Особенности учета, анализа и аудита расходов на оплату труда ОАО «Оренбургнефть»

Ряд дополнительных отпусков, льгот и регламентированных перерывов  в течение дня можно отменить, если они не гарантированы законодательством. Часто анализ льгот показывает, что  отпуска и лишние перерывы были когда-то введены для тех целей, которые  уже потеряли свою актуальность, например, выполнения дополнительных работ. Такие  льготы легко могут быть отменены. А есть они практически на любом  предприятии, существующем более 20 лет: выходной день 1 сентября для всех сотрудников, имеющих детей школьного возраста, дополнительный отпуск профсоюзным  активистам, в течение рабочего дня  два дополнительных перерыва по 10 минут - немного, однако это 4% рабочего времени.

Некоторые «исторически сложившиеся» льготы вообще являются абсурдными, вплоть до установки сокращенного рабочего дня всем работникам, а не только льготным категориям. В качестве примера  можно также привести случай одного предприятия, поощряющего обучение сотрудников и столкнувшейся  с почти поголовным отсутствием  работников на рабочих местах в период очередной сессии. Работодатель не всегда знает, что обязан предоставлять  учебный отпуск только в случае, если сотрудник получает первое образование  в учебном заведении, имеющим  государственную аккредитацию и  при этом учится успешно, без задолженностей.

Способы борьбы с хронической  временной нетрудоспособностью  весьма многообразны. Это и проверка подлинности листков нетрудоспособности, и индивидуальная работа с сотрудниками, чья продолжительность больничных превышает установленные нормы. Проблема особенно остра организаций  в небольших поселках - там, где  люди друг друга хорошо знают и  легко могут договориться со знакомым врачом в поликлинике.

На практике, за счет сокращения непроизводственных потерь рабочего времени  можно сэкономить до 10% общего фонда  рабочего времени производственных рабочих и, соответственно, до 10% потребности  в персонале.

Неоптимальная система оплаты труда и материального стимулирования. Можно выделить несколько признаков, говорящих о том, что система  оплаты труда и материального  стимулирования нуждается в пересмотре:

система оплаты труда и  материального стимулирования персонала  предприятия давно не пересматривалась в комплексе, при этом принимались  точечные решения о введении/ликвидации отдельных видов выплат;

на предприятии существует большое количество видов выплат;

присутствуют потерявшие актуальность или дублирующие друг друга виды выплат (например, надбавка для определенной категории сотрудников, по которой когда-то была отмечена значительная текучка кадров; или надбавка, премия и компенсация за вредные условия  труда, установленные для одних  и тех же должностей);

размер регулируемой части  ФОТ (мотивирующие выплаты) является небольшим  по сравнению с постоянными выплатами;

переменная часть заработной платы (например, премии за эффективность, за качество) фактически является постоянной, то есть практически всегда выплачивается  полностью;

ФОТ предприятия постоянно  растет без увеличения производительности;

система оплаты труда и  материального стимулирования включает выплаты, не служащие интересам предприятия  или явно им противоречащие (например, премия за количество выполненных ремонтов - благодаря которой ремонтнику выгодно, чтобы поломок было больше; или надбавки за знание иностранного языка при отсутствии необходимости его применения в работе).

Таким образом, чтобы оценить  эффективность системы оплаты труда  и материального стимулирования, необходимо проанализировать номенклатуру выплат, объемы по видам выплат и  структуру дохода работников, а также  оценить мотивирующий эффект каждой выплаты.

Иногда система оплаты труда уже настолько устарела, что надо ее пересматривать целиком, но в условиях ограниченных сроков и бюджета почти всегда можно  предпринять некоторые локальные  меры - ликвидировать некоторые виды выплат, а другие изменить.

Помимо потерь, вызванных  потерями рабочего времени, некорректным планированием и устаревшей системой оплаты труда, при помощи комплексного анализа можно выявить ряд  дополнительных затрат, вызванных некорректным документированием выплат.

Например, из-за ошибок документирования предприятие может оказаться  вынуждено платить своим работникам гораздо больше, чем собиралось. А в некоторых случаях законодательство допускает свободу выбора из нескольких вариантов, значительно отличающихся по уровню рисков и стоимости для  предприятия.

Для оптимизации документирования системы выплат и отношений с  персоналом желательно привлечение  квалифицированных экспертов по трудовому праву - многие аспекты  законодательства могут послужить  темой отдельных статей.

Тем не менее, при анализе  ФОТ и непредвиденных расходов часто  «всплывают» явные ошибки документирования, исправление которых избавляет  предприятие от дополнительных затрат.

 

3.3 Методика аудита  расходов на оплату труда

 

Первоочередной задачей  аудитора является изучение организации  заработной платы на аудируемом предприятии. Под организацией заработной платы понимается совокупность действующих на предприятии методов, норм, правил, регулирующих порядок формирования средств на оплату труда, определения размеров заработной платы, порядок их выдачи. Важнейшим направлением аудиторской проверки расчетов с персоналом является также изучение и оценка систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля.

Расходы на оплату труда представляют собой существенный экономический  элемент себестоимости, которая  в свою очередь оказывает непосредственное влияние на финансовые результаты деятельности ОАО «Оренбургнефть». Поэтому проверке фонда оплаты труда (далее ФОТ) предприятия уделяется аудиторами особое внимание.

Проверка осуществляется на основе представленных ОАО «Оренбургнефть» документов: бухгалтерского баланса (форма № 1), отчета о прибылях и убытках (форма № 2), отчета о движении денежных средств (форма № 4), приложения к бухгалтерскому балансу (форма № 5), главной книги и оборотно-сальдовой ведомости, регистров бухгалтерского учета по счетам 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 68 «Расчеты по налогам и сборам», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».

Кроме того, анализируются  внутренние документы предприятия  по формам, отражающим трудовые отношения  с работником: приказы, распоряжения, штатное расписание, график отпусков, командировочные удостоверения, авансовые  отчеты, табели учета рабочего времени  и расчета оплаты труда, расчетные  и платежные ведомости, лицевые  счета и другие.

Также принимаются во внимание распоряжения, контракты, договоры гражданско-правового  характера (подряда, возмездного оказания услуг), договоры личного страхования, на выдачу ссуд, продажу товаров  в кредит.

Объектами аудита в ОАО  «Оренбургнефть» являются показатели отчетности, отражающие состояние расчетов по оплате труда. В ходе проверки аудитору необходимо получить достаточную уверенность в том, что эти показатели не содержат существенных ошибок.

Для сбора доказательств  используется информационная база, формируемая  из различных источников. Приступая  к проверке, аудитор комплектует  пакет нормативных документов, реестры  синтетического учета и первичные  документы, необходимые для проверки состояния расчетных операций по оплате труда.

Пакет нормативных документов формируется аудитором с учетом специфики деятельности ОАО «Оренбургнефть».

Последовательность работ  при проведении аудита расчетов с персоналом по оплате труда ОАО «Оренбургнефть» можно разделить на три этапа: ознакомительный, основной, заключительный.

Ознакомительный этап. В начале проверки следует обратить внимание на документальное оформление трудовых отношений с работниками ОАО  «Оренбургнефть». Взаимоотношения между работником и предприятием регулируются двумя основными нормативными актами - Гражданским кодексом и Трудовым кодексом Российской Федерации. В соответствии с этими документами трудовые отношения в ОАО «Оренбургнефть» могут быть оформлены трудовым договором (контрактом), коллективным договором или договором гражданско-правового характера.

В статье 56 ТК РФ указано, что  трудовой договор - это соглашение между  работодателем и работником, согласно которому работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной  трудовой функции, обеспечить условия  труда, предусмотренные этим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми  актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими  нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать  работнику заработную плату, а работник обязуется выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

В трудовом договоре указываются  фамилия, имя, отчество работника и  наименование работодателя - ОАО «Оренбургнефть», заключивших трудовой договор. Существенными условиями трудового договора являются место работы, дата начала работы, наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием ОАО «Оренбургнефть» или конкретная трудовая функция. Также должны быть указаны права и обязанности работника, права и обязанности ОАО «Оренбургнефть» как работодателя, характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях, режим труда и отдыха, условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки, должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты), виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

На ознакомительном этапе  аудитор изучает применяемые  в ОАО «Оренбургнефть» формы и системы оплаты труда; проверяет, имеются ли внутреннее положение об оплате труда работников и коллективный трудовой договор; списочный и среднесписочный состав работников, принятых на работу со дня зачисления; порядок учета личного состава и рабочего времени; кто ведет учет расчетов с персоналом по оплате труда; какими нормативными документами пользуется бухгалтер данного участка учета, кому он подчиняется. На этом же этапе производится тестирование и предварительная оценка состояния учета и внутреннего контроля в области оплаты труда ОАО «Оренбургнефть»».

При проверке учетных документов на участке расчетов по оплате труда  ОАО «Оренбургнефть» аудиторы обращают внимание на порядок оформления, подлинность первичных документов, наличие подписей должностных лиц в них. Необходимо так же убедится в правильности организации и ведения аналитического и синтетического учета, заполнения форм отчетности.

Таким образом, оценив по данным заполненного справочника (вопросника) уровень эффективности внутреннего  контроля (высокий, средний, низкий), аудитор  приступает к следующему этапу аудита - планированию проверки.

В ОАО «Оренбургнефть» уровень эффективности внутреннего контроля высокий.

Аудиторская проверка должна быть спланирована на основе достигнутого аудиторской организацией понимания  деятельности ОАО «Оренбургнефть». По итогам ознакомительного этапа аудиторской проверки расчетов по оплате труда в ОАО «Оренбургнефть» аудитор может сделать следующие выводы. На предприятии применяются преимущественно повременно-премиальная и сдельная системы оплаты труда. Широко развита система доплат и надбавок, система премирования.

Оплата труда всех категорий  персонала предприятия, установление доплат и надбавок за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, премирование за выполнение и перевыполнение производственных показателей производится согласно Трудового кодекса РФ.

При проведении тестирования по данным вопросника аудитора, приведенного в Приложении Г, можно отметить, что  внутренний контроль расчетов с персоналом по оплате труда находится в ОАО  «Оренбургнефть» на высоком уровне, а система бухгалтерского учета достаточно надежна.

При проведении проверки используются различные методы и приемы:

проверка арифметических расчетов (пересчет);

проверка соблюдения правил учета отдельных хозяйственных  операций, подтверждение;

устный опрос персонала, руководства аудируемого лица и независимой (третьей стороны);

проверка документов, прослеживание, аналитические процедуры.

Проверку расчетов с персоналом по оплате труда и формирования ФОТ  ОАО «Оренбургнефть» необходимо начинать с установления тождества учетных и отчетных данных в следующей последовательности:

Баланс - соответствующая  строка и графа;

Главная книга - сальдо счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» на начало и конец отчетного периода;

Регистр синтетического учета  счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда - сальдо счета на конец отчетного  периода;

Сводка расчетно-платежных  ведомостей - итог сумм к выплате;

Расчетно-платежные ведомости - итог сумм к выплате по всем ведомостям;

Лицевые счета - итог сумм к  выплате по всем ведомостям.

При обнаружении несоответствий необходимо установить причину расхождений. Оформив процедуру сверки рабочими документами и получив доказательства о тождественности показателей  отчетности и данных синтетического и аналитического учета ОАО «Оренбургнефть», аудитор приступает к изучению наличия, достоверности и правильности заполнения первичных документов, их соответствия требованиям нормативных документов.

Расчетно-платежные ведомости  целесообразно подвергнуть счетной  проверке, что позволит выявить возможное  завышение итоговых сумм в ведомостях при правильном подсчете итогов по отдельно взятым сотрудникам. Такого рода нарушения приводят не только к завышению  расходов на оплату труда, но и к  присвоению денежных средств.