Исследование структуры и функционирования рекламного агентства на примере ООО РК «Любимый город»

 

На основании рисунка  можно сделать вывод, что кадровый состав РК «Любимый город» достаточно молодой, все сотрудники имеют высшее образование, опыт и стаж работы в рекламной компании у сотрудников от 3-х лет и выше.

Процедура работы с клиентом в компании происходит следующим  образом:

1. Клиент, имея потребность в рекламных услугах, узнает откуда-либо о существовании РК «Любимый город».
2. Потом происходит первичное знакомство клиента с компанией либо через сайт, либо во время встречи с клиентом и презентации ему портфолио. Тем самым клиент подготавливается к тому, что работа с «Любимый город» - это дорого, качественно, серьезно.
3. Следующим этапом является ряд консультаций с клиентом, которые нужны в связи с тем, что, с одной стороны, у клиента, видя подход, возникает желание работать со «Сверхновой», но с другой стороны, его настораживает самый дорогой ценник в городе на работы данного вида в городе (разработки). Таким образом, на этом этапе клиента как бы взращивают, показывают, к примеру, как работает бренд, что это, как это у него может работать. Также на этих консультациях клиент понимает отличие ООО РК «Любимый город» от других РА города. Так как другие агентства даже другие вопросы задают: они спрашивают: «Что надо сделать?», а в «Любимый город» спрашивают: «Какую задачу надо решить?».
4. Далее при положительном решении клиента проводится брифинг с клиентом. Стоит отметить, что на каждый вид работ предусмотрен свой бриф, а в особо сложных случаях проводится несколько брифингов.
5. После понимания проблемы специалистами агентства собирается информация по конкретно этой области проблем.
6. Следующим этапом является разработка принципиально разных вариантов решения проблемы
7. Далее в ходе дискуссий и совещаний специалистами выбирается 3 наиболее подходящих варианта, которые представляются клиенту.
8. После презентации происходит согласование и детальная проработка 1-го из вариантов решения.
9. Наконец происходит согласование конечного варианта работы
10. Последним этапом является подписание акта приемки-сдачи работ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Совершенствование структуры и функционирования ООО РК «Любимый город»
1. Создание оптимальной структуры и функционирования ООО РК «Любимый город»

 

Как мы знаем организационная структура – состав (перечень) отделов, служб и подразделений фирмы, системная их организация, характер соподчиненности друг другу и высшему органу управления фирмы, а также порядок распределения функциональных обязанностей на различных уровнях управленческой иерархии. Правильная организация, функционирование подразделений, верное планирование компании имеет важную роль и на бюджете агентства, т.к. напрямую влияет на нее.

На основе существующей организационной  структуры, разработали  наиболее оптимальный  вариант, который улучшит работу рекламной компании. Усовершенствованная  структура приведена на рис.6

 

 

 

 

 

Рисунок 6 – Усовершенствованная организационная структура РК «Любимый город»

 

Таким образом, мы объединили отдел рекламы в лифтах и отдел комплексного рекламного обслуживания, т.к. отдел комплексного рекламного обслуживания занимается разработкой рекламных кампаний и размещением рекламы в городских и областных медиа, т.е и в лифтах. Также объединили отдел печати и производственную базу, т.к «производство» предполагает изготовление конечной продукции, профессиональное сканирование, фотосъемка, верстка, подготовка макетов к печати и контроль качества печатной продукции, печать любых рекламных материалов, брошюр. А также создать новый отдел- компьютерный отдел, что предполагает размещение рекламы в Интернете, чем РК «Любимый город» до этого не  занималась.

Из организационной структуры  заметно что остался директор по развитию, т.к наличие еще одного зам.директора влечет за собой лишние финансовые утечки. Мы объединили функции  этих должностей в одну, т.к этими  обязанностями способен справиться один человек.

А также наймем на работу в рекламную компанию медиабайера  и копирайтера. На данный момент функции  этих должностей занимается дизайнер и менеджер по рекламе. Но они не профессионалы в этой области, поэтому  для повышения качества написания  рекламных текстов, размещения в  лучшем месте   в лучшее время  необходимо ввести эти должности  в работу рекламной компании.

Как известно, одна из основных функций рекламного агентства -  это удовлетворение потребностей клиента-рекламодателя. Это может достигаться только лишь путем эффективной организации  работы агентства или агента с  клиентом. Важной функцией организации  рекламного процесса является поиск  потенциального рекламодателя. К сожалению, на данном этапе развития рекламного агентства «Любимый город» картина складывается следующим образом: агент начинает работу практически с «завязанными» глазами, так как у него нет своей базы данных для разработки. Работа по поиску клиентов сводится к просматриванию конкурирующих СМИ и потенциальных на его взгляд рекламодателей.

В связи с этим необходимо, чтобы у каждого агента была постоянно  обновляющаяся база данных (см. табл. 5).

Таблица 5 – Пример базы данных одного из клиента агентства

 

Название фирмы	Адрес	Телефон	Вид деятельности	Контактные лица	Личные заметки
«ОренПродСнаб»	Шарлыкское шоссе 4	36-43-95	Оптовая и розничная  торговля продуктами питания	Ген. директор Грибанов Игорь Вадимович	Крупный, платежеспособный,но привередливый клиент

 

С появлением данной системы  учета клиентов достигается  следующее:

- систематизированный поиск клиентов-рекламодателей;

- постоянное обновление своей базы данных (появление новых фирм, закрытие старых, переезд на другой адрес и т.д.);

- устранение проблемы пересечения деятельности двух и более рекламных агентов с новым клиентом (посещение несколькими агентами одного потенциального клиента с целью сотрудничества, что неминуемо приводит к раздражению клиента и отталкивающему эффекту к рекламному агентству в целом);

- облегчение работы рекламного агента;

- создание оптимальной формы отчетности перед начальством.

Конкуренты являются важной составляющей маркетинговой микросреды фирмы, без учета и изучения которой  невозможна разработка приемлемой стратегии. Благодаря знанию о конкурентных преимуществ, мы можем перевести  их на себя. Поэтому провели исследование нескольких рекламных агентств по поводу информации о ценах буклет, разработки макета,  выезд дизайнера и  сделали вывод, что именно и где  нужно уменьшить цену, переняв  тем самым клиентов на свою сторону.

На данный момент у ООО  РК «Любимый город» такие конкуренты как, РА «Наутилус», РА «Союз», РА «Мегаформат», РА «Оренкарт», РА «Кубик-Рубик». В таблице 6 дана информация по дизайну рекламных агентств – конкурентов.

 

Таблица 6– Информация конкурентов по дизайну

Название РА	доработка макета	есть ли выезд дизайнера?	цена за буклет (одно и 2-х  сторонний)	Дизайн 3*6 (при размещении 3*6 дизайн в подарок? Или за отдельную  плату?)
Наутилус	бесплатно	имеется	одност.буклет(тираж 400-500) при  цветной полиграфии за единицу 15руб, Двуст.буклет(тираж1000шт)- 5,5руб. за единицу	бесплатно
Союз	Доработка платная. Цена зависит  от масштаба доработки	Не выезжает	Информация отсутствует	1000-1500
Мегаформат	бесплатно	имеется	Информация отсутствует	бесплатно
Оренкарт	250 руб.	Выезжает менеджер при  тиражировании от 1000шт.	одност.буклет- 6,50 руб двуст.буклет 7,50 руб	1000
Кубик-Рубик	бесплатно	Не выезжает	Одност.буклет- 500-900руб. Двуст.буклет- 1500руб	1000-1500
Любимый город	200-500 руб	350 за 1 час	850-1200 руб.	-

 

 Из данной таблицы  видно, что РА «Наутилус», «Мегаформат», «Кубик-Рубик» имеют преимущество  по поводу доработки макета, у  этих рекламных агентств эта  услуга предоставляется бесплатно.  Цена за буклет у «Любимого  города» самая дорогая, но зато  она предоставляет выезд дизайнера.  А при размещении щита 3*6 у «Наутилуса»  и «Мегаформата»- дизайн бесплатно.

     Поэтому предлагаем доработку макета сделать бесплатной, уменьшить цену за буклет- тем самым РК «Любимый город» станет самым конкурентоспособным на всем рекламном рынке г.Оренбурга благодаря недорогой и качественной расценке на все виды наружной рекламы.

Для повышения показателей  узнаваемости бренда, торговой марки  маркетологами проводится ряд мероприятий. Чтобы бренд был на слуху, необходимо инвестировать достаточно большие  средства в рекламу. Окупаемость  узнаваемости, особенно первого вида, очевидна.

В таблице 7 приведен план мероприятий по предоставляемым услугам «Любимого города».

Таблица 7 - план мероприятий по предоставляемым услугам «Любимого города».

Услуга	Задачи	Инструменты
Светодиодные экраны	поддержка интереса к экранам  со стороны населения	- провести акцию "Ночь  бесплатной трансляции". Само  слово "бесплатной" уже не  оставит без внимания. - придумать веселого позитивного  персонажа для любимого города. Пусть это будет анимационное  улыбающееся солнце. И использовать  эго на экранах города. Если  у людей он будет вызывать  улыбку, минимум уже что мы  получим, это запоминание персонажа,  а соответственно увеличит круг  знания о РА.
Реклама в лифтах	увеличение объема продаж	- самым эффективным способом, (но дорогим) это не  реклама  в лифте- конечно и они приносят  эффект- а реклама используемая  на всем лифте, на дверях  лифта.(по европейскому опыту)- рис. 6
Широкоформатная печать	увеличение объема продаж	- Использование фирменного  логотипа"ЛГ" в широкоформатной  печати, в которых буква"о"  изображена в виде светящегося  солнышка с использованием светового  решения  - подсветки, мигания,  светодиода.
Кронштейны	увеличение срока аренды кронштейнов	Реализовывать различные  акции. Например сделать арендную плату  по убывающей на 3 месяца. Пусть первые 2 месяца цена остается неизменяемой, как  указано в прайсе- 2500руб. за две  стороны, а третий месяц будет 1500руб
Вывески	увеличение объема продаж	Использовать световые вывески  на основе неона.

 

Рис.6 – Пример рекламы  в лифтах

 

Таким образом, совершенствование  структуры управления достигается  за счет совершенствования механических структур за счет внутренних упрощений  или изменений, которые осуществляются путем объединения, разделения, переподчинения, ликвидации звеньев, сокращения числа уровней управления.

 

2. Смета расходов по улучшению структуры

 

Смета расходов предполагает денежные и материальные расходы  на проведение каких-либо мероприятия  в зависимости от поставленных целей  и задач. В данной работе необходимо улучшить структуру и функционирование рекламного агентства. В предыдущем пункте мы указали какие мероприятия для этого нужно провести. Теперь рассчитаем смету расходов.

Мы наняли копирайтера  и медиабайера. Для их работы необходимо обеспечить материальную базу.

Оргтехника:

• компьютер - 2 шт.,
• факс-модем – 1 шт.,
• телефон – 2 шт.,  
• принтер – 1 шт.

Офисная мебель:

• компьютерный стол – 2 шт.,
• стол для работы с клиентами –1 шт.,
• стулья - 3 шт.,
• кресло – 2 шт.,
• шкаф для документов,
• шкаф для одежды.

 

 

 

 

Таблица 8 - Расчет бюджета затрат на создание и функционирование должностей копирайтера и медиабайера

Статьи затрат	Сумма, руб.
Разовые затраты при формировании отдела
Мебель	44 000
Вычислительная и офисная  техника	69 000
Средства связи	3 000
Всего	116 000
Годовые затраты операционной деятельности
Затраты на персонал (зарплата, страхование, командировки, обучение)	100 000
Канцтовары и офисная  бумага	2 500
Услуги связи, Интернет	24 000
Представительские расходы	10 000
Всего	193 700
Итого	309 700