактах, событиях и может  содержать предложения составителя  по излагаемому вопросу.

      Докладная записка, адресованная руководителю предприятия (внутренняя), может составлена с помощью ПК, машинописным или рукописным способом.

      Докладная записка должна иметь заголовок  к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие  поводом к написанию докладной  записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

      Внутренние  докладные записки должны быть подписаны  составителем (автором).

      Докладные записки (внешние), направляемые в вышестоящие  органы, должны быть подписаны руководителем предприятия.

      Датой докладной записки считается  дата ее подписания,

      Докладные записки по основным вопросам деятельности предприятия хранятся 5 лет (статья 51 «Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и др. учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения». - М., 1989).

8. РЕЗЮМЕ

      Резюме  – документ, содержащий краткие  сведения биографического характера, предоставляемый лицом при трудоустройстве  в коммерческое предприятие, чаще всего  в инофирму.

      Резюме  содержит: название вида документа; дату; указание фамилии; имени; отчества; должности  и почтового адреса претендента, телефона; текст и подпись.

      Текст резюме состоит из следующих разделов:

• персональные данные;
• цель трудоустройства (какую именно работу или должность хотел бы получить претендент);
• образование (перечисление в обратной хронологической последовательности, начиная с последнего места учебы);
• опыт работы (краткое описание характера работы с указанием занимаемых должностей и дат);
• дополнительная информация (иностранные языки, конкретные навыки, имеющие отношение к профессии, работа в общественных организациях и т.д.);
• рекомендации (с фамилиями и телефонами).

9. ОФОРМЛЕНИЕ ТАБЛИЦ

 

     Форма таблицы применяется при изложении  цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Табличные тексты применяются в  плановых документах, отчетно-статистических, финансовых, бухгалтерских, организационно-распорядительных и др. Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - граф и горизонтальный - строки. Графы таблиц должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице: на последующих страницах печатаются номера граф. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые сокращения и условные обозначения (по ГОСТ 1.5-85). В таблицах и анкетах, предназначенных для обработки средствами вычислительной техники, объекты, признаки и их показатели при необходимости кодируются с ОКТЭИ.