Учет движения основных средств и анализ эффективности их использования

     Входную информацию составляют первичные документы, отражающие движение основных средств:

     •  товарная накладная (форма ТН-1);

     •  товарно-транспортная накладная (форма  ТТН-2);

     •  акт (накладная) приемки-передачи (внутреннего  перемещения) основных средств (форма № OC-l);

     •  акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (форма № ОС-2);

     •  акт на списание основных средств (форма  № ОС-3);

     •  акт на списание автотранспортных средств (форма № ОС-4);

     •  инвентарная   карточка   учета   основных   средств   (форма №ОС-6);

 

Рисунок 3.4. Структура информации АРМ по учету основных средств

     Примечание. Источник [51, с.120, рисунок 5.1]  
 

     Первичная информация представлена следующими данными: наименование объекта, дата, номер документа, код операции, синтетический счет (счет, субсчет, код аналитического учета), первоначальная стоимость объекта основных средств, инвентарный номер, код затрат, код амортизационных отчислений, вид оборудования, год выпуска, заводской номер, пробег транспортных средств, дата ввода в эксплуатацию, признак наличия драгоценных металлов, дата начала платы налога на недвижимость и др.

     Нормативно-справочную информацию образуют заполненные справочники из действующих положений по учету основных средств (классификаторы основных средств, справочник норм износа (амортизации), видов операций по движению основных средств, драгоценных металлов и драгоценных камней) и справочники, формируемые в соответствии со спецификой предприятия (материально ответственных лиц, подразделений и аналитических объектов затрат).

     Выходная (результатная) информация представлена различными регистрами синтетического и аналитического учета, расчетом налога на недвижимость, а также отчетными формами.

     Технология выполнения работ на АРМ учета основных средств включает два основных режима: организация базы основных средств в разрезе инвентарных номеров; ведение учета наличия и движения основных средств, расчеты по начислению износа, формирование всех учетных регистров, включая формы годового отчета.

     Первый  режим выполняется в полном объеме на момент (или в процессе) внедрения  АРМ на основании картотеки инвентарных объектов.

     Организация БД основных средств позволяет провести своеобразную инвентаризацию данных по основным средствам, рассчитать и проверить первоначальную стоимость по группам основных средств, суммы износа и ремонтов.

     Второй  режим обеспечивает ведение учета  основных средств по различным группировочным признакам (МОЛ, структурным подразделениям, объектам затрат и др.) и по счетам, а также получение необходимых данных за отчетные периоды и по запросу в различной группировке.

     Важным  преимуществом автоматизированного  ведения учета основных средств  является возможность автоматического проведения переоценки объектов основных средств. Бухгалтеру необходимо ввести только коэффициенты переоценки по группам основных средств. По каждому объекту будут пересчитаны первоначальная стоимость, сумма начисленного износа, затем сформируется ведомость переоценки и бухгалтерские проводки по ее результатам.

     Типичность  задач по составу и методам  их решений создает предпосылки  для использования АРМ по учету  основных средств на многих предприятиях. Наиболее трудоемким является этап создания базы данных основных средств (картотеки). Повседневная же работа бухгалтера по учету основных средств не требует больших затрат и проста в выполнении.

     АРМ по учету основных средств может  использоваться и для отражения операций по учету нематериальных активов.

     При автоматизации основных средств, программа позволит легко добавить основное средство к балансу предприятия, начислить износ, пробег, капитальный ремонт и т.д. Кроме того, можно с легкостью списать основное средство любым из предусмотренных законодательством или принятых в конкретной организации способом. О печати разнообразных отчетов, графиков, таблиц не стоит даже говорить, так как это подразумевается практически в любой программе по умолчанию.

     Рассмотрим  некоторые аспекты автоматизации  отделов ОАО «Бобруйский горпищеторг».

     Разрабатываемая автоматизированная система учета  основных средств приведена на рисунке 3.5. Поскольку сразу группа пользователей требует доступ к информационной базе, электронной почте, высококачественному принтеру, защите конфиденциальной информации, то рационально установить локальную  сеть с топологией типа «звезда»

     Структурно  автоматизированной системы бухгалтерии  должна включать в себя 5 персональных компьютеров, которые  с операционной системой Windows NT объединены в локальную сеть (с топологией «звезда») с возможностью обмена информацией 10/100 Mbit/c через сетевой концентратор.

     В данном случае все компьютеры с помощью  сегментов кабеля подключаются к центральному компоненту, именуемому концентратором (hub). Сигналы от передающего компьютера поступают через концентратор ко всем остальным.

     Пропускная  способность сети определяется вычислительной мощностью узла и гарантируется для каждой рабочей станции. Центральный узел управления — файловый сервер ПК3. В случае выхода из строя центрального узла нарушается работа всей сети.

    

Рисунок 3.5 Структура автоматизированной системы учета основных средств ОАО «Бобруйский горпищеторг» 

     Примечание. Источник: собственная разработка  
 
 
 
 

     ПК3 (файловый сервер) через модем имеет  выход в глобальную сеть Internet, благодаря которому отдел  имеет информационный доступ к сети Интернет. Сеть данного уровня представляет большие возможности для пользователей (доступ к электронной почте, размещение рекламы о своей деятельности, поиск новых партнеров, создание собственного сайта и т.д.).     

     .

    

     Рисунок 3.6 Проектируемая структура автоматизированной системы ОАО «Бобруйский горпищеторг» с топологией «иерархическая звезда». 

     Примечание. Источник: собственная разработка 
 

     Далее создадим информационную связь между  бухгалтерией, плановым и экономическим  отделом и отделом кадров организации. Для этого необходимо подключить концентратор бухгалтерии к какому-нибудь  другому концентратору. В этом случае топология сети станет носить название «иерархическая звезда» (рис. 3.6) Аналогичным образом к главному концентратору подключаются остальные отделы предприятия

     Таким образом, автоматизируемые отделы подключив  к концентратору, свяжем информационными связями с остальными отделами предприятия. В этом случае каждый пользователь со своего рабочего места получает доступ к общей для всех пользователей централизованной базе, в то же время может создавать на своем ПК локальную БД, которая содержит информацию, необходимую только на этом рабочем месте. 

     Для внедрения в жизнь данной автоматизируемой системы организации необходимо усилить базу технического обеспечения, поскольку на сегодняшний день самым мощным персональным компьютером, установленным на участке основных средств является ПК с процессором Intel Seleron  1200 MHz. В настоящее время существуют процессоры с тактовой частотой более 3000 MHz (Pentium IV). Необходимо также установить дополнительную оперативную память (до 512 МГб), которая сегодня на самом сильном ПК составляет 256 МГб. Также можно порекомендовать установить жидкокристаллические мониторы, которые приобретают все большую популярность, являясь безопасными для глаз и для всего организма в целом.

     Автоматизация задач анализа использования  основных средств на ОАО «Бобруйский  горпищеторг» имеет тоже свою технологию. Показатели применения основных средств в условиях непрерывного технического оснащения производства и фондовооруженности труда значительно влияют на конечные результаты финансовой деятельности организации. При этом на ОАО «Бобруйский горпищеторг» анализируется определенная система показателей: объем, структура и динамика основных фондов, их техническое состояние, эффективность использования, использование производственных мощностей, площадей, оборудования и др.

     При автоматизации задач целевого анализа  использования основных средств необходимо предусмотреть создание соответствующей информационной базы. В качестве источников исходной информации на предприятии используются рабочие массивы бухгалтерского учета, а также отдельные входные данные технико-экономического и оперативного управления производством.

     Для анализа основных средств необходимо установить специализированное программное  обеспечение.

     Самой приемлемой основной программой для  финансового анализа основных средств установим «Инфо-бухгалтер» версии 8.2.  Данная программа  позволяет получить пользователю полную и наглядную информацию о деятельности предприятия.

     Используя данную разработку, пользователь получает уникальную возможность объективно оценить деятельность предприятия. Программа рассчитывает 54 абсолютных и свыше 100 относительных коэффициентов, которые могут быть отражены в наглядном графическом виде и выведены на печать.

     В программе предусмотрено проведение анализа деятельности до девяти предприятий одновременно. Выбор анализируемой организации осуществляется путем задания значения переменной “Организация” в разделе программы “Установки/Определения”.

     Ввод  данных для анализа производится автоматически посредством заполнения стандартных бухгалтерских отчетных форм непосредственно из журнала хозяйственных операций. Ввод данных за различные периоды хозяйственной деятельности можно произвести, установив нужный отчетный период и подгружая соответствующие журналы хозяйственных операций. По желанию, данные можно ввести вручную. В программе предусмотрено два варианта детализации данных для анализа: помесячная и поквартальная. Возможен одновременный расчет.

     К каждому разделу документов прилагается  методика, в которой подробно описана  формула расчета каждого коэффициента, а также приведены справочные данные по границам значений коэффициетов, их интерпретация и рекомендации по восстановлению работоспособности предприятия.

     По  желанию все бланки можно отредактировать  и добавить собственные коэффициенты в соответствии со спецификой отрасли.

       Общая технология решения задач  анализа основных средств может быть представлена в виде схемы (рис. 3.7).

     Рисунок 3.7. Автоматизация анализа основных средств в ОАО «Бобруйский  горпищеторг» 

          Примечание. Источник: собственная разработка  

     Примерный состав задач и выходной информации:

     ZA 201 Анализ объема и динамики основных фондов;

     ZA 202 Анализ структуры фондов;

     ZA 210 Баланс движения основных фондов;

     ZA 211 Анализ технического состояния основных фондов;

     ZA 212 Анализ ввода в действие основных фондов;

     ZA 213 Анализ выполнения плана ремонта основных средств;

     ZA 214 Анализ возрастного состава оборудования;

     ZA 220 Динамика фондоотдачи;

     ZA 221 Расчет влияния факторов на фондоотдачу;

     ZA 222 Расчет факторов изменения фондоотдачи;

     ZA 223 Расчет влияния основных фондов на объем продукции;

     ZA 224 Сравнительный анализ фондоотдачи и производительности труда;

     ZA 230 Использование производственной мощности;