Учет движения денежных средств организации

     Аналитический учет кассовых операций ведется кассиром в кассовой книге (форма № КО-4) (приложение №7), порядок ведения которой установлен Центральным банком, а форма регистра – постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 по согласованию с Минфином России и введены в действие с 1 января 1999 года. Кассовая книга ведется кассиром и главным кассиром, если в организации есть операционные кассы. В ней регистрируются все поступления и выдачи денежных средств в хронологическом порядке. Предприятие может иметь только одну кассовую книгу, движение денежных средств в операционных кассах отражается в книгах кассиров-операционистов. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и отпечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителей организации и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой или чернилами через копировальную бумагу на двух листах. Один лист книги отрывной, его сдают в бухгалтерию со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям под расписку в кассовой книге. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации. 

     Если  касса предприятия проводит операции с иностранной валютой, например, получает денежные средства на командировки, то записи в ней делаются в рублях в пересчете по официальному курсу на дату выдачи или получения средств и одновременно в валюте операций, для учета которой открываются аналитические счета, регистрами по которым может служить кассовая книга. В последнем случае предприятие, помимо общей, отражающей все операции с наличными рублями и валютной книги, будет вести книги по каждому типу валюты.

     Кассир  обязан делать записи в кассовой книге  сразу после каждого приема и  выдачи денег с указанием документа, на основании которого выполнена операция. По окончании каждого дня кассир обязан подвести итоги по приходу и расходу денежных средств за день, определить остаток денег в кассе на следующее число и передать в бухгалтерию отчет кассира – отрезную часть, являющуюся полной копией кассовой книги с приложенными к нему приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Контроль за ее ведением возлагается на главного бухгалтера.

     Руководителем организации должны быть созданы  необходимые условия для обеспечения сохранности денежных средств в соответствии с приложениями к Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации (Письмо ЦБ РФ от 04.10.93 №18), которые включают: рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке; единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс организаций. При получении денег в банке для расчетов с работниками по оплате труда кассиру должна быть выделена автомашина, так как ему категорически запрещается производить перевозку денег общественным или попутным транспортом.

     В соответствии с указанными нормативными актами руководитель организации должен предоставить кассиру охрану при  транспортировке денежных средств  и ценностей из учреждений банков или сдаче их, а в случае необходимости – транспортное средство.

     При транспортировке денежных средств  кассиру, сопровождающим его лицам  и водителю транспортного средства запрещается: разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей; допускать в салон транспортного средства лиц, не назначенных руководителем организации для их доставки; следовать пешком, пользоваться попутными транспортным или общественным транспортом; посещать магазины, рынки и другие тому подобные места; выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставки денег и ценностей по назначению.

     В соответствии с указанными нормативными актами для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств  и  ценностей касса организации  должна отвечать следующим требованиям: быть изолированной от других служебных и подсобных помещений; располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных домах кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях окна касс оборудуются внутренними ставнями, металлическими или деревянными, обитыми с двух сторон листовым металлом; иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные стены и перегородки; закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу, дощатую, однопольную, имеющую изнутри металлическую цепочку, смотровой глазок, запирающуюся на два внутренних врезных замка; внутреннюю, открывающуюся вовнутрь, изготовленную в виде стальной решетки и закрывающуюся на навесной замок в сторону внутреннего расположения кассы, а также металлический засов; оборудоваться специальным окошечком для проведения операций с персоналом организации или клиентами, закрывающимся изнутри на деревянную дверцу, обитую с двух сторон листовым металлом. С внутренней  стороны дверца запирается на металлическую накладку с надежным навесным замком; укрепляться металлическими решетками на оконных проемах между рамами либо с внутренней стороны помещения, в теплопроводах, дымоходах, вентиляционных каналах и других местах кассы, доступных для проникновения в нее с внешней стороны; иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами; располагать исправным огнетушителем и иметь охранно-пожарную сигнализацию. После окончания рабочего дня кассир должен опечатать (опломбировать) сейф и помещение кассы. Ключи от сейфов и печати хранятся у кассира, а дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах, шкатулках и др. – у руководителя организации.

     За  накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита на руководителя организации налагается штраф в трехкратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности.

     Банки, налоговые инспекции и правоохранительные органы в обязательном порядке проводят проверки соблюдения условий работы с кассовой денежной наличностью и в случае выявления нарушений применяют штрафные санкции.

     За  неоприходование (неполное оприходование) в кассе денежной наличности –  штраф в трехкратном размере  неоприходованной суммы.

     Следует отметить, что на руководителя организации за несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств, а также накопление в кассах наличности сверх установленного лимита налагается административный штраф в 50-кратном размере месячной оплаты труда.

     Параллельно учету в кассе ведется учет движения денежных средств в бухгалтерии  организации. Основанием для записи кассовых операций на счетах бухгалтерского учета служит отчет кассира с  приложенными к нему первичными документами. Кассир передает отчет в бухгалтерию под расписку получающего его бухгалтера. Последний проверяет правильность записи первичных документов в отчете и его итогов. Непременно следует пересчитывать итоги отчета в шахматном порядке, т.е. просуммировать приход и расход и пересчитать остаток, так как неверные обороты и итоги могут явиться следствием хищения денежных средств. На предприятиях, ведущих расчеты с помощью контрольно-кассовых машин, кассовый отчет также сопоставляется с показателями счетчиков контрольно-кассовых машин, которые распечатываются по окончании работы касс и прикладываются к отчету кассира. При этом показания счетчиков могут превышать величину наличной выручки на сумму продаж, оплаченных кредитными карточками, что отражается как переводы в пути, и денежными документами.

     Все кассовые операции отражаются по счету 50 «Касса», по дебету которого проводятся все поступления в кассу, а  по кредиту – выдача из нее. Счета, корреспондирующие со счетом 50 «Касса», указываются бухгалтером в первичных  кассовых документах – в момент их выписки, т.е. еще до совершения самой кассовой операции, и затем они переносятся из документов в кассовую книгу. Счет 50 «Касса» ведется по трем субсчетам:

     50/1 – «Касса организации»,

     50/2 – «Операционная касса»,

     50/3 – «Денежные документы».

     На  первом субсчете отражается движение денег в главной кассе предприятия. Основным источником их поступления  в кассу служит снятие наличных денег  по чекам с банковских счетов. При  проверке данной операции необходимо убедиться, что в корешке чека, приходном ордере и отчете кассира указана идентичная сумма, и сравнить ее с банковской выпиской по счету. Поступление наличных денежных средств в кассу с банковских счетов отражается по дебету счета 50 «Касса» с кредита счета 51 «Расчетные счета» или 52 «Валютные счета», если средства снимаются в иностранной валюте.

     В предприятиях, ведущих расчеты с населением (предприятия торговли, общественного питания, бытового обслуживания, транспорта), основная часть наличных денег поступает в кассу в виде наличной выручки, которая проводится по дебету счета 50 «Касса» с кредита счета 90 «Продажи».

     Помимо  поступлений со счетов в банках, наличные денежные средства вносятся в кассу подотчетными лицами, рабочими и служащими, покупателями и другими контрагентами.

     Денежные  средства из кассы расходуются в первую очередь на выплату заработной платы. Выплаченные по ведомости или по расходным ордерам суммы проводятся по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 50 «Касса». Невыданные причитающиеся к выплате по ведомости суммы депонируются и относятся в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» с кредита счета 76/4 «Расчеты по депонированным суммам».

     Наличная  выручка и остатки денежных средств  в кассе  сверх установленных  лимитов сдаются в банк. Если деньги передаются кассиром предприятия непосредственно в кассу банка, то списание денег проводится по дебету счета 51 «Расчетные счета» или 52 «Валютные счета», если возвращается валюта. Если выручка передается инкассаторам или сдается на почту для перевода на счет, то дебетуется счет 57 «Переводы в пути».

     Если  в главной кассе находится  иностранная валюта, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты субсчета по каждому виду валюты. Наличная иностранная  валюта, хранящаяся в кассе предприятия, отражается в бухгалтерском учете в рублях по курсу Центрального банка на день совершения операций и на отчетную дату. Поэтому не реже чем на последнее число каждого месяца валюта переоценивается и возникающая курсовая разница относится в дебет счета 50 «Касса» с кредита счета 91/1 «Прочие доходы», если курс соответствующих валют растет по отношению к рублю или если курс падает – в дебет счета 91/2 «Прочие расходы» с кредита счета 50 «Касса».

     На  субсчете 50/2 «Операционная касса» отражаются поступление денежных средств в  операционные кассы и их сдача в главную кассу или инкассаторам. Выдача денег из главной кассы  в операционные и возврат их фиксируется в книге учета принятых и выданных  кассиром денежных средств (типовая форма № КО-5) (приложение №8). При выдаче главным кассиром денежных средств в операционные кассы  субсчет 50/2 «Операционная касса» дебетуется с кредита субсчета 50/1 «Касса организации», при сдаче средств в главную кассу составляется обратная запись.

     Последовательность  обработки и производства записей  по учету денежных средств в кассе может быть представлена в виде рисунка 1. 
 

     Рисунок 1. Схема записей по учету денежных средств в кассе. 
 

     1.3 Учет денежных  документов

     Денежными документами в бухгалтерском  учете называют приобретенные предприятием и находящиеся в его кассе различные расчетные, транспортные, почтовые и прочие документы, имеющие нарицательную стоимость, которые могут быть проданы или по которым возможно получение определенных услуг. К ним относят почтовые марки, марки госпошлины, проездные транспортные документы, в том числе на общественный транспорт, путевки в дома отдыха и санатории, ваучеры гостиниц, талоны и чеки предприятий общественного питания и иные аналогичные им документы. Не относится к денежным документам хранящиеся в кассах предприятий ценные бумаги, учитываемые как финансовые вложения (акции, облигации), расчеты (векселя), материальные ценности (талоны на бензин³, коносаменты, варранты, складские свидетельства), бланки строгой отчетности, учитываемые за балансом на счете 006 «Бланки строгой отчетности». К последним относятся все бланки денежных документов у выпускающих их предприятий, например бланки авиабилетов в транспортных агентствах или бланки путевок у продающего их санатория.

     Денежные  документы принимаются к учету и отражаются в балансе по фактическим затратам на их приобретение, а не по номиналу (нарицательной стоимости), в отличие от других денежных средств.

     Денежные  документы принимаются и выдаются кассиром по приходным и расходным  кассовым ордерам и отражаются в книге учета денежных документов, которая может вестись на бланках и аналогична кассовой книге.

     Бухгалтерия ведет учет движения денежных документов на основании отчета кассира, в качестве которого служат обыкновенно вторые экземпляры страниц книги учета движения денежных документов.